會(huì)議室預(yù)定及管理使用指南模板一、指南概述本指南旨在規(guī)范會(huì)議室的預(yù)定、使用及管理工作，保證會(huì)議室資源得到合理高效利用，為各類會(huì)議提供穩(wěn)定、有序的環(huán)境支持。適用于公司內(nèi)部各部門、團(tuán)隊(duì)及員工在開展會(huì)議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)時(shí)的會(huì)議室使用場(chǎng)景。二、適用范圍（一）日常會(huì)議場(chǎng)景部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、周/月度工作總結(jié)會(huì)等常規(guī)工作會(huì)議。（二）專項(xiàng)活動(dòng)場(chǎng)景培訓(xùn)講座、客戶接待、跨部門協(xié)作研討會(huì)、小型發(fā)布會(huì)等非但定期專項(xiàng)活動(dòng)。（三）臨時(shí)需求場(chǎng)景突發(fā)性討論、緊急工作對(duì)接、臨時(shí)面試等需臨時(shí)使用會(huì)議室的場(chǎng)景。三、操作流程詳解（一）預(yù)定前準(zhǔn)備明確會(huì)議需求確定會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間、是否需重復(fù)預(yù)定）、參會(huì)人數(shù)（選擇對(duì)應(yīng)容量的會(huì)議室）、會(huì)議類型（如是否需要投影儀、視頻會(huì)議設(shè)備、白板等）。提前查詢會(huì)議室可用狀態(tài)：通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)定系統(tǒng)（或行政部登記表）查看目標(biāo)時(shí)段內(nèi)會(huì)議室是否空閑，避免沖突。確認(rèn)會(huì)議室規(guī)格根據(jù)參會(huì)人數(shù)選擇合適會(huì)議室（如10人以下選小型會(huì)議室，10-30人選中型，30人以上選大型會(huì)議室或多功能廳）。確認(rèn)會(huì)議室設(shè)備是否滿足需求（如是否有投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議終端、空調(diào)、電源插座等），如有特殊設(shè)備需求（如翻頁(yè)器、音響），需提前向行政部申請(qǐng)。（二）會(huì)議室預(yù)定操作提交預(yù)定申請(qǐng)通過(guò)公司內(nèi)部預(yù)定系統(tǒng)填寫《會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表》（模板見第四部分），或至行政部填寫紙質(zhì)登記表，保證信息完整：申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式；會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間（年/月/日上/下午具體起止時(shí)間）；參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、白板、視頻會(huì)議設(shè)備等）；特殊需求（如是否需要布置桌椅、提供飲用水等）。審批與確認(rèn)常規(guī)會(huì)議：申請(qǐng)人提交申請(qǐng)后，由部門負(fù)責(zé)人審批通過(guò)即可生效。大型活動(dòng)/重要接待：需額外報(bào)請(qǐng)行政部負(fù)責(zé)人審批，確認(rèn)會(huì)議室資源及設(shè)備支持。預(yù)定成功后，系統(tǒng)（或行政部）將通過(guò)內(nèi)部消息/郵件發(fā)送確認(rèn)通知，申請(qǐng)人需保存確認(rèn)信息，以便會(huì)議當(dāng)天核對(duì)。（三）預(yù)定后管理變更與取消若需變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或參會(huì)人數(shù)，需至少提前2小時(shí)通過(guò)預(yù)定系統(tǒng)或聯(lián)系行政部修改，保證通知到已預(yù)定的參會(huì)人員。若會(huì)議取消，需在預(yù)定時(shí)間前至少1小時(shí)通過(guò)預(yù)定系統(tǒng)取消申請(qǐng)或聯(lián)系行政部釋放會(huì)議室資源，避免空置浪費(fèi)。會(huì)議當(dāng)天準(zhǔn)備申請(qǐng)人需提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行（如投影儀開關(guān)、網(wǎng)絡(luò)連接、麥克風(fēng)電量等），如遇設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部維修（或通過(guò)系統(tǒng)報(bào)修），保證會(huì)議按時(shí)開始。根據(jù)會(huì)議需求調(diào)整桌椅布局（如U型、會(huì)議式、課桌式等），如需特殊布置（如擺放席卡、資料），需提前與行政部溝通落實(shí)。（四）會(huì)議使用規(guī)范按時(shí)開始與結(jié)束會(huì)議需在預(yù)定時(shí)間內(nèi)開始，避免提前占用或超時(shí)使用；如需延長(zhǎng)使用，需在原預(yù)定結(jié)束時(shí)間前30分鐘至行政部申請(qǐng)續(xù)用，確認(rèn)后續(xù)無(wú)其他預(yù)定后方可延長(zhǎng)。設(shè)備與衛(wèi)生維護(hù)會(huì)議期間，愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備（如規(guī)范使用投影儀、避免在桌面上隨意刻畫、移動(dòng)桌椅時(shí)避免碰撞設(shè)備），設(shè)備使用后關(guān)閉電源（投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等）。會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需組織參會(huì)人員清理會(huì)議室：帶走個(gè)人物品及垃圾，將桌椅恢復(fù)原位，關(guān)閉所有設(shè)備電源及燈光，保證會(huì)議室整潔有序。四、會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表模板項(xiàng)目填寫內(nèi)容申請(qǐng)人姓名*所屬部門聯(lián)系方式會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間年月日上/下午：至：參會(huì)人數(shù)會(huì)議室需求□小型（≤10人）□中型（11-30人）□大型（＞30人）□多功能廳所需設(shè)備□投影儀□視頻會(huì)議設(shè)備□白板□麥克風(fēng)□音響□其他：特殊需求（如桌椅布局、飲用水、席卡等）審批人（部門）行政部確認(rèn)□已確認(rèn)□設(shè)備需調(diào)試□需調(diào)整布置□不通過(guò)（原因：）備注五、重要注意事項(xiàng)（一）預(yù)定規(guī)則會(huì)議室預(yù)定遵循“先到先得、提前申請(qǐng)”原則，最早可提前7天預(yù)定，當(dāng)天會(huì)議需在當(dāng)天8:00前完成預(yù)定。禁止非申請(qǐng)人私自占用已預(yù)定會(huì)議室，如遇沖突，以行政部協(xié)調(diào)結(jié)果為準(zhǔn)。（二）設(shè)備使用安全嚴(yán)禁私自拆卸、挪用會(huì)議室設(shè)備，如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需照價(jià)賠償并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。使用視頻會(huì)議設(shè)備時(shí)，需提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)連接，保證會(huì)議順利進(jìn)行。（三）緊急情況處理會(huì)議期間如遇突發(fā)故障（如斷電、設(shè)備損壞），立即聯(lián)系行政部（XXX-XXXXXXX，內(nèi)部短號(hào)XXX），由行政部協(xié)調(diào)解決。如需臨時(shí)使用會(huì)議室但無(wú)預(yù)定，可至行政部咨詢當(dāng)日空閑時(shí)段，在無(wú)沖突情況下予以安排。（四）衛(wèi)生與紀(jì)律禁止在會(huì)議室吸煙、飲食（特殊情況需提前申請(qǐng)并清理現(xiàn)場(chǎng)），保持