采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化模板供應(yīng)商選擇與合同管理指南一、適用工作場(chǎng)景說(shuō)明本指南適用于企業(yè)各類采購(gòu)活動(dòng)中供應(yīng)商的選擇與合同管理全流程，涵蓋但不限于：常規(guī)采購(gòu)場(chǎng)景：生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備采購(gòu)等標(biāo)準(zhǔn)化需求；項(xiàng)目采購(gòu)場(chǎng)景：工程建設(shè)、研發(fā)外包、服務(wù)采購(gòu)等非標(biāo)準(zhǔn)化需求；新供應(yīng)商引入場(chǎng)景：首次合作供應(yīng)商的資質(zhì)審核與評(píng)估；跨部門(mén)協(xié)同場(chǎng)景：采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)在供應(yīng)商選擇與合同管理中的協(xié)同操作。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、效率性與風(fēng)險(xiǎn)可控性，同時(shí)為采購(gòu)團(tuán)隊(duì)提供清晰的操作指引。二、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求確認(rèn)與采購(gòu)計(jì)劃制定操作目標(biāo)：明確采購(gòu)需求邊界，為供應(yīng)商選擇提供依據(jù)。操作步驟：需求部門(mén)發(fā)起：需求部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)“配套工具模板”），明確采購(gòu)標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額等核心信息，部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批通過(guò)后提交至采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)審核：采購(gòu)部門(mén)對(duì)需求合理性（如預(yù)算是否符合公司規(guī)定、技術(shù)參數(shù)是否清晰）進(jìn)行審核，必要時(shí)與需求部門(mén)溝通優(yōu)化需求內(nèi)容。制定采購(gòu)計(jì)劃：審核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)結(jié)合采購(gòu)標(biāo)的金額、緊急程度、市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等），報(bào)采購(gòu)經(jīng)理*審批。（二）供應(yīng)商尋源與信息收集操作目標(biāo)：獲取潛在供應(yīng)商資源，建立候選供應(yīng)商池。操作步驟：尋源渠道選擇：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)以下渠道收集供應(yīng)商信息：公開(kāi)渠道：行業(yè)展會(huì)、專業(yè)招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商庫(kù)（企業(yè)已有合格供應(yīng)商名錄）；主動(dòng)尋源：市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦、同行企業(yè)引薦（需保證合規(guī)性）；供應(yīng)商自薦：接收供應(yīng)商主動(dòng)提交的資質(zhì)文件（需納入統(tǒng)一審核流程）。供應(yīng)商信息登記：對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合基本要求的供應(yīng)商（如無(wú)相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、過(guò)往合作存在重大不良記錄等），填寫(xiě)《潛在供應(yīng)商信息登記表》，記錄供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、主營(yíng)業(yè)務(wù)、核心產(chǎn)品/服務(wù)、合作案例等基本信息。（三）供應(yīng)商資格預(yù)審操作目標(biāo)：驗(yàn)證供應(yīng)商的基本資質(zhì)與履約能力，排除不合格候選人。操作步驟：發(fā)布資格預(yù)審?fù)ㄖ合蚍铣醪胶Y選條件的潛在供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資格預(yù)審?fù)ㄖ獣?shū)》，明確預(yù)審要求、需提交的材料清單（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)、ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證、財(cái)務(wù)報(bào)表、類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明等）及截止時(shí)間。材料審核與現(xiàn)場(chǎng)考察：材料審核：采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合需求部門(mén)、法務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查文件真實(shí)性、有效性及與采購(gòu)需求的匹配度（如行業(yè)資質(zhì)等級(jí)、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可范圍等）；現(xiàn)場(chǎng)考察（必要時(shí)）：對(duì)金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，組織考察小組（含采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量人員）對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、技術(shù)能力、質(zhì)量管控體系、交付能力等進(jìn)行實(shí)地考察，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》。確定合格供應(yīng)商名單：根據(jù)審核與考察結(jié)果，篩選出符合資格要求的供應(yīng)商，形成《合格供應(yīng)商名錄》，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理*審批后作為后續(xù)評(píng)估對(duì)象。（四）供應(yīng)商評(píng)估與選擇操作目標(biāo)：通過(guò)量化評(píng)分與綜合評(píng)議，確定最優(yōu)候選供應(yīng)商。操作步驟：制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的特性，制定《供應(yīng)商評(píng)估打分表》（模板見(jiàn)“配套工具模板”），明確評(píng)估維度（如資質(zhì)能力、報(bào)價(jià)、業(yè)績(jī)、服務(wù)、履約能力等）及各維度權(quán)重（如資質(zhì)能力占20%、報(bào)價(jià)占30%、業(yè)績(jī)占25%、服務(wù)占15%、履約能力占10%等），保證評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)客觀、可量化。