員工工牌制作及管理規(guī)范操作指南工牌作為企業(yè)員工身份識別的核心載體，兼具企業(yè)形象展示、內(nèi)部管理與安全管控功能。為規(guī)范工牌全生命周期管理，提升使用效率與管理精度，特制定本操作指南。一、工牌制作規(guī)范（一）設計規(guī)范工牌設計需嚴格遵循企業(yè)視覺識別系統(tǒng)（VI）要求，確保色彩、字體、企業(yè)標識等元素與品牌形象統(tǒng)一。常規(guī)尺寸建議采用85mm×54mm（與標準卡片適配），形狀以矩形為主（特殊崗位/活動類工牌可創(chuàng)新，但需經(jīng)品牌部門審核）。設計稿核心信息區(qū)域需包含：基礎信息：姓名（全稱）、所屬部門（規(guī)范全稱）、工號（與檔案編號一致）、本人近期免冠證件照（像素≥300dpi，背景色與VI主色調(diào)協(xié)調(diào)）。企業(yè)標識：企業(yè)LOGO（或簡稱）、企業(yè)名稱（全稱/規(guī)范簡稱）。附加信息：可選配“入職日期”“崗位名稱”等（避免信息過載）；嚴禁標注身份證號、銀行卡號，手機號僅特殊崗位（外勤、客服）經(jīng)員工同意后標注（隱藏中間4位）。（二）材質(zhì)選擇根據(jù)場景與預算，合理選擇材質(zhì)：常規(guī)工牌：優(yōu)先選用0.8-1.2mmPVC材質(zhì)（耐磨、防水、易清潔）；若需質(zhì)感，可選用亞克力材質(zhì)（需配套防刮花措施，如磨砂工藝、附贈清潔布）。臨時工牌：短期使用（實習生、訪客）可采用紙質(zhì)卡套+紙質(zhì)內(nèi)芯（成本低、易制作，需標注“臨時”及有效期）。特殊崗位工牌：戶外/車間等場景選用ABS塑料（抗摔、耐高溫）；涉及門禁權限的工牌，需集成RFID芯片/二維碼（與考勤、門禁系統(tǒng)兼容）。（三）制作流程1.需求提報：人力資源部/行政部每月匯總人員變動需求（新入職、離職、崗位調(diào)整），填寫《工牌制作申請表》，明確數(shù)量、類型（新制/補辦/更換）、特殊要求（如芯片權限）。2.設計審核：設計稿經(jīng)品牌管理崗+行政部雙重審核（個性化設計需報分管領導審批）。3.制作執(zhí)行：選擇具備資質(zhì)的供應商（提供材質(zhì)檢測報告、保密協(xié)議），明確制作周期（常規(guī)工牌≤5個工作日）；過程中抽檢樣品，核對信息準確性。4.質(zhì)檢交付：成品經(jīng)行政部逐張檢查（信息、材質(zhì)、芯片功能），登記入庫或直接交付使用部門。二、工牌管理規(guī)范（一）發(fā)放管理新員工入職：入職手續(xù)完成后，由HR專員發(fā)放工牌，同步講解佩戴規(guī)范；員工簽字確認，登記《工牌發(fā)放登記表》（含姓名、部門、工號、發(fā)放日期、工牌編號）。崗位變動/升級：員工交回原工牌，審核后發(fā)放新工牌；舊工牌由行政部統(tǒng)一銷毀（或存檔，視檔案要求）。（二）使用規(guī)范工牌僅限本人使用，嚴禁轉借、涂改、偽造；發(fā)現(xiàn)冒用立即上報行政部。妥善保管工牌，避免彎折、浸泡、高溫暴曬；集成芯片的工牌，禁止與強磁、尖銳物品接觸。使用場景：工作時間（含加班、外出）、企業(yè)內(nèi)部區(qū)域（辦公區(qū)、食堂）、對外商務活動（展會、客戶拜訪）需佩戴；涉密區(qū)域（車間、機房）需配合門禁驗證。（三）佩戴要求佩戴位置：統(tǒng)一佩戴于胸前左側（或右側，全公司一致），工牌正面朝向外側，信息清晰可見；掛繩式工牌長度以自然垂落至胸口為宜，禁止纏繞、打結。特殊場景：穿職業(yè)裝時，工牌佩戴于制服左胸標識下方；穿便裝時，使用別針式/磁吸式工牌（避免損壞衣物）。（四）回收管理員工離職：辦理離職手續(xù)時交回工牌，經(jīng)辦人在《離職交接表》注明“工牌已歸還”；未歸還者按成本價賠償（賠償標準由行政部公示）。工牌報廢：損壞/淘汰的工牌由行政部集中回收，碎卡機銷毀芯片（若有），紙質(zhì)內(nèi)芯粉碎處理（確保信息不可復原）。（五）補辦管理補辦條件：工牌丟失、嚴重損壞（芯片失效、照片模糊）時，員工提交《工牌補辦申請》（部門負責人簽字確認）。補辦流程：申請人領取臨時紙質(zhì)工牌（有效期3個工作日），繳納工本費；行政部5個工作日內(nèi)完成新工牌制作與發(fā)放，舊工牌編號作廢（找回舊工牌需交回銷毀）。三、特殊情況處理（一）臨時工牌管理適用場景：實習生（入職未滿1個月）、外部訪客（駐場人員）、短期項目組人員。制作要求：紙質(zhì)內(nèi)芯標注“臨時”“有效期至××年××月××日”，卡套采用醒目黃/紅色（與正式工牌區(qū)分）；權限僅限公共區(qū)域。發(fā)放回收：由接待部門/項目負責人統(tǒng)一領取、發(fā)放，離職/項目結束時立即回收銷毀。（二）外籍員工/實習生工牌信息規(guī)范：姓名保留英文全稱，部門、崗位名稱用中文（或中英雙語），工號規(guī)則與國內(nèi)員工一致。照片要求：無證件照時拍攝近期免冠照，背景色與VI統(tǒng)一，確保面部清晰。權限設置：IT部門開通相應門禁、系統(tǒng)權限，工牌芯片信息同步更新。（三）損壞更換自然損壞（芯片老化、材質(zhì)開裂）：憑損壞工牌免費更換，登記原因，舊工牌回收銷毀。人為損壞（彎折、涂鴉）：按補辦流程處理，繳納工本費并更換新工牌。四、監(jiān)督與改進（一）監(jiān)督機制行政部每周1-2次抽查工牌佩戴情況（辦公區(qū)、食堂、會議室），記錄違規(guī)（未佩戴、佩戴不規(guī)范、轉借）。部門負責人督促本部門員工遵守規(guī)范，佩戴情況納入月度行為規(guī)范考核（占比≤5%）。（二）違規(guī)處理首次違規(guī)：口頭警告，發(fā)放《整改通知書》（24小時內(nèi)整改）。二次違規(guī)：扣除月度考核分，部門內(nèi)通報。三次及以上違規(guī)：提交人力資源部，按《員工手冊》處理（如罰款、警告處分）。（三）優(yōu)化機制行政部每半年收集員工反饋（材質(zhì)舒適度、佩戴便利性），聯(lián)合品牌部、IT部評估優(yōu)化（如升級芯片、調(diào)整掛繩材質(zhì)）。每年年底總結管