機(jī)關(guān)單位檔案管理制度與操作規(guī)程一、檔案管理的重要性與基本原則機(jī)關(guān)單位檔案是工作開展的歷史記錄、決策依據(jù)和法治憑證，承載著政策執(zhí)行、業(yè)務(wù)推進(jìn)、民生服務(wù)的關(guān)鍵信息。做好檔案管理工作，既要遵循真實(shí)性、完整性、安全性、可用性原則，確保檔案如實(shí)反映工作全貌；又要立足服務(wù)大局，通過(guò)規(guī)范管理實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效開發(fā)利用，為機(jī)關(guān)履職、歷史研究、公眾查詢提供可靠支撐。二、檔案管理制度核心內(nèi)容（一）歸檔范圍的精準(zhǔn)界定機(jī)關(guān)檔案歸檔需覆蓋全部工作領(lǐng)域，具體分為四類：1.文書檔案：包含黨組（黨委）會(huì)議、行政辦公會(huì)記錄，各類收發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、工作計(jì)劃總結(jié)、規(guī)章制度、表彰處罰材料等，需體現(xiàn)決策過(guò)程、工作部署與執(zhí)行結(jié)果。2.科技檔案：涉及基建項(xiàng)目（如辦公樓建設(shè)、維修工程）、設(shè)備管理（如大型辦公設(shè)備采購(gòu)、運(yùn)維檔案）、信息化項(xiàng)目（如系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)改造）的設(shè)計(jì)圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)手冊(cè)等。3.人事檔案：干部職工的任免文件、考核材料、學(xué)歷職稱證明、工資變動(dòng)表、獎(jiǎng)懲記錄等，需嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》要求。4.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對(duì)賬單等，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》確定歸檔范圍，確保財(cái)務(wù)活動(dòng)可追溯。（二）保管期限的科學(xué)劃分依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合單位實(shí)際細(xì)化期限：永久保管：涉及黨和國(guó)家重大利益、需長(zhǎng)期查考的檔案，如機(jī)構(gòu)沿革、年度工作總結(jié)與計(jì)劃、干部任免文件、審計(jì)結(jié)論等。30年保管：重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程性材料，如項(xiàng)目審批文件、大額資金使用憑證、重要會(huì)議紀(jì)要等。10年保管：日常事務(wù)性文件、一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臨時(shí)性工作材料等，需滿足短期查考需求。（三）管理職責(zé)的明確分工1.檔案管理部門：通常為辦公室（綜合科），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案工作，制定制度、監(jiān)督執(zhí)行、組織培訓(xùn)，協(xié)調(diào)跨部門檔案事務(wù)，對(duì)接上級(jí)檔案主管部門。2.業(yè)務(wù)科室：承擔(dān)本科室檔案的收集、初步整理責(zé)任，指定專人（兼職檔案員）對(duì)接檔案部門，確保材料及時(shí)、完整移交。3.檔案工作人員：需具備專業(yè)素養(yǎng)，熟悉《檔案法》及行業(yè)規(guī)范，負(fù)責(zé)檔案的整理、保管、利用及數(shù)字化工作，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。三、檔案管理操作規(guī)程（一）歸檔流程：從收集到移交的閉環(huán)管理1.收集環(huán)節(jié)定期收集：業(yè)務(wù)科室每月末、每季度末整理本科室文件，按“誰(shuí)辦理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，由經(jīng)辦人將辦理完畢的文件（含電子文件）移交兼職檔案員。專項(xiàng)收集：針對(duì)重大活動(dòng)（如專項(xiàng)檢查、慶典儀式）、突發(fā)事件（如疫情防控、應(yīng)急處置），由牽頭科室成立專項(xiàng)小組，同步收集文字、照片、音視頻等材料，活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.整理環(huán)節(jié)分類：采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”分類法，先按年度區(qū)分，再按科室（或業(yè)務(wù)類型）歸類，最后按期限劃分。組卷：將同類文件按時(shí)間或重要程度排序，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫卷內(nèi)備考表，裝訂成卷（或使用檔案盒收納）。編號(hào)與編目：為每卷（盒）檔案分配唯一檔號(hào)，包含年度、科室代碼、期限代碼、卷號(hào)；編制案卷目錄，注明題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)等信息。3.