影視協(xié)會(huì)檔案資料管理實(shí)施辦法第一章總則第一條為加強(qiáng)影視協(xié)會(huì)檔案資料管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管及利用流程，維護(hù)影視行業(yè)歷史真實(shí)記錄，服務(wù)協(xié)會(huì)決策與行業(yè)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，結(jié)合本協(xié)會(huì)實(shí)際，制定本辦法。第二條本辦法適用于協(xié)會(huì)總部及各分支機(jī)構(gòu)（含專業(yè)委員會(huì)、地方聯(lián)絡(luò)處等）在日常管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、項(xiàng)目實(shí)施等過程中形成的具有保存價(jià)值的各類檔案資料管理工作。第三條本辦法所稱檔案資料，指以文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等形式記錄的，反映協(xié)會(huì)職能履行、行業(yè)動(dòng)態(tài)、會(huì)員服務(wù)等活動(dòng)的原始記錄，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案及特殊載體檔案。第四條檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理、安全保密、便于利用”原則，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可用。第二章管理體制與職責(zé)第五條協(xié)會(huì)理事會(huì)（或常務(wù)理事會(huì)）負(fù)責(zé)檔案管理工作的總體指導(dǎo)，將檔案管理納入?yún)f(xié)會(huì)年度工作計(jì)劃及考核體系；秘書長(zhǎng)分管檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理重大問題；辦公室為檔案管理職能部門，具體承擔(dān)檔案收集、整理、保管、利用及監(jiān)督職責(zé)。第六條設(shè)立專職或兼職檔案管理員（以下簡(jiǎn)稱“檔案員”），負(fù)責(zé)檔案日常管理。檔案員需具備檔案管理專業(yè)知識(shí)或接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，熟悉影視行業(yè)特點(diǎn)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。第七條各部門（含分支機(jī)構(gòu)）應(yīng)指定1名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理及移交，配合檔案員完成歸檔工作。第八條檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組由秘書長(zhǎng)任組長(zhǎng)，辦公室主任、各部門負(fù)責(zé)人及檔案員組成，每年至少召開1次會(huì)議，研究檔案管理重大事項(xiàng)，審議檔案鑒定、銷毀等重要決策。第三章檔案分類與歸檔范圍第九條檔案分類采用“年度—問題—保管期限”三級(jí)分類法，結(jié)合影視行業(yè)特點(diǎn)，分為以下六類：（一）文書檔案：協(xié)會(huì)章程、理事會(huì)決議、會(huì)員代表大會(huì)文件、內(nèi)部管理制度、人事檔案（含會(huì)員信息、工作人員檔案）、財(cái)務(wù)檔案（含收支憑證、審計(jì)報(bào)告）、往來函件等；（二）業(yè)務(wù)檔案：影視節(jié)展、行業(yè)論壇、培訓(xùn)交流、調(diào)研課題、會(huì)員服務(wù)項(xiàng)目（如版權(quán)咨詢、權(quán)益維護(hù)）等活動(dòng)形成的方案、通知、簽到表、總結(jié)報(bào)告、合作協(xié)議、專家評(píng)審意見等；（三）聲像檔案：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片（含原圖）、視頻（含原始素材）、錄音（含訪談?dòng)涗洠?、宣傳海?bào)、短視頻等，需附文字說明（時(shí)間、地點(diǎn)、事由、主要人物）；（四）電子檔案：協(xié)會(huì)官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等平臺(tái)發(fā)布的圖文資料、工作郵件、數(shù)據(jù)庫（含會(huì)員信息庫、行業(yè)資源庫）、電子臺(tái)賬（如活動(dòng)報(bào)名數(shù)據(jù)）等；（五）特殊載體檔案：獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、捐贈(zèng)物品（如影視劇本手稿、行業(yè)老照片）、重要會(huì)議紀(jì)念品等；（六）其他具有保存價(jià)值的檔案資料。第十條歸檔范圍以“應(yīng)歸盡歸”為原則，具體包括：（一）反映協(xié)會(huì)職能活動(dòng)的重要文件材料；（二）與行業(yè)發(fā)展相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、政策解讀；（三）會(huì)員服務(wù)過程中形成的具有參考價(jià)值的記錄；（四）上級(jí)單位或相關(guān)部門制發(fā)的與協(xié)會(huì)工作直接相關(guān)的文件；（五）其他需永久或定期保存的資料。第十一條保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）永久保存：協(xié)會(huì)成立文件、章程修訂記錄、重大活動(dòng)成果（如國(guó)家級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)材料）、重要會(huì)議決議、人事檔案（含會(huì)員入會(huì)審批表）、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等；（二）30年保存：一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)總結(jié)、培訓(xùn)方案、合作協(xié)議（有效期內(nèi)）、會(huì)員年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等；（三）10年保存：臨時(shí)性通知、一般性工作簡(jiǎn)報(bào)、日常往來函件（無重大影響）等。