會議紀要撰寫與存檔規(guī)范模板一、適用場景與價值本規(guī)范模板適用于各類正式會議的紀要撰寫與存檔管理，包括但不限于：項目啟動會、周/月度工作例會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題評審會、階段性總結(jié)會等。通過統(tǒng)一格式與流程，保證會議信息準(zhǔn)確記錄、決議事項清晰可追溯、待辦責(zé)任明確到位，為后續(xù)工作推進、問題復(fù)盤及歷史查閱提供標(biāo)準(zhǔn)化依據(jù)，提升團隊協(xié)作效率與管理規(guī)范性。二、規(guī)范操作流程1.會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心信息：提前獲取會議通知，確認會議主題、時間、地點、主持人、參會人員（含線上/線下參會方式）、議程及預(yù)期目標(biāo)，避免記錄關(guān)鍵信息遺漏。準(zhǔn)備記錄工具與模板：根據(jù)會議類型選擇電子或紙質(zhì)記錄工具，提前打開本規(guī)范模板（或公司指定模板），預(yù)留“會議基本信息”“議程”“討論要點”“決議事項”“待辦事項”等模塊填寫區(qū)域。梳理背景材料：若有會議議題需提前查閱資料（如項目背景、數(shù)據(jù)報告、上次會議紀要等），可簡要整理關(guān)鍵點，輔助記錄時快速抓取重點。2.會中記錄：實時抓取關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容：重點記錄“討論要點”（包括不同參會人員的核心觀點、分歧意見）、“決議結(jié)果”（經(jīng)會議確認的最終結(jié)論）及“待辦事項”（任務(wù)描述、負責(zé)人、截止時間），避免冗余的口語化表達或無關(guān)細節(jié)。區(qū)分“事實”與“觀點”：對參會人員的發(fā)言，需客觀記錄原意（如“**提出：建議將交付周期延長3天，以優(yōu)化測試環(huán)節(jié)”），而非主觀判斷；對于未形成結(jié)論的爭議點，需標(biāo)注“待進一步討論”或“未達成一致”。標(biāo)注附件與引用：若會議中提及數(shù)據(jù)報告、演示文稿、外部文件等附件，需記錄附件名稱及獲取方式（如“詳見附件1：Q3銷售數(shù)據(jù)報告”）；引用上次會議決議時，注明對應(yīng)會議編號或日期（如“延續(xù)20231015會議決議，**負責(zé)跟進客戶反饋”）。3.會后整理：形成規(guī)范初稿信息核對與補充：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，根據(jù)記錄內(nèi)容核對關(guān)鍵信息（如人名、職務(wù)、時間、數(shù)據(jù)），保證與參會人員或會議通知一致；對模糊表述（如“盡快”“近期”）需與主持人或相關(guān)責(zé)任人確認明確節(jié)點（如“2023年11月30日前”）。結(jié)構(gòu)化梳理內(nèi)容：按模板框架整理初稿：會議基本信息：完整填寫名稱、時間、地點、參會人員等；會議議程：按實際討論順序調(diào)整議題，標(biāo)注“已完成”“未完成”；討論與決議：分議題歸納討論要點，突出決議結(jié)果；待辦事項：按“任務(wù)-負責(zé)人-截止日期-所需資源-完成狀態(tài)”五要素列表，避免模糊描述。語言精煉與校對：刪除重復(fù)內(nèi)容、修正錯別字及語法錯誤，保證用語簡潔、專業(yè)（如用“決議通過”替代“大家覺得可以”）。4.審核與簽發(fā)：保證信息權(quán)威提交審核：整理完成后，將初稿提交會議主持人（或指定負責(zé)人）審核，重點確認決議準(zhǔn)確性、待辦事項明確性及關(guān)鍵信息無誤。修改完善：根據(jù)審核意見調(diào)整內(nèi)容（如補充遺漏的待辦負責(zé)人、修正決議表述），經(jīng)審核人確認后形成正式版本。正式簽發(fā)：正式版紀要需由主持人簽字（或電子簽章）確認，標(biāo)注“簽發(fā)日期”，并通過公司指定渠道（如OA系統(tǒng)、共享文件夾）發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人。5.存檔管理：保障信息可追溯分類存儲：按“會議類型-年份-月份-日期”命名文件（如“項目例會-2023-10-25-紀要.docx”），存儲至公司指定服務(wù)器或檔案管理系統(tǒng)，避免散落在個人設(shè)備中。備份與權(quán)限管理：重要會議紀需進行電子及紙質(zhì)雙備份（紙質(zhì)版需存入檔案柜），設(shè)置查閱權(quán)限（如僅參會人員及部門負責(zé)人可查看涉密內(nèi)容），保證信息安全。定期歸檔：每月末對當(dāng)月會議紀要進行匯總整理，按“年度-會議類型”建立總目錄，便于后續(xù)跨周期查閱（如項目復(fù)盤、審計追溯）。三、會議紀要標(biāo)準(zhǔn)模板會議基本信息會議名稱（例：項目Q3啟動會）會議時間（例：2023年10月25日14:00-16:30）會議地點（例：公司301會議室/線上會議）主持人記錄人參會人員（含線上）（例：、、**等，共8人）缺席人員及原因（例：趙六：因公出差；孫七：請假事由）會議主題（例：明確Q3項目目標(biāo)、分工及關(guān)鍵里程碑）會議議程與討論記錄序號議題名稱1Q3項目核心目標(biāo)拆解2跨部門協(xié)作分工3項目里程碑節(jié)點確認待辦事項跟蹤序號任務(wù)描述1技術(shù)部提交Q3資源評估報告2產(chǎn)品部輸出功能優(yōu)先級清單3運營部建立用戶反饋收集渠道其他說明附件清單（例：附件1：Q3市場調(diào)研數(shù)據(jù)；附件2：項目甘特圖初稿）下次會議安排（例：時間：2023年11月8日14:00；地點：線上；議題：內(nèi)測方案評審）備注（例：本次會議形成的決議需抄送各部門負責(zé)人，請相關(guān)人員配合執(zhí)行）四、關(guān)鍵注意事項信息準(zhǔn)確性優(yōu)先：人名、職務(wù)、數(shù)據(jù)、時間等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，避免因筆誤導(dǎo)致責(zé)任不清或執(zhí)行偏差；決議事項需經(jīng)主持人確認，避免個人表述代替集體結(jié)論。及時性與時效性：會議紀要需在會后2個工作日內(nèi)完成整理與簽發(fā)，保證待辦事項責(zé)任人及時知曉任務(wù)；存檔時需標(biāo)注“簽發(fā)日期”，避免信息滯后影響工作推進?？陀^性與簡潔性：記錄時需保持中立，不添加主觀評價或情緒化表述；語言需精煉，用短句、要點式呈現(xiàn)，避免冗長段落影響閱讀效率。完整性與可追溯性：需包含“會議基本信息-討論過程-決議結(jié)果-待辦事項”全要素，保證未參會人員通