法律事務所辦公室管理流程手冊一、前言本手冊旨在規(guī)范法律事務所（以下簡稱“事務所”）辦公室管理流程，明確各崗位職責與操作標準，通過系統(tǒng)化管理提升運營效率、保障法律服務質(zhì)量，確保事務所合規(guī)、有序、高效運轉(zhuǎn)。本手冊適用于事務所全體人員，涵蓋日常運營、文件檔案、人員管理、財務管理、合規(guī)風控及后勤保障等核心環(huán)節(jié)，各崗位須嚴格遵照執(zhí)行。二、組織架構(gòu)與職責分工（一）組織架構(gòu)事務所實行主任負責制，下設行政部與業(yè)務部：行政部：統(tǒng)籌行政事務、文件管理、后勤保障等工作，含行政主管、文員、后勤專員崗位；業(yè)務部：按專業(yè)領域（如民商、刑事、知識產(chǎn)權(quán)等）分組，由資深律師帶隊開展法律服務。（二）崗位職責1.主任：統(tǒng)籌事務所戰(zhàn)略規(guī)劃與重大決策，對接外部資源，審批預算、人事、合規(guī)方案等核心事項。2.行政主管：牽頭日常行政工作，制定/優(yōu)化管理制度，協(xié)調(diào)部門協(xié)作，監(jiān)督制度執(zhí)行，處理突發(fā)事件。3.文員：負責文件收發(fā)、會議組織、客戶接待、檔案管理，協(xié)助行政主管推進事務性工作。4.后勤專員：管理辦公物資、維護辦公環(huán)境（清潔、設備運維），保障辦公安全（防盜、防火等）。三、日常運營管理（一）辦公秩序管理1.考勤制度：全體人員實行打卡考勤（特殊崗位除外），遲到/早退需提前向部門主管報備；請假需填寫《請假單》，1日以內(nèi)由部門主管審批，3日以內(nèi)由行政主管審批，3日以上報主任審批。2.作息規(guī)范：工作時間為[上午9:00-12:00，下午13:30-17:30]（可根據(jù)業(yè)務需求調(diào)整），午休期間保持辦公區(qū)安靜；加班需提前申請，由部門主管統(tǒng)籌安排。3.辦公紀律：著正裝（律師出庭需著律師袍），禁止在辦公區(qū)喧嘩、吸煙；辦公設備（電腦、打印機等）僅限工作使用，嚴禁私裝軟件、泄露內(nèi)部信息。（二）會議管理1.例會制度：周例會：每周[周五]召開，業(yè)務部總結(jié)本周案件進展、問題難點，行政部通報行政事務；參會人員為全體律師、行政人員。月例會：每月[最后一個周五]召開，總結(jié)月度業(yè)績、學習新規(guī)，部署下月計劃；參會人員為合伙人、部門主管、骨干律師。2.專項會議：如案件研討會、行政專題會，由召集人（業(yè)務主管/行政主管）提前1日通知參會人員，明確議題、材料（如案件證據(jù)、制度草案）。3.會議流程：會前：文員確認參會人員、準備會議材料（投影、茶水），發(fā)送《會議通知》（含時間、地點、議題）。會中：指定記錄人（文員或業(yè)務助理）撰寫《會議紀要》，明確決議事項、責任人和完成時限。會后：文員24小時內(nèi)分發(fā)《會議紀要》，責任部門按要求推進，行政部跟蹤進度。（三）接待管理1.客戶接待：前臺文員登記客戶信息（姓名、單位、事由），引導至洽談室，立即通知對應律師（或業(yè)務主管）；律師接待時，文員同步記錄客戶需求要點（事后整理成《客戶需求表》），如需后續(xù)跟進，明確對接人。2.訪客接待：區(qū)分“公訪”（業(yè)務合作、監(jiān)管檢查）與“私訪”（員工親友），公訪需核驗身份、聯(lián)系被訪人確認后，引導至會客區(qū)；私訪由被訪人至前臺接待，避免進入辦公區(qū)。3.接待禮儀：著正裝、使用禮貌用語（如“您好，請問有什么可以幫您？”），茶水按需提供；涉及案件細節(jié)，需在封閉空間溝通，嚴禁泄露敏感信息。