組織評(píng)估會(huì)議：由采購(gòu)部門(mén)牽頭，邀請(qǐng)需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)組成評(píng)估小組，對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行逐一打分。供應(yīng)商需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)陳述（或提交書(shū)面說(shuō)明），內(nèi)容包括企業(yè)概況、技術(shù)方案、報(bào)價(jià)明細(xì)、服務(wù)承諾等。確定候選供應(yīng)商：匯總評(píng)估小組打分結(jié)果，計(jì)算綜合得分，按得分高低排序，推薦1-3家候選供應(yīng)商。若單一來(lái)源采購(gòu)或緊急采購(gòu)，需說(shuō)明推薦理由并附專項(xiàng)說(shuō)明。審批與公示：候選供應(yīng)商名單報(bào)采購(gòu)總監(jiān)*審批，審批通過(guò)后，在公司內(nèi)部或指定平臺(tái)進(jìn)行公示（公示期不少于3個(gè)工作日），公示無(wú)異議后進(jìn)入合同談判階段。（五）商務(wù)談判與供應(yīng)商確定操作目標(biāo)：明確合作細(xì)節(jié)，達(dá)成一致意見(jiàn)并確定最終供應(yīng)商。操作步驟：談判準(zhǔn)備：采購(gòu)部門(mén)整理候選供應(yīng)商的評(píng)估報(bào)告、報(bào)價(jià)文件及需求部門(mén)的技術(shù)要求，制定談判方案，明確談判目標(biāo)、底線及分工。組織商務(wù)談判：與候選供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，形成《談判紀(jì)要》，記錄雙方達(dá)成一致及未達(dá)成一致的內(nèi)容。確定最終供應(yīng)商：綜合談判結(jié)果與評(píng)估得分，確定最終合作供應(yīng)商，簽訂《供應(yīng)商合作意向書(shū)》（非必需，可根據(jù)采購(gòu)金額決定），報(bào)采購(gòu)總監(jiān)*審批后正式通知供應(yīng)商。三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同起草操作目標(biāo)：基于談判結(jié)果，擬定內(nèi)容完整、條款合規(guī)的采購(gòu)合同。操作步驟：模板選擇：根據(jù)采購(gòu)標(biāo)的類型（如物料采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)），選擇對(duì)應(yīng)的《采購(gòu)合同模板》（模板見(jiàn)“配套工具模板”），模板需包含以下核心條款：合同主體信息、采購(gòu)標(biāo)的詳情、數(shù)量與價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收方法、交付時(shí)間與地點(diǎn)、付款方式與條件、違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決方式、合同生效條件等。內(nèi)容填充：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果及《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，填寫(xiě)合同模板中的具體條款，重點(diǎn)核對(duì)：標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與需求一致；價(jià)格（含是否含稅、運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)等附加費(fèi)用）及付款節(jié)點(diǎn)是否明確；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)）及驗(yàn)收流程是否具體；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)的賠償標(biāo)準(zhǔn)）是否量化。內(nèi)部審核：合同起草完成后，采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行自審，確認(rèn)無(wú)遺漏或矛盾后，提交至法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)依次審核：法務(wù)部門(mén)審核條款合規(guī)性（如法律效力、爭(zhēng)議解決約定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等）；財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款條款與財(cái)務(wù)制度是否一致（如發(fā)票類型、付款流程、資金安排等）；需求部門(mén)審核技術(shù)條款與采購(gòu)需求的匹配度。（二）合同審批與簽署操作目標(biāo)：保證合同審批流程合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)。操作步驟：審批流程發(fā)起：采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)審核意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行修訂完善后，通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程發(fā)起合同審批，審批層級(jí)根據(jù)合同金額確定（如10萬(wàn)元以下由采購(gòu)經(jīng)理審批，10萬(wàn)-50萬(wàn)元由采購(gòu)總監(jiān)審批，50萬(wàn)元以上由總經(jīng)理*審批）。用印與簽署：審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系供應(yīng)商，雙方在合同文本上簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章或公章，供應(yīng)商需加蓋公章或合同章）。若為電子合同，需通過(guò)合法電子簽名平臺(tái)簽署，保證法律效力。合同分發(fā)與歸檔：簽署完成后，采購(gòu)部門(mén)復(fù)印合同正本（至少3份，分別由采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)保存），并將電子版錄入合同管理系統(tǒng)，注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、合同金額、生效日期等信息，保證可追溯。（三）合同履行監(jiān)控操作目標(biāo)：跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)覺(jué)并解決履約問(wèn)題。