企業(yè)文檔管理與存檔制度模板一、總則（一）制定目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔的形成、收集、整理、歸檔、保管及使用流程，保障文檔的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，防范法律風(fēng)險(xiǎn)及信息泄露，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各子公司（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)紙質(zhì)文檔、電子文檔及聲像資料。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案管理委員會(huì)由公司總經(jīng)理任主任，分管行政副總?cè)胃敝魅?，各部門(mén)負(fù)責(zé)人*為成員，主要職責(zé)包括：審定公司文檔管理相關(guān)制度及年度工作計(jì)劃；協(xié)調(diào)解決文檔管理中的重大問(wèn)題（如跨部門(mén)協(xié)作、密級(jí)劃分爭(zhēng)議等）；監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況，審批檔案鑒定及銷(xiāo)毀方案。（二）行政部（檔案管理部門(mén)）行政部是公司文檔管理的歸口管理部門(mén)，設(shè)專(zhuān)職檔案管理員*，主要職責(zé)包括：制定和完善文檔管理實(shí)施細(xì)則、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及編碼規(guī)則；負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)文檔歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)及監(jiān)督檢查；統(tǒng)一接收、分類(lèi)、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)及銷(xiāo)毀公司檔案；建立檔案管理系統(tǒng)，維護(hù)檔案信息安全；提供檔案查閱、復(fù)制服務(wù)，管理檔案借閱流程。（三）各單位文檔管理職責(zé)各部門(mén)/子公司指定專(zhuān)人（兼職文檔管理員*）負(fù)責(zé)本單位的文檔管理工作；負(fù)責(zé)本單位文檔的日常收集、整理、預(yù)立卷及按時(shí)向行政部歸檔；保證歸檔文檔的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，對(duì)文檔質(zhì)量負(fù)責(zé)；協(xié)助行政部做好本單位檔案的利用及保密工作。三、文檔分類(lèi)與編碼管理（一）文檔分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文檔內(nèi)容及來(lái)源，將公司文檔分為以下一級(jí)類(lèi)別，并設(shè)置二級(jí)子類(lèi)別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：一級(jí)類(lèi)別二級(jí)子類(lèi)別示例管理類(lèi)行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)管理公司紅頭文件、勞動(dòng)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告業(yè)務(wù)類(lèi)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)生產(chǎn)、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理營(yíng)銷(xiāo)策劃案、產(chǎn)品圖紙、客戶投訴記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告合同類(lèi)采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同原材料采購(gòu)合同、產(chǎn)品銷(xiāo)售協(xié)議、勞動(dòng)合同證照資質(zhì)類(lèi)公司證照、資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)利商標(biāo)、許可證件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、高新技術(shù)企業(yè)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、食品生產(chǎn)許可證聲像類(lèi)照片、錄音、錄像、電子光盤(pán)公司年會(huì)照片、重要會(huì)議錄音、項(xiàng)目施工錄像其他類(lèi)不屬于上述類(lèi)別的其他重要文檔外部單位往來(lái)函件、捐贈(zèng)協(xié)議（二）文檔編碼規(guī)則文檔采用“一級(jí)類(lèi)別代碼-二級(jí)類(lèi)別代碼-年份-流水號(hào)”的編碼方式，具體規(guī)則編碼位內(nèi)容說(shuō)明示例第1-2位一級(jí)類(lèi)別代碼（管理類(lèi)GL、業(yè)務(wù)類(lèi)YW、合同類(lèi)HT、證照Z(yǔ)Z、聲像SX、其他QT）GL（管理類(lèi)）第3-4位二級(jí)類(lèi)別代碼（如行政管理為XZ、人力資源為RL）XZ（行政管理）第5-8位文檔形成年份（4位數(shù)字）2024第9-12位流水號(hào)（按當(dāng)年歸檔順序從0001開(kāi)始編號(hào)）0001完整示例：GLXZ-2024-0001，表示2024年行政管理類(lèi)第1號(hào)歸檔文檔。