移交環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)科室整理完畢的檔案，需填寫《檔案移交清單》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，與檔案部門辦理移交手續(xù)，雙方核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)，清單一式兩份留存。（二）保管要求：安全與有序的雙重保障1.庫(kù)房管理檔案庫(kù)房需獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離水源、火源，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%）、防盜門窗、消防器材、防蟲藥品（如樟腦丸），定期檢查設(shè)備運(yùn)行與檔案狀況。2.存放秩序檔案按檔號(hào)順序排列，采用豎放方式（避免擠壓變形），不同期限、類型的檔案分區(qū)存放，懸掛標(biāo)識(shí)牌便于查找。電子檔案需存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云平臺(tái)，定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性。3.安全防護(hù)建立檔案出入庫(kù)登記制度，非檔案人員進(jìn)入庫(kù)房需經(jīng)審批；定期開展檔案清點(diǎn)，每年抽查10%的案卷，每5年全面清查，確保賬實(shí)相符；遇自然災(zāi)害或突發(fā)事件，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，優(yōu)先轉(zhuǎn)移重要檔案。（三）利用服務(wù)：規(guī)范與高效的平衡1.內(nèi)部利用機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批后，到檔案部門辦理借閱，原則上不外借，確需帶出需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過(guò)15天，歸還時(shí)檢查檔案完整性。2.外部利用公民、法人申請(qǐng)利用已公開的檔案，需持有效證件，填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，檔案部門核對(duì)身份后提供查閱服務(wù)；涉及涉密或未公開檔案，需按《政府信息公開條例》及保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自提供。3.數(shù)字化利用對(duì)高頻利用的檔案（如政策文件、人事材料），優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，建立電子檢索目錄，通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)或政務(wù)平臺(tái)提供在線查閱，提高利用效率。（四）鑒定與銷毀：動(dòng)態(tài)優(yōu)化檔案資源1.鑒定機(jī)制成立由檔案部門、業(yè)務(wù)科室、法律顧問(wèn)組成的鑒定小組，每5年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，重點(diǎn)審查內(nèi)容價(jià)值、保管狀況，形成《檔案鑒定意見書》，提出保留或銷毀建議。2.銷毀程序需銷毀的檔案，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子審議批準(zhǔn)后，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，指定2名以上監(jiān)銷人（含紀(jì)檢人員），在指定場(chǎng)所（如保密銷毀中心）監(jiān)督銷毀，銷毀后監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，清冊(cè)永久保存。四、保障措施：推動(dòng)制度落地的支撐體系（一）人員能力建設(shè)定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋《檔案法》解讀、數(shù)字化管理、立卷技巧等，邀請(qǐng)檔案專家或上級(jí)部門業(yè)務(wù)骨干授課，每年培訓(xùn)不少于16學(xué)時(shí)。開展法治教育，強(qiáng)化檔案人員的保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，將檔案管理納入干部職工年度考核，對(duì)表現(xiàn)突出的科室和個(gè)人予以表彰。（二）制度執(zhí)行監(jiān)督建立檔案管理考核機(jī)制，將歸檔及時(shí)率、完整率、利用滿意度等指標(biāo)納入科室績(jī)效考核，每季度通報(bào)進(jìn)展，年度開展全面考核。實(shí)行定期檢查與不定期抽查結(jié)合，檔案部門每月抽查科室歸檔情況，每年開展一次檔案工作專項(xiàng)檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的追究責(zé)任。（三）信息化賦能升級(jí)引入專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用的全流程數(shù)字化，支持電子文件在線歸檔、全文檢索、權(quán)限管理。推進(jìn)檔案數(shù)字化加工，優(yōu)先對(duì)永久、30年保管的檔案及高頻利用檔案進(jìn)行掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，與紙質(zhì)檔案同步更新、雙向檢索。做好數(shù)據(jù)備份，采用“本地+異地”“硬盤+云端”雙備份方式，