汽車(chē)租賃公司租賃合同監(jiān)督辦法第一章總則第一條為規(guī)范汽車(chē)租賃公司租賃合同管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司與客戶合法權(quán)益，提升服務(wù)質(zhì)量與行業(yè)信譽(yù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)道路交通安全法》《汽車(chē)租賃業(yè)管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司所有類(lèi)型汽車(chē)租賃合同（含電子合同與紙質(zhì)合同）的簽訂、履行、變更、終止等全生命周期監(jiān)督管理活動(dòng)，涵蓋個(gè)人租賃、企業(yè)租賃、長(zhǎng)租、短租等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。第三條租賃合同監(jiān)督遵循以下原則：（一）依法合規(guī)原則。以法律法規(guī)為基準(zhǔn)，確保監(jiān)督行為與合同內(nèi)容符合國(guó)家及地方相關(guān)規(guī)定；（二）全程覆蓋原則。對(duì)合同從締約磋商至終止結(jié)算的全流程實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督，不留管理盲區(qū)；（三）問(wèn)題導(dǎo)向原則。聚焦高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與客戶關(guān)切，針對(duì)性強(qiáng)化監(jiān)督措施；（四）協(xié)同聯(lián)動(dòng)原則。行政、法務(wù)、運(yùn)營(yíng)、客服等多部門(mén)協(xié)同配合，形成監(jiān)督合力。第二章監(jiān)督主體與職責(zé)第四條公司設(shè)立租賃合同監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“監(jiān)督小組”），由行政總監(jiān)任組長(zhǎng)，成員包括法務(wù)部負(fù)責(zé)人、運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人、客服部負(fù)責(zé)人及行政部監(jiān)督專(zhuān)員。監(jiān)督小組統(tǒng)籌全公司租賃合同監(jiān)督工作，主要職責(zé)為：（一）制定年度監(jiān)督計(jì)劃，明確重點(diǎn)監(jiān)督領(lǐng)域與頻次；（二）審議重大合同爭(zhēng)議處理方案；（三）對(duì)監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)性問(wèn)題提出整改意見(jiàn)并跟蹤落實(shí)；（四）定期向公司管理層匯報(bào)監(jiān)督工作成效。第五條各部門(mén)在監(jiān)督工作中的具體職責(zé)：（一）行政部：作為監(jiān)督工作牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行、監(jiān)督記錄歸檔、跨部門(mén)協(xié)調(diào)；設(shè)立專(zhuān)職監(jiān)督專(zhuān)員，每日抽查合同檔案，每月形成監(jiān)督報(bào)告；（二）法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同條款合法性審查，對(duì)爭(zhēng)議合同提供法律支持，定期開(kāi)展合同法律風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)；（三）運(yùn)營(yíng)部：監(jiān)督車(chē)輛交付與回收環(huán)節(jié)的合規(guī)性，核查車(chē)輛狀態(tài)記錄、里程數(shù)據(jù)、保險(xiǎn)信息等履約證據(jù)；（四）客服部：收集客戶對(duì)合同履行的反饋意見(jiàn)，建立投訴臺(tái)賬，及時(shí)轉(zhuǎn)交監(jiān)督小組處理；（五）財(cái)務(wù)部：監(jiān)督租金支付、押金退還等財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)范性，核查費(fèi)用計(jì)算依據(jù)與支付憑證。第三章監(jiān)督內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)合同簽訂環(huán)節(jié)監(jiān)督第六條客戶資質(zhì)審查監(jiān)督。重點(diǎn)核查以下內(nèi)容：（一）個(gè)人客戶：身份證、駕駛證是否在有效期內(nèi)，駕駛證準(zhǔn)駕車(chē)型是否與租賃車(chē)輛匹配；（二）企業(yè)客戶：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)委托書(shū)是否齊全，經(jīng)辦人員身份信息與授權(quán)范圍是否一致；（三）信用記錄：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)或第三方平臺(tái)核查客戶是否存在逾期未還、交通違法未處理等不良記錄。