企業(yè)通訊錄及聯(lián)絡方式標準模板一、適用場景說明本模板適用于企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一管理員工聯(lián)絡信息，支持多場景高效溝通與協(xié)作，具體包括：新員工入職：快速錄入新人信息，保證團隊成員及時掌握最新聯(lián)絡方式；部門協(xié)作：跨部門對接工作時，快速查找對應崗位人員及聯(lián)系方式；外部對接：向合作伙伴、客戶等提供企業(yè)官方聯(lián)絡渠道，保證信息準確規(guī)范；緊急聯(lián)絡：突發(fā)事務中，通過通訊錄快速定位相關負責人及緊急聯(lián)系人；信息歸檔：作為企業(yè)內(nèi)部通訊數(shù)據(jù)的標準存檔依據(jù)，便于后續(xù)查詢與追溯。二、通訊錄創(chuàng)建與更新操作指南（一）需求發(fā)起由企業(yè)行政部（或人力資源部）根據(jù)組織架構調(diào)整、人員變動（入職/轉崗/離職）或信息更新需求，發(fā)起通訊錄創(chuàng)建或修訂流程。（二）信息收集收集范圍：需包含所有在職員工的基礎聯(lián)絡信息及崗位相關信息；收集方式：通過內(nèi)部OA系統(tǒng)表單、部門負責人匯總提交或員工自主填報（需保證信息真實完整）；必填字段：部門、姓名、職位、辦公地點、分機號、緊急聯(lián)絡人（姓名及關系）。（三）模板填寫根據(jù)本模板“三、企業(yè)通訊錄標準模板”的格式要求，逐項填寫員工信息，保證：部門名稱與企業(yè)組織架構一致（如“市場部”“技術研發(fā)中心”）；職位名稱規(guī)范統(tǒng)一（如“高級經(jīng)理”“工程師”）；分機號、辦公地點等格式保持一致（如分機號統(tǒng)一為4位數(shù)字，辦公地點標注為“總部B棟2樓”）。（四）審核校驗部門審核：由員工所在部門負責人核對信息準確性與完整性，確認無誤后簽字；HR復核：人力資源部核對員工入職狀態(tài)、部門歸屬等人事信息與通訊錄一致；行政終審：行政部匯總全公司通訊錄，檢查格式統(tǒng)一性、信息規(guī)范性后定稿。（五）發(fā)布與更新發(fā)布渠道：通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、釘釘/企業(yè)通訊錄）、共享文件夾（如企業(yè)網(wǎng)盤）或公告欄發(fā)布最新版本；更新頻率：每月固定5日前完成上月人員變動信息的更新與發(fā)布；若遇大規(guī)模組織調(diào)整，需在調(diào)整后3個工作日內(nèi)完成更新。三、企業(yè)通訊錄標準模板序號部門姓名職位辦公地點分機號緊急聯(lián)絡人緊急聯(lián)絡人關系備注（如輪崗情況）1總經(jīng)理辦公室*明總經(jīng)理總部A棟10樓1001*華（配偶）配偶每周二上午外勤2人力資源部*芳部門經(jīng)理總部A棟5樓2001*強（父親）父親負責招聘模塊3技術研發(fā)中心*磊高級工程師總部B棟3樓3005*敏（同事）同事（項目組長）主導項目開發(fā)4市場部*婷市場專員總部B棟2樓4002*宇（丈夫）丈夫兼華北區(qū)業(yè)務5財務部*剛出納總部A棟6樓5003*麗（母親）母親每月15日報賬日………四、使用注意事項與管理要求（一）信息準確性管理員工個人信息發(fā)生變更（如職位調(diào)整、分機號更換、緊急聯(lián)絡人更新）時，需在變動后2個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)提交更新申請，經(jīng)部門負責人審批后由行政部同步至通訊錄；禁止在通訊錄中填寫個人手機號、家庭住址等非必要隱私信息，緊急聯(lián)絡人僅限填寫1人，且需提前獲得員工本人授權。（二）權限與保密通訊錄僅限企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查詢使用，嚴禁向外部無關人員泄露；涉密部門（如戰(zhàn)略部、法務部）的員工聯(lián)絡信息可通過權限設置僅對授權人員開放，標注“涉密，內(nèi)部限查”。（三）格式與規(guī)范所有信息需使用簡體中文填寫，避免特殊字符（如★、☆等）；“備注”欄僅用于填寫非固定信息（如輪崗情況、外勤安排等），禁止填寫與工作無關內(nèi)容。（四）版本控制通訊錄每次更新后需標注版本號（如V20240501）及更新日期，便于員工識別最新版本；舊版本通訊錄在發(fā)布新版本后自動廢止，行政部需在共享文件夾中保留最近3個版本以備追溯。（五）問題反饋員工