四、文件與檔案管理（一）收文管理1.簽收登記：文員收到外部文件（如司法文書、合作函件），立即在《收文登記簿》記錄（來文單位、文號、標題、日期），標注“急件”“密件”等屬性。2.擬辦傳閱：行政主管根據(jù)文件內(nèi)容，提出擬辦意見（如“呈主任審批”“轉(zhuǎn)業(yè)務部閱處”），文員按流程傳遞；密件僅限指定人員傳閱，需全程登記。3.歸檔留存：文件處理完畢后，文員將原件（或掃描件）與《收文登記簿》一并歸檔，電子文件同步存入事務所加密服務器。（二）發(fā)文管理1.擬稿審核：業(yè)務部/行政部擬稿（如法律意見書、管理制度），部門主管審核格式（字體、排版）、內(nèi)容合規(guī)性（如法律條款引用準確性），再報主任簽發(fā)。2.編號印發(fā)：文員按“律所簡稱+年份+類型+序號”編號（如“XX律發(fā)〔2024〕文001號”），印發(fā)前再次核對內(nèi)容，紙質(zhì)版加蓋公章，電子版加密發(fā)送。3.歸檔備份：發(fā)文后，文員將定稿、簽發(fā)單、電子版存入檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版歸入對應檔案盒。（三）檔案管理1.分類標準：案件檔案：含委托合同、證據(jù)材料、法律文書、庭審記錄等，按“年份+案件編號”立卷；行政檔案：含制度文件、會議紀要、人事資料等，按“年份+部門+類型”立卷；財務檔案：含憑證、報表、票據(jù)等，按“年份+月度”立卷。2.歸檔要求：案件結(jié)案/事項結(jié)束后30日內(nèi)，經(jīng)辦人整理檔案，標注頁碼、撰寫《檔案說明》，交文員審核后入檔；電子檔案需與紙質(zhì)版同步更新。3.借閱流程：內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱單》，部門主管審批（案件檔案需業(yè)務主管審批），文員登記后提供（密件需主任審批）；外部借閱：僅限司法機關、監(jiān)管部門，需出具公函，主任審批后，文員全程陪同查閱，嚴禁復印密件。五、人員管理（一）招聘管理1.需求提報：部門因業(yè)務擴張/人員流動提報需求，行政部審核崗位要求（如律師助理需法學本科、通過法考），報主任審批。2.招聘實施：行政部通過律所官網(wǎng)、獵聘、校園招聘等渠道發(fā)布信息，組織初試（行政+業(yè)務主管面試）、復試（主任面試），確定錄用人員后發(fā)《錄用通知書》。3.入職手續(xù)：新員工提交學歷證、執(zhí)業(yè)證（如有）、無犯罪證明等材料，簽訂勞動合同、保密協(xié)議，文員辦理工牌、郵箱、系統(tǒng)權(quán)限。（二）培訓管理1.新員工培訓：入職培訓（1周）：學習事務所制度、流程、文化，熟悉辦公系統(tǒng)；業(yè)務培訓（3個月）：導師（資深律師）帶教，參與案件輔助工作，每周提交《學習總結(jié)》。2.在崗培訓：月度學習：每月[第一周周五]組織業(yè)務學習（如新規(guī)解讀、案例研討），由合伙人/骨干律師主講；外出培訓：每年選派優(yōu)秀律師參加行業(yè)峰會、專項培訓，費用由事務所承擔（需簽訂服務期協(xié)議）。（三）考核管理1.績效考核：每季度開展，指標含業(yè)務量（案件數(shù)、創(chuàng)收）、客戶滿意度（回訪評分）、合規(guī)性（無違規(guī)投訴）；員工自評后，部門主管結(jié)合工作表現(xiàn)評分，結(jié)果與績效獎金、晉升掛鉤。2.