第七條合同條款合法性監(jiān)督。法務(wù)部需對(duì)以下核心條款進(jìn)行逐條審查：（一）租賃標(biāo)的：車(chē)輛品牌、型號(hào)、車(chē)牌號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)等信息是否與實(shí)際車(chē)輛一致；（二）租賃期限：起止日期是否明確，超期續(xù)租條款是否約定清晰；（三）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：租金、押金、超里程費(fèi)、超時(shí)費(fèi)、違約賠償金等計(jì)算方式是否公開(kāi)透明，無(wú)“霸王條款”；（四）責(zé)任劃分：車(chē)輛損毀滅失風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)、交通違法責(zé)任歸屬、保險(xiǎn)理賠流程是否符合法律規(guī)定；（五）附加服務(wù)：代駕、送車(chē)上門(mén)等增值服務(wù)的內(nèi)容、費(fèi)用及違約責(zé)任是否明確；（六）爭(zhēng)議解決：是否約定合理的協(xié)商、調(diào)解、訴訟或仲裁途徑，排除顯失公平的管轄條款。第八條合同簽署流程監(jiān)督。確保：（一）合同文本為公司備案的標(biāo)準(zhǔn)版本，特殊條款需經(jīng)法務(wù)部審核并簽署補(bǔ)充協(xié)議；（二）雙方當(dāng)事人或授權(quán)代表當(dāng)面簽署，電子合同需通過(guò)實(shí)名認(rèn)證與數(shù)字簽名技術(shù)確保簽署人身份真實(shí)；（三）合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)錄入公司合同管理系統(tǒng)，同步完成紙質(zhì)檔案歸檔。第二節(jié)合同履行環(huán)節(jié)監(jiān)督第九條車(chē)輛交付監(jiān)督。運(yùn)營(yíng)部需在交付時(shí)完成以下核查：（一）車(chē)輛狀態(tài)：外觀（劃痕、凹陷）、內(nèi)飾（破損、污漬）、油量（標(biāo)注起始油量）、里程（記錄起始里程）、功能（燈光、空調(diào)、導(dǎo)航等）是否與《車(chē)輛交接單》一致；（二）證件資料：車(chē)輛行駛證、保險(xiǎn)單（含交強(qiáng)險(xiǎn)、車(chē)損險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)）、年檢標(biāo)識(shí)是否齊全有效；（三）客戶確認(rèn)：引導(dǎo)客戶現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)車(chē)輛，簽署《車(chē)輛交接單》并拍照留存，視頻記錄留存期不少于1年。第十條租金支付監(jiān)督。財(cái)務(wù)部需監(jiān)控：（一）支付時(shí)效性：客戶是否按合同約定時(shí)間支付租金，逾期3日以上需發(fā)送書(shū)面催繳通知；（二）支付方式：是否通過(guò)公司官方渠道（銀行賬戶、官方APP）支付，嚴(yán)禁員工私下收取現(xiàn)金；（三）費(fèi)用明細(xì)：超里程、超時(shí)等額外費(fèi)用需附系統(tǒng)記錄或客戶簽字確認(rèn)單，確保計(jì)費(fèi)依據(jù)可追溯。第十一條車(chē)輛使用監(jiān)督。運(yùn)營(yíng)部通過(guò)GPS定位系統(tǒng)及客戶反饋實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控：（一）行駛范圍：是否超出合同約定的區(qū)域（如跨省需提前報(bào)備）；（二）使用性質(zhì)：是否用于非法營(yíng)運(yùn)、抵押、轉(zhuǎn)租等禁止行為；（三）安全狀態(tài)：是否存在連續(xù)駕駛超4小時(shí)、夜間禁行時(shí)段行駛等危險(xiǎn)駕駛行為，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)聯(lián)系客戶核實(shí)。第十二條維護(hù)保養(yǎng)監(jiān)督。區(qū)分客戶責(zé)任與公司責(zé)任：（一）客戶責(zé)任：合同約定由客戶負(fù)責(zé)日常保養(yǎng)的，需核查保養(yǎng)記錄（含時(shí)間、項(xiàng)目、維修廠資質(zhì)）是否符合車(chē)輛使用說(shuō)明書(shū)要求；（二）公司責(zé)任：合同約定由公司提供保養(yǎng)服務(wù)的，需監(jiān)督服務(wù)商資質(zhì)、保養(yǎng)項(xiàng)目完整性及費(fèi)用合理性，確保不影響客戶正常使用。第三節(jié)合同變更與終止環(huán)節(jié)監(jiān)督第十三條合同變更監(jiān)督。