某市生態(tài)環(huán)保局環(huán)保執(zhí)法文書管理制度第一章總則第一條為規(guī)范某市生態(tài)環(huán)保局（以下簡(jiǎn)稱“本局”）環(huán)保執(zhí)法文書管理，保障生態(tài)環(huán)境行政執(zhí)法合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性和可追溯性，提升執(zhí)法效能和服務(wù)群眾水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》《生態(tài)環(huán)境保護(hù)綜合行政執(zhí)法條例》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱環(huán)保執(zhí)法文書，是指本局在生態(tài)環(huán)境行政執(zhí)法過程中依法制作或獲取的，具有法律效力或法律意義的各類書面（含電子）文件，包括但不限于：（一）檢查類文書：現(xiàn)場(chǎng)檢查（勘察）筆錄、調(diào)查詢問筆錄、監(jiān)測(cè)（檢測(cè)）報(bào)告等；（二）決定類文書：行政處罰決定書、行政命令決定書、查封（扣押）決定書等；（三）通知類文書：責(zé)令改正違法行為通知書、聽證通知書、限期提供材料通知書等；（四）其他類文書：送達(dá)回證、執(zhí)行筆錄、結(jié)案報(bào)告等。第三條本制度適用于本局各執(zhí)法科室（大隊(duì)）、派出機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“執(zhí)法機(jī)構(gòu)”）在行政執(zhí)法全流程中涉及的文書制作、使用、歸檔、保管及監(jiān)督等管理活動(dòng)。第四條環(huán)保執(zhí)法文書管理遵循以下原則：（一）依法規(guī)范原則。嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)規(guī)定的程序、格式和內(nèi)容要求制作、使用文書，確保文書法律效力；（二）全程留痕原則。執(zhí)法文書需完整記錄執(zhí)法過程關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)執(zhí)法行為可追溯；（三）安全保密原則。嚴(yán)格落實(shí)文書保密要求，防止國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私泄露；（四）便民高效原則。優(yōu)化文書流轉(zhuǎn)流程，提升執(zhí)法效率，同時(shí)保障行政相對(duì)人合法權(quán)益。第二章管理職責(zé)第五條本局成立環(huán)保執(zhí)法文書管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由局主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管執(zhí)法、法制、辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括執(zhí)法支隊(duì)、政策法規(guī)科（以下簡(jiǎn)稱“法制科”）、辦公室、檔案室等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文書管理制度落實(shí)，研究解決重大問題。第六條各部門具體職責(zé)劃分如下：（一）執(zhí)法支隊(duì)及各派出機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)執(zhí)法文書的起草、現(xiàn)場(chǎng)使用、送達(dá)及執(zhí)行跟蹤；確保文書內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、程序合規(guī)；配合完成文書歸檔工作。（二）法制科：負(fù)責(zé)對(duì)擬作出的行政處罰、行政強(qiáng)制等重大執(zhí)法文書進(jìn)行合法性審核，重點(diǎn)審核事實(shí)認(rèn)定、證據(jù)采信、法律適用、程序合規(guī)性；指導(dǎo)執(zhí)法機(jī)構(gòu)規(guī)范文書制作。（三）辦公室：負(fù)責(zé)全局執(zhí)法文書格式統(tǒng)一管理，制定文書模板；監(jiān)督文書流轉(zhuǎn)流程；協(xié)調(diào)解決跨部門文書管理問題。（四）檔案室：負(fù)責(zé)執(zhí)法文書的歸檔接收、保管及利用服務(wù)；指導(dǎo)執(zhí)法機(jī)構(gòu)按規(guī)范整理、移交文書；定期檢查庫存文書保管狀態(tài)。第七條各執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)指定1名專職或兼職文書管理員，負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)執(zhí)法文書的登記、暫存、移交及日常管理，確保文書不丟失、不損毀。第三章文書制作規(guī)范第八條執(zhí)法文書制作應(yīng)符合以下基本要求：（一）格式統(tǒng)一。