操作步驟：交付與驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交付標(biāo)的物，采購(gòu)部門(mén)聯(lián)合需求部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)與質(zhì)量檢驗(yàn)，填寫(xiě)《到貨驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）；若驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，明確處理方案（如退換貨、折扣賠償?shù)龋?，并形成?shū)面記錄。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的付款條件（如驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付），在收到供應(yīng)商開(kāi)具的合規(guī)發(fā)票后，辦理付款手續(xù)，同步更新合同付款狀態(tài)。履約跟蹤：采購(gòu)部門(mén)定期（如每月）對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，記錄供應(yīng)商的交付及時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等指標(biāo)，形成《合同履行跟蹤表》，對(duì)異常情況（如延遲交付、質(zhì)量波動(dòng)）及時(shí)預(yù)警并協(xié)調(diào)解決。（四）合同變更與終止操作目標(biāo)：規(guī)范合同變更與終止流程，降低履約風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：合同變更：因需求變更、市場(chǎng)環(huán)境變化等原因需變更合同時(shí)由需求部門(mén)或采購(gòu)部門(mén)提出《合同變更申請(qǐng)》，說(shuō)明變更內(nèi)容、原因及影響；雙方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的條款（如數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等），并履行與原合同相同的審批流程；變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同終止：出現(xiàn)法定或約定終止情形（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行等），需由采購(gòu)部門(mén)提交《合同終止申請(qǐng)》，附相關(guān)證明材料（如違約通知函、不可抗力證明等），報(bào)審批層級(jí)審核；終止合同前，雙方需結(jié)清款項(xiàng)、處理善后事宜（如退還未交付標(biāo)的物、賠償損失等），簽訂《合同終止協(xié)議》，明確終止后的權(quán)利義務(wù)。（五）合同歸檔與復(fù)盤(pán)操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)持續(xù)優(yōu)化。操作步驟：合同歸檔：采購(gòu)部門(mén)在合同履行結(jié)束后（或終止后），將合同正本、審批文件、變更協(xié)議、驗(yàn)收單、付款憑證、溝通記錄等資料整理成冊(cè)，編號(hào)歸檔，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。履約復(fù)盤(pán)：每季度或每年度，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)已履行完畢的合同進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析供應(yīng)商履約表現(xiàn)、合同條款合理性、流程執(zhí)行效率等，形成《合同管理復(fù)盤(pán)報(bào)告》，針對(duì)問(wèn)題提出改進(jìn)措施（如優(yōu)化評(píng)估指標(biāo)、完善合同模板等），持續(xù)提升采購(gòu)管理水平。四、配套工具模板清單（一）《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》序號(hào)采購(gòu)標(biāo)的名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量交付時(shí)間質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算金額（元）需求部門(mén)申請(qǐng)人*審批人*備注1（二）《供應(yīng)商資格預(yù)審表》供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)資本（元）主營(yíng)業(yè)務(wù)相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001、行業(yè)許可證等）類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)（近3年）審核結(jié)果（通過(guò)/不通過(guò)）審核人*審核日期（三）《供應(yīng)商評(píng)估打分表》供應(yīng)商名稱評(píng)估維度（權(quán)重）資質(zhì)能力（20%）報(bào)價(jià)（30%）業(yè)績(jī)（25%）服務(wù)（15%）履約能力（10%）綜合得分排名評(píng)估人*評(píng)估日期（四）《采購(gòu)合同審批表》合同編號(hào)供應(yīng)商名稱合同名稱合同金額（元）合同期限采購(gòu)部門(mén)起草人*法務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)需求部門(mén)審核意見(jiàn)最終審批人*審批日期（五）《合同履行跟蹤表》合同編號(hào)供應(yīng)商名稱標(biāo)的物名稱計(jì)劃交付時(shí)間實(shí)際交付時(shí)間驗(yàn)收結(jié)果付款狀態(tài)履約異常情況（如有）處理結(jié)果跟蹤人*跟蹤日期五、關(guān)鍵實(shí)施要點(diǎn)提示（一）合規(guī)性優(yōu)先供應(yīng)商選擇與合同管理需嚴(yán)格遵守《_________采購(gòu)法》《_________民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁設(shè)置歧視性條款或傾向特定供應(yīng)商；采購(gòu)方式需符合企業(yè)內(nèi)部制度及監(jiān)管要求，如公開(kāi)招標(biāo)金額達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須通過(guò)招標(biāo)平臺(tái)進(jìn)行，保證流程公開(kāi)透明。（二）信息保密與風(fēng)險(xiǎn)隔離供應(yīng)商評(píng)估過(guò)程中的商業(yè)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等敏感信息，僅限參與評(píng)估的人員知悉，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露；采購(gòu)人員與供應(yīng)商接觸時(shí)需遵守廉潔自律規(guī)定，避免利益沖突，必要時(shí)簽訂《廉潔承諾書(shū)》。（三）跨部門(mén)協(xié)同機(jī)制建立采購(gòu)、需求、技