變更事項(xiàng)（如延長(zhǎng)租期、更換車(chē)輛、調(diào)整費(fèi)用）需滿足：（一）雙方協(xié)商一致并簽署書(shū)面變更協(xié)議，電子變更需通過(guò)系統(tǒng)留痕；（二）變更內(nèi)容不違反法律強(qiáng)制性規(guī)定，不損害任何一方合法權(quán)益；（三）變更協(xié)議簽署后24小時(shí)內(nèi)同步更新合同管理系統(tǒng)信息。第十四條合同終止監(jiān)督。重點(diǎn)核查：（一）車(chē)輛回收：運(yùn)營(yíng)部按交付標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收車(chē)輛，記錄損耗情況（如劃痕、內(nèi)飾破損），與《車(chē)輛交接單》對(duì)比確認(rèn)；（二）費(fèi)用結(jié)算：財(cái)務(wù)部核對(duì)租金、押金、違約金等費(fèi)用，出具《結(jié)算清單》，客戶簽字確認(rèn)后5個(gè)工作日內(nèi)完成押金退還；（三）違章處理：通過(guò)交通管理平臺(tái)核查租賃期間交通違法記錄，客戶需在終止后10日內(nèi)處理完畢，未處理的從押金中扣除代處理費(fèi)用（需提前在合同中約定）；（四）檔案歸檔：終止后7個(gè)工作日內(nèi)完成合同、交接單、結(jié)算單等資料歸檔，電子檔案永久保存，紙質(zhì)檔案保存期不少于5年。第四章監(jiān)督方式與流程第十五條監(jiān)督方式分為日常監(jiān)督與專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督：（一）日常監(jiān)督：各部門(mén)按職責(zé)開(kāi)展常規(guī)檢查，行政部每日抽查5%的新簽合同，運(yùn)營(yíng)部每周核查20%在租車(chē)輛狀態(tài)，財(cái)務(wù)部每月核對(duì)全部租金流水；（二）專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督：針對(duì)以下情形開(kāi)展重點(diǎn)檢查：1.新業(yè)務(wù)模式上線（如新能源汽車(chē)租賃）；2.客戶投訴集中的業(yè)務(wù)類(lèi)型（如節(jié)假日短租）；3.監(jiān)管政策調(diào)整（如保險(xiǎn)條款更新）；4.內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)異常線索。第十六條監(jiān)督流程：（一）計(jì)劃制定：監(jiān)督小組于每年1月初制定年度監(jiān)督計(jì)劃，明確專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督主題、時(shí)間節(jié)點(diǎn)與責(zé)任部門(mén)；（二）現(xiàn)場(chǎng)核查：監(jiān)督人員通過(guò)調(diào)閱檔案、系統(tǒng)查詢、實(shí)地走訪（如到停車(chē)場(chǎng)檢查車(chē)輛）、客戶回訪等方式收集證據(jù)；（三）問(wèn)題記錄：發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需填寫(xiě)《監(jiān)督問(wèn)題記錄表》，注明問(wèn)題描述、涉及合同編號(hào)、責(zé)任部門(mén)，經(jīng)被監(jiān)督部門(mén)確認(rèn)后存檔；（四）整改反饋：責(zé)任部門(mén)需在5個(gè)工作日內(nèi)提交整改方案，明確整改措施、完成時(shí)限與責(zé)任人；監(jiān)督小組在整改完成后3個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核；（五）結(jié)果通報(bào)：每季度召開(kāi)監(jiān)督工作會(huì)議，通報(bào)監(jiān)督結(jié)果，優(yōu)秀案例推廣，問(wèn)題案例警示。第五章監(jiān)督結(jié)果運(yùn)用與責(zé)任追究第十七條監(jiān)督結(jié)果與部門(mén)績(jī)效考核掛鉤：（一）連續(xù)2個(gè)季度無(wú)重大監(jiān)督問(wèn)題的部門(mén)，給予團(tuán)隊(duì)績(jī)效加分；（二）因監(jiān)督失職導(dǎo)致公司損失（如合同條款漏洞引發(fā)訴訟）的部門(mén)，扣減責(zé)任部門(mén)及責(zé)任人當(dāng)季績(jī)效，情節(jié)嚴(yán)重的取消年度評(píng)優(yōu)資格。第十八條對(duì)客戶違約行為的處理：（一）一般違約（如逾期支付租金1-3日）：發(fā)送提醒通知，不扣除押金；（二）較重違約（如車(chē)輛輕微損傷未報(bào)備、超范圍行駛）：按合同約定扣除部分押金，記錄客戶信用檔案；（三）嚴(yán)重違約（如轉(zhuǎn)租、抵押車(chē)輛，故意損壞車(chē)輛）：立即解除合同，要求賠償損失，納入公司“黑名單”，涉嫌違法的移送司法機(jī)關(guān)處理。第十九條對(duì)內(nèi)部員工違規(guī)行為的處理：（一）未按規(guī)定審查客戶資質(zhì)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)車(chē)輛出租的，給予警告處分；造成損失的，承擔(dān)部分賠償責(zé)任；