嚴(yán)格使用本局制定的文書模板，模板未覆蓋的特殊文書需報(bào)辦公室審核備案后使用，確保文書名稱、編號(hào)、結(jié)構(gòu)、字體、頁碼等要素符合《生態(tài)環(huán)境行政處罰文書格式指南》及本局相關(guān)規(guī)定。（二）內(nèi)容完整。文書應(yīng)包含執(zhí)法主體、行政相對(duì)人信息、執(zhí)法事實(shí)與證據(jù)、法律依據(jù)、處理決定、救濟(jì)途徑等必備要素；現(xiàn)場(chǎng)檢查（勘察）筆錄、調(diào)查詢問筆錄等需由執(zhí)法人員、被檢查（詢問）人簽字確認(rèn)，無簽字的應(yīng)注明原因并由2名以上執(zhí)法人員簽字證明。（三）用語嚴(yán)謹(jǐn)。文書語言應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，避免歧義；涉及專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)的，需引用標(biāo)準(zhǔn)表述；數(shù)值計(jì)算需核對(duì)原始記錄，確保與監(jiān)測(cè)報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)記錄等一致。第九條執(zhí)法文書實(shí)行分級(jí)審批制度：（一）一般程序文書（如責(zé)令改正通知書、限期提供材料通知書）：由執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，分管執(zhí)法的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）重大執(zhí)法文書（如行政處罰決定書、查封扣押決定書）：經(jīng)執(zhí)法機(jī)構(gòu)起草、法制科合法性審核（審核時(shí)限不超過5個(gè)工作日）、領(lǐng)導(dǎo)小組集體討論通過后，由局主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（三）緊急情況下需當(dāng)場(chǎng)制作的文書（如即時(shí)性行政強(qiáng)制措施文書）：由2名以上執(zhí)法人員共同簽署，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)報(bào)執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，3個(gè)工作日內(nèi)提交法制科備案。第十條文書制作錯(cuò)誤或需補(bǔ)正的，按以下規(guī)則處理：（一）文字筆誤、日期錯(cuò)誤等不影響實(shí)質(zhì)內(nèi)容的，由原起草人員在錯(cuò)誤處劃線更正并簽字，注明更正日期；（二）事實(shí)認(rèn)定、法律適用等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容錯(cuò)誤的，需重新制作文書，并在原文書上注明“作廢”字樣，與新文書一并歸檔；（三）已送達(dá)的文書需撤回或變更的，應(yīng)制作《執(zhí)法文書更正（撤回）通知書》，說明原因并送達(dá)行政相對(duì)人，原文書同步作廢歸檔。第四章文書使用與執(zhí)行第十一條執(zhí)法文書送達(dá)應(yīng)嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》及生態(tài)環(huán)境執(zhí)法相關(guān)規(guī)定，確保送達(dá)合法有效：（一）直接送達(dá)：由2名以上執(zhí)法人員當(dāng)面送達(dá)，受送達(dá)人或其成年家屬、法定代表人等簽收，填寫《送達(dá)回證》；受送達(dá)人拒絕簽收的，可邀請(qǐng)基層組織或見證人到場(chǎng)，注明拒收事由和日期，由送達(dá)人、見證人簽字，即視為留置送達(dá)。（二）郵寄送達(dá)：通過郵政特快專遞（EMS）寄送，留存寄件憑證及回執(zhí)，回執(zhí)上注明文書名稱、文號(hào)；（三）電子送達(dá)：經(jīng)行政相對(duì)人書面同意，可通過本局官方網(wǎng)站、移動(dòng)執(zhí)法平臺(tái)、電子郵件等方式送達(dá)，需確認(rèn)相對(duì)人已接收并保存送達(dá)記錄；（四）公告送達(dá)：僅適用于受送達(dá)人下落不明或其他方式無法送達(dá)的情形，需在市級(jí)以上媒體或本局官方網(wǎng)站公告，公告期60日，公告內(nèi)容需包含文書主要內(nèi)容及救濟(jì)途徑。第十二條執(zhí)法文書簽收后，執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)建立《執(zhí)法文書執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬》，明確執(zhí)行期限、責(zé)任人員，定期核查執(zhí)行情況：（一）對(duì)責(zé)令改正、限期治理等文書，應(yīng)在期限屆滿后5個(gè)工作日內(nèi)開展現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查，制作復(fù)查筆錄；逾期未改正的，依法啟動(dòng)行政處罰或強(qiáng)制執(zhí)行程序；（二）對(duì)行政處罰決定書，應(yīng)跟蹤罰款繳納、整改落實(shí)等情況，逾期不履行的，依法申請(qǐng)法院強(qiáng)制執(zhí)行；（三）執(zhí)行過程中形成的記錄、照片、視頻等材料，需作為附件與原文書一并歸檔。