采購流程變更審批操作手冊一、目的為規(guī)范采購流程變更的審批管理，確保變更操作合規(guī)、高效，降低流程調整對采購業(yè)務的影響，明確各環(huán)節(jié)職責與操作標準，特制定本操作手冊。二、適用范圍本手冊適用于公司內部涉及采購流程變更的發(fā)起、申請、審批及執(zhí)行的所有部門與人員，包括但不限于采購部、需求部門、財務部、法務部及各級審批人員。三、術語與定義1.采購流程變更：指對采購計劃編制、供應商選擇、合同簽訂、付款結算等采購環(huán)節(jié)的流程規(guī)則、參與角色、操作路徑等內容的調整，包含優(yōu)化升級、問題整改、需求適配等類型。2.變更發(fā)起方：提出采購流程變更需求的部門或個人，通常為采購業(yè)務的主要參與方（如采購部、需求部門）或流程優(yōu)化牽頭部門。3.初審/復審：審批流程中的分級審核環(huán)節(jié)，初審側重合規(guī)性與必要性審查，復審側重影響評估與風險把控。四、采購流程變更審批流程（一）變更發(fā)起與申請1.需求評估：變更發(fā)起方需結合業(yè)務需求（如供應商合作模式調整、合規(guī)要求升級）、問題反饋（如流程效率低下、風險漏洞）等，評估變更的必要性與可行性。需形成《采購流程變更需求說明》，明確變更背景、目標、涉及的流程環(huán)節(jié)及預期影響。2.表單填寫：變更發(fā)起方可登錄公司“流程管理系統(tǒng)”在線填寫《采購流程變更申請表》；若為線下流程，可至采購部行政崗領取紙質表單填寫。表單需包含：變更類型（如流程節(jié)點增減、審批權限調整、供應商準入規(guī)則變更等）；變更前后的流程對比說明（可附流程圖或文字描述）；涉及的部門/崗位、預計生效時間；風險評估（如對采購周期、成本、合規(guī)性的潛在影響及應對措施）。3.材料提交：將《采購流程變更申請表》《需求說明》及相關支撐材料（如合規(guī)政策文件、供應商評估報告）提交至初審部門（通常為采購部或流程管理崗）。（二）初審環(huán)節(jié)1.材料審核：初審人員（采購部專員或流程管理員）需在1個工作日內完成材料完整性、邏輯合理性審查：檢查表單填寫是否規(guī)范，支撐材料是否充分（如變更涉及預算調整，需附財務部意見）；評估變更需求與公司采購制度、合規(guī)要求的匹配度，判斷是否存在明顯漏洞。2.反饋與補正：若材料不符合要求，初審人員需通過系統(tǒng)留言或書面通知發(fā)起方，明確補正內容及時限（一般不超過2個工作日）；若材料合規(guī)，進入復審環(huán)節(jié)，并同步更新流程狀態(tài)為“初審通過”。（三）復審與多部門會簽（如需）1.復審啟動：復審由采購部負責人或流程優(yōu)化小組牽頭，重點評估變更對采購效率、成本、風險的綜合影響：若變更涉及供應商管理（如準入標準調整），需會同法務部、質量部評估合規(guī)性與質量風險；若變更涉及預算/付款流程，需財務部參與，分析對資金計劃、稅務合規(guī)的影響。2.會簽流程：復審過程中，如需多部門會簽，由牽頭部門通過系統(tǒng)發(fā)起會簽請求，各部門需在2個工作日內反饋意見（同意/修改建議/反對）。若存在分歧，牽頭部門需組織協(xié)調會議，達成一致后形成《變更復審意見表》。（四）最終審批1.審批權限：根據變更的影響范圍與風險等級，由對應層級的審批人決策：低風險變更（如流程節(jié)點優(yōu)化、表單調整）：采購總監(jiān)審批；中高風險變更（如供應商合作模式變更、預算規(guī)則調整）：分管副總或總經理審批。2.審批決策：審批人需在收到申請后3個工作日內完成決策，明確意見（同意/駁回/修改后重審），并在系統(tǒng)中填寫審批理由（如駁回需說明核心問題，修改需明確調整方向）。（五）變更執(zhí)行與反饋1.流程發(fā)布：審批通過后，由流程管理崗在2個工作日內更新公司流程手冊（或系統(tǒng)流程配置），并通過郵件、OA公告等方式通知相關部門。若為線下流程變更，需組織涉及崗位的培訓（培訓材料需包含變更前后對比、操作要點）。2.效果跟蹤：變更生效后1個月內，發(fā)起方需收集各環(huán)節(jié)反饋（如采購效率、部門滿意度），形成《變更效果評估報告》，提交至流程管理崗備案。若發(fā)現(xiàn)問題，需啟動“變更優(yōu)化”流程（參照本手冊重新申請）。五、注意事項1.時間要求：各環(huán)節(jié)需嚴格遵守時限要求，逾期未反饋的，視為“默認同意”（需在公司流程制度中明確此規(guī)則）；特殊情況需提前溝通并申請延期。2.材料規(guī)范性：所有提交的文檔需加蓋部門公章（或電子簽章），涉及金額、供應商信息的內容需經法務/財務部復核，確保數據準確、表述清晰。3.溝通機制：變更過程中，發(fā)起方需主動與相關部門（如受影響的需求部門、供應商）溝通，提前告知變更內容與時間，避免業(yè)務中斷。六、常見問題解答（一）審批被駁回后如何處理？若審批駁回，發(fā)起方需根據駁回理由補充材料或調整方案，在5個工作日內重新提交申請（系統(tǒng)中可關聯(lián)原申請記錄，便于審批人追溯）。（二）變更生效后發(fā)現(xiàn)遺漏環(huán)節(jié)怎么辦？若變更后出現(xiàn)流程漏洞或遺漏，發(fā)起方需立即暫停相關操作（如涉及付款的流程需通知財務部暫緩），并按本手冊重新發(fā)起“補充變更”申請，說明問題原因與修正方案。（三）跨部門意見分歧如何解決？若復審階