第四章歸檔要求與流程第十二條歸檔時(shí)間：（一）文書檔案：次年6月30日前完成上年度歸檔；（二）業(yè)務(wù)檔案：?jiǎn)蝹€(gè)項(xiàng)目或活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔；跨年度項(xiàng)目按階段歸檔，整體結(jié)束后補(bǔ)充完善；（三）聲像檔案：拍攝或制作完成后1個(gè)月內(nèi)歸檔；（四）電子檔案：實(shí)時(shí)或按季度歸檔；（五）特殊載體檔案：取得或接收后15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。第十三條歸檔質(zhì)量要求：（一）文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，簽署（簽字、蓋章）完備，禁止使用易褪色墨水書寫；（二）聲像檔案需提供原始介質(zhì)（如相機(jī)存儲(chǔ)卡、攝像機(jī)磁帶）及高清拷貝，照片分辨率不低于300dpi，視頻格式為MP4或MOV；（三）電子檔案需存儲(chǔ)為通用格式（如PDF、DOCX），重要數(shù)據(jù)需同時(shí)保存原格式（如Excel源文件），并標(biāo)注元數(shù)據(jù)（生成時(shí)間、責(zé)任人、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)）；（四）特殊載體檔案需附文字說明（來源、時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介），易損物品需采取防護(hù)措施（如防酸紙包裹、專用盒存放）。第十四條歸檔流程：（一）部門聯(lián)絡(luò)員按分類整理文件材料，填寫《檔案移交清單》（含名稱、數(shù)量、保管期限、密級(jí)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字；（二）檔案員核對(duì)移交材料完整性、規(guī)范性，對(duì)不符合要求的退回補(bǔ)充；（三）雙方簽字確認(rèn)后，檔案員將材料錄入檔案管理系統(tǒng)，完成歸檔。第五章檔案整理與保管第十五條檔案整理遵循“保持文件材料有機(jī)聯(lián)系、便于保管利用”原則，具體步驟：（一）分類：按第九條規(guī)定劃分檔案類別；（二）組卷：同一問題、同一活動(dòng)形成的文件集中組卷，卷內(nèi)文件按重要程度或時(shí)間順序排列；（三）編號(hào)：采用“全宗號(hào)—類別號(hào)—年度—保管期限—卷號(hào)”結(jié)構(gòu)編制檔號(hào)（如：YSXH-WS-2024-YJ-01，即影視協(xié)會(huì)文書檔案2024年永久卷第01卷）；（四）編目：編制卷內(nèi)目錄（序號(hào)、文件標(biāo)題、日期、頁號(hào)）及檔案總目錄，電子檔案同步生成機(jī)讀目錄。第十六條檔案保管要求：（一）物理檔案：存放于專用檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施，溫濕度控制在溫度14-24℃、相對(duì)濕度45-60%；（二）電子檔案：采用“雙套制”管理，一套存儲(chǔ)于協(xié)會(huì)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器，一套離線備份（如移動(dòng)硬盤、光盤），每2年檢測(cè)并更新存儲(chǔ)介質(zhì)；（三）密級(jí)檔案：按《國(guó)家秘密載體管理規(guī)定》單獨(dú)存放，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限；（四）定期檢查：檔案員每月檢查庫房環(huán)境，每半年清點(diǎn)檔案數(shù)量，每年全面核查檔案完整性，形成《檔案保管檢查記錄》。第六章檔案利用與開發(fā)第十七條檔案利用實(shí)行“分級(jí)審批、登記管理”制度：（一）協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱：填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱密級(jí)檔案需秘書長(zhǎng)審批；（二）會(huì)員單位查閱：持單位介紹信及經(jīng)辦人身份證，填寫申請(qǐng)表，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；（三）外部單位（含研究機(jī)構(gòu)、媒體）查閱：需提供公函說明用途，經(jīng)秘書長(zhǎng)審批；涉及行業(yè)敏感信息的，需報(bào)理事會(huì)審議。第十八條利用限制：（一）禁止涂改、折疊、抽取、損毀檔案；（二）復(fù)制檔案需經(jīng)檔案員審核，密級(jí)檔案僅限查閱，不得復(fù)制；（三）電子檔案查閱需在指定終端操作，禁止拷貝至外部設(shè)備；（四）利用完畢后，檔案員需檢查檔案完整性并登記歸還時(shí)間。第十九條檔案開發(fā)與服務(wù)：（一）編制《檔案利用指南》，公布開放檔案目錄及查閱流程；（二）定期整理行業(yè)大事記、會(huì)員風(fēng)采錄等編研成果，通過協(xié)會(huì)官網(wǎng)、會(huì)刊發(fā)布；（三）為行業(yè)研究、政策制定、會(huì)員維權(quán)等提供檔案支持，形成《檔案服務(wù)案例匯編》；（四）重要檔案數(shù)字化后，經(jīng)審批可納入“影視行業(yè)數(shù)字資源共享平臺(tái)”，擴(kuò)大服務(wù)覆蓋面。第七章檔案鑒定與銷毀第二十條檔案鑒定工作由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，每5年開展1次，重點(diǎn)審核保管期限是否準(zhǔn)確、是否失去保存價(jià)值。第二十一條鑒定程序：（一）檔案員初篩，提出擬銷毀或延長(zhǎng)保管期限的檔案清單；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議，逐項(xiàng)審議，形成《檔案鑒定意見書》；（三）擬銷毀檔案需登記造冊(cè)（含檔號(hào)、標(biāo)題、數(shù)量、鑒定意見），經(jīng)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。第二十二條檔案銷毀要求：（一）物理檔案采用粉碎或焚燒方式銷毀，確保無法復(fù)原；（二）電子檔案需徹底刪除存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行格式化處理；（三）銷毀過程由2名以上工作人員監(jiān)銷，填寫《檔案銷毀記錄》，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)；（四）銷毀清冊(cè)永久保存。第八章監(jiān)督與責(zé)任第二十三條協(xié)會(huì)將檔案管理納入部門年度考核，考核內(nèi)容包括歸檔及時(shí)性、檔案完整性、利用服務(wù)效果等。第二十四條