第五章歸檔與保管第十三條執(zhí)法文書歸檔范圍包括：（一）行政執(zhí)法全過程形成的主文書及附件（如現(xiàn)場(chǎng)筆錄、證據(jù)材料、聽證記錄等）；（二）與文書相關(guān)的審批單、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示批復(fù)等內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件；（三）電子文書及其元數(shù)據(jù)（如生成時(shí)間、修改記錄、電子簽名等）。第十四條執(zhí)法文書歸檔要求：（一）歸檔時(shí)限：一般案件文書應(yīng)在結(jié)案后30日內(nèi)完成歸檔；重大、復(fù)雜案件可延長(zhǎng)至60日，需書面報(bào)檔案室備案；（二）整理規(guī)范：紙質(zhì)文書按“一案一卷”原則整理，卷內(nèi)文書按執(zhí)法流程順序排列，編制卷內(nèi)目錄；電子文書需轉(zhuǎn)換為PDF/A等長(zhǎng)期可讀格式，與紙質(zhì)文書一一對(duì)應(yīng)；（三）移交手續(xù)：執(zhí)法機(jī)構(gòu)文書管理員填寫《執(zhí)法文書歸檔移交清單》，經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字后，與檔案室辦理移交，雙方簽字確認(rèn)。第十五條執(zhí)法文書保管期限根據(jù)文書類型及法律要求確定：（一）涉及行政處罰、行政強(qiáng)制的文書，保管期限為永久；（二）涉及日常檢查、責(zé)令改正等一般性執(zhí)法活動(dòng)的文書，保管期限為30年；（三）僅涉及程序性告知（如聽證通知）的文書，保管期限為10年。第十六條檔案室應(yīng)建立安全保管制度：（一）紙質(zhì)文書存放于專用檔案柜（室），采取防火、防潮、防蟲、防鼠等措施；（二）電子文書存儲(chǔ)于本局專用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行雙備份（本地+異地），禁止存儲(chǔ)于個(gè)人移動(dòng)設(shè)備；（三）嚴(yán)格限制文書查閱權(quán)限，外部單位或個(gè)人查閱需持有效證件并經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱記錄留存?zhèn)洳?。第十七條文書銷毀需嚴(yán)格履行審批程序：（一）保管期限屆滿的文書，由檔案室提出銷毀意見，經(jīng)法制科、執(zhí)法支隊(duì)審核，領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施；（二）銷毀前需編制《執(zhí)法文書銷毀清冊(cè)》，列明文書名稱、數(shù)量、保管期限等信息；（三）紙質(zhì)文書采用粉碎或焚燒方式銷毀，電子文書通過安全擦除技術(shù)徹底刪除，銷毀過程需有2名以上工作人員監(jiān)督并簽字確認(rèn)。第六章監(jiān)督與責(zé)任第十八條建立執(zhí)法文書管理監(jiān)督機(jī)制：（一）內(nèi)部檢查：辦公室、法制科每季度對(duì)執(zhí)法文書制作、使用、歸檔情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查格式規(guī)范性、內(nèi)容完整性、程序合法性，形成《檢查通報(bào)》并全局公示；（二）外部監(jiān)督：通過12369環(huán)保舉報(bào)熱線、局長(zhǎng)信箱等渠道接受群眾對(duì)執(zhí)法文書問題的投訴，3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)核查，15個(gè)工作日內(nèi)反饋結(jié)果；（三）考核評(píng)價(jià)：將執(zhí)法文書管理納入執(zhí)法機(jī)構(gòu)年度績(jī)效考核，考核結(jié)果與評(píng)優(yōu)評(píng)先、干部晉升掛鉤。第十九條對(duì)違反本制度的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任：（一）因文書制作不規(guī)范、送達(dá)不合法導(dǎo)致行政復(fù)議或訴訟敗訴的，對(duì)直接責(zé)任人員給予批評(píng)教育或誡勉談話；造成嚴(yán)重后果的，依規(guī)給予黨紀(jì)政務(wù)處分；（二）因保管不善導(dǎo)致文書丟失、損毀或泄露國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的，對(duì)責(zé)任人員視情節(jié)輕重給予處分；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理；（三）阻礙監(jiān)督檢查、偽造或篡改文書的