職業(yè)發(fā)展：晉升通道：律師助理→執(zhí)業(yè)律師→資深律師→合伙人；評定標準：業(yè)績（近2年創(chuàng)收）、專業(yè)能力（案例成果）、團隊貢獻（帶教新人、制度優(yōu)化）。六、財務管理（一）預算管理1.年度預算：每年12月，各部門提報下年度預算（業(yè)務拓展費、辦公費、差旅費等），行政部匯總后，提交主任辦公會審批，次年1月執(zhí)行。2.月度監(jiān)控：行政部每月對比預算執(zhí)行情況，超支20%以上需向主任說明原因，調(diào)整后續(xù)預算。（二）報銷管理1.報銷流程：員工填寫《費用報銷單》，附合法票據(jù)（發(fā)票需注明事由、日期），部門主管審核真實性，行政部審核合規(guī)性（如差旅費是否超標準），5000元以下由行政主管審批，以上報主任審批。2.特殊報銷：招待費需提前填寫《招待申請單》（注明事由、對象、預算），事后附票據(jù)報銷；訴訟費、鑒定費等大額支出，需主任審批后支付。（三）費用管控1.差旅費：交通（高鐵二等座、飛機經(jīng)濟艙）、住宿（按城市級別定標準，如一線城市400元/天），事前需部門主管審批《出差申請單》。2.辦公費：文具、耗材等實行集中采購，文員按需領用，禁止個人墊付大額辦公支出。七、合規(guī)與風險控制（一）執(zhí)業(yè)規(guī)范全體律師須遵守《律師法》《律師職業(yè)道德規(guī)范》，嚴禁：違規(guī)承諾案件結(jié)果、向司法人員行賄；代理存在利益沖突的案件（如雙方代理）；泄露客戶隱私、偽造證據(jù)。行政部每月抽查案件文書，發(fā)現(xiàn)違規(guī)立即整改，情節(jié)嚴重者報主任處理（警告、罰款、辭退）。（二）保密制度1.保密范圍：客戶信息、案件材料、事務所經(jīng)營數(shù)據(jù)（如財務報表、戰(zhàn)略規(guī)劃）。2.保密措施：簽訂《保密協(xié)議》，新員工入職時簽署；電腦安裝加密軟件，文件設置訪問權(quán)限，密件需鎖入檔案柜；對外溝通（如郵件、微信）嚴禁提及敏感信息，客戶咨詢需在辦公區(qū)封閉空間。（三）風險排查1.自查整改：行政部每月自查制度執(zhí)行情況（如考勤、報銷），每季度聯(lián)合業(yè)務部排查案件風險（如證據(jù)瑕疵、程序違規(guī)），形成《風險排查報告》。2.整改跟蹤：對排查出的問題（如檔案缺失、合規(guī)漏洞），責任部門限期整改（一般7日，復雜問題30日），行政部跟蹤進度，復查通過后銷項。八、應急與后勤管理（一）突發(fā)事件處理1.火災應急：發(fā)現(xiàn)火情立即切斷電源，使用滅火器撲救（初起火災），同時撥打119；行政主管組織人員沿安全通道疏散，清點人數(shù)，事后報告主任，配合消防部門調(diào)查。2.客戶沖突：文員第一時間安撫客戶情緒，將其帶至會客區(qū)，隔離現(xiàn)場（避免影響辦公）；報告主任，律師/行政主管到場協(xié)商，必要時報警，事后整理《沖突處理報告》。（二）辦公環(huán)境管理1.清潔維護：保潔員每日清潔辦公區(qū)（地面、桌面、衛(wèi)生間），每周五進行大掃除（含設備除塵、綠植養(yǎng)護）。2.設備運維：文員每月巡檢辦公設備（電腦、打印機、空調(diào)），發(fā)現(xiàn)故障填寫《報修單》，聯(lián)系售后維修，跟蹤維修進度。（三）物資管理1.采購流程：部門提報物資需求（如打印機墨盒、檔案盒），行政部比價（至少3家供應商），報主任審批后采購，大額物資（如辦公家具）需招標。2.庫存管理：文員建立《物資臺賬》，記錄出入庫（領用需簽字），每月盤點庫存，低于安全庫存（如打印紙