四、歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文檔（如公司章程、年度工作總結(jié)、組織架構(gòu)圖）；公司在經(jīng)營(yíng)管理中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料（如會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的核心技術(shù)資料、合同協(xié)議、客戶資料；資產(chǎn)、資金、成本、稅務(wù)等財(cái)務(wù)管理相關(guān)憑證、賬簿、報(bào)表；員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、離職等人力資源管理文檔；公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、專(zhuān)利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件等；與其他單位或個(gè)人簽訂的具有法律效力的合同、協(xié)議、承諾函；其他對(duì)公司具有保存價(jià)值的電子文檔、聲像資料等。（二）保管期限根據(jù)文檔的價(jià)值及使用頻率，將保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三類(lèi)，具體如下表：文檔類(lèi)型保管期限備注公司章程、股東會(huì)決議永久涉及公司根本制度及重大決策年度工作計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表長(zhǎng)期（30年）反映公司年度經(jīng)營(yíng)狀況合同、協(xié)議、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告長(zhǎng)期（30年）涉及公司經(jīng)濟(jì)權(quán)益及法律責(zé)任會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部管理制度短期（10年）日常管理類(lèi)文檔，參考價(jià)值有限員工勞動(dòng)合同、離職證明長(zhǎng)期（30年）涉及勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品圖紙、技術(shù)專(zhuān)利文件永久核心技術(shù)資產(chǎn)，需長(zhǎng)期保存臨時(shí)通知、一般函件短期（5年）事務(wù)性文檔，參考價(jià)值低五、文檔歸檔操作流程（一）文檔形成與整理文檔形成：各單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文檔，需內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范、字跡清晰（電子文檔需為PDF、Word等通用格式，避免使用加密或特殊格式）；部門(mén)整理：兼職文檔管理員于每月30日前對(duì)本月形成的文檔進(jìn)行分類(lèi)、排序、去除金屬夾，填寫(xiě)《文檔歸檔預(yù)立卷目錄》（見(jiàn)附件1），檢查文檔完整性（如缺頁(yè)、漏簽需及時(shí)補(bǔ)充）。（二）部門(mén)審核與移交部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)《文檔歸檔預(yù)立卷目錄》及文檔內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后在目錄上簽字確認(rèn)；移交歸檔：每月5日前，兼職文檔管理員將審核后的文檔及《文檔歸檔預(yù)立卷目錄》一并移交至行政部檔案管理員，雙方核對(duì)無(wú)誤后在《檔案移交登記表》（見(jiàn)附件2）上簽字，各執(zhí)一份留存。（三）檔案接收與編目接收檢查：行政部檔案管理員接收文檔時(shí)，重點(diǎn)檢查文檔是否齊全、分類(lèi)是否準(zhǔn)確、編碼是否符合規(guī)則，對(duì)不符合要求的文檔退回原部門(mén)重新整理；分類(lèi)編目：對(duì)符合要求的文檔，按照編碼規(guī)則編制唯一檔案編號(hào)，錄入檔案管理系統(tǒng)（電子文檔需至系統(tǒng)并命名規(guī)范），打印《檔案歸檔標(biāo)簽》（含編號(hào)、名稱(chēng)、日期、密級(jí)）粘貼在檔案盒指定位置。（四）入庫(kù)保管紙質(zhì)檔案：按編號(hào)順序裝入無(wú)酸檔案盒，放入密集架存放，密集架標(biāo)注區(qū)域及編號(hào)索引；電子檔案：存儲(chǔ)于公司專(zhuān)用服務(wù)器，定期進(jìn)行備份（每月1次全備份、每周1次增量備份），備份介質(zhì)需單獨(dú)存放（如移動(dòng)硬盤(pán)、云存儲(chǔ)）；聲像檔案：刻錄成光盤(pán)或存儲(chǔ)于專(zhuān)用硬盤(pán)，標(biāo)注內(nèi)容、日期、攝制者信息，與紙質(zhì)檔案目錄關(guān)聯(lián)管理。六、文檔借閱與使用管理（一）借閱范圍因工作需要查閱本部門(mén)或跨部門(mén)檔案的員工，可提交借閱申請(qǐng)；外部單位（如律師事務(wù)所、審計(jì)機(jī)構(gòu)）因公務(wù)需查閱檔案的，需持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管副總審批。（二）借閱流程申請(qǐng)審批：內(nèi)部員工填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），注明借閱文檔名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱期限，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部審批；涉密檔案（如未公開(kāi)技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)檔案管理委員會(huì)主任*審批。借閱登記：審批通過(guò)后，檔案管理員核對(duì)檔案信息，借閱人簽字登記后領(lǐng)取檔案，電子檔案需在檔案管理系統(tǒng)登記借閱記錄。歸還檢查：借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日（特殊情況可申請(qǐng)延長(zhǎng)，最長(zhǎng)不超過(guò)15天），歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案是否完好、有無(wú)缺失，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱記錄。（三）使用規(guī)范借閱檔案僅限在工作場(chǎng)所查閱，不得帶出公司（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，并由專(zhuān)人陪同）；嚴(yán)禁涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘抄檔案（復(fù)制需經(jīng)行政部審批，并由檔案管理員負(fù)責(zé)操作）；涉密檔案需在指定保密閱覽室查閱，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸；查閱后需在《涉密檔案查閱登記表》上簽字。七、檔案保管與保護(hù)措施（一）保管環(huán)境要求紙質(zhì)檔案庫(kù)房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)，每日記錄溫濕度；庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，配備滅火器、消防栓等消防設(shè)施，定期檢查電路安全性；密集架間距不小于80cm，主通道寬度不小于1.2m，保證通風(fēng)及消防通道暢通。（二）檔案保護(hù)措施紙質(zhì)檔案定期除塵（每季度1次），對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)印替換；電子檔案定期檢測(cè)（每半年1次），保證備份文件可正常讀取，對(duì)病毒庫(kù)及時(shí)更新；聲像檔案避免強(qiáng)光、磁場(chǎng)干擾，光盤(pán)存放于專(zhuān)用光盤(pán)盒，避免劃傷。（三）檔案鑒定與銷(xiāo)毀對(duì)于保管期限屆滿的檔案，由行政部每3年組織一次鑒定，由檔案管理委員會(huì)、行政部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》（見(jiàn)附件4），經(jīng)檔案管理委員會(huì)主任*審批后，由2人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀記錄表》上簽字；銷(xiāo)毀紙質(zhì)檔案需采用粉碎或焚燒方式，電子檔案需徹底刪除并銷(xiāo)毀備份介質(zhì)，嚴(yán)禁隨意丟棄。八、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）日常監(jiān)督行政部每月對(duì)各部門(mén)文檔歸檔情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、完整性、規(guī)范性，檢查結(jié)果納入部門(mén)月度績(jī)效考核。（二）考核獎(jiǎng)懲對(duì)在文檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人（如及時(shí)歸檔、避免檔案遺失、創(chuàng)新管理方法），給予通報(bào)表?yè)P(yáng)及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予處罰：未按時(shí)歸檔導(dǎo)致文檔遺失的，扣部門(mén)負(fù)責(zé)人當(dāng)月績(jī)效5%；擅自復(fù)制、外泄涉密檔案的，給予記過(guò)處分，造成公司損失的，追究法律責(zé)任；涂改、損壞檔案的，責(zé)令賠償損失并通報(bào)批評(píng)。九、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，修訂需經(jīng)檔案管理委員會(huì)審議后報(bào)總經(jīng)理*批準(zhǔn)；本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)；各單位可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案。附件列表附件1：文檔歸檔預(yù)立卷目錄附件2：檔案移交登記表附件3：檔案借閱申請(qǐng)表附件4：檔案銷(xiāo)毀審批表編制部門(mén)：行政部編制人：*審核人：*批準(zhǔn)人：*發(fā)布日期：2024年X月X日附件1：文檔歸檔預(yù)立卷目錄序號(hào)文檔名稱(chēng)文檔編號(hào)形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)（普通/秘密/機(jī)密）備注12024年度工作計(jì)劃GLXZ-2024-00012024-01-0515普通2關(guān)于調(diào)整部門(mén)架構(gòu)的批復(fù)GLXZ-2024-00022024-01-103普通………………附件2：檔案移交登記表移交部門(mén)移交人接收部門(mén)接收人移交日期檔案編號(hào)文檔名稱(chēng)頁(yè)數(shù)移交人簽字接收人簽字行政部*檔案室*2024-02-01GLXZ-2024-00012024年度工作計(jì)劃15**市場(chǎng)部*檔案室*2024-02-01YWXS-2024-0001Q1營(yíng)銷(xiāo)策劃案28**附件3：檔案借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門(mén)借閱日期