文化傳媒公司合同管理規(guī)范為規(guī)范公司合同管理流程，防范法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益與業(yè)務(wù)有序開展，結(jié)合文化傳媒行業(yè)“內(nèi)容創(chuàng)作、版權(quán)交易、多方協(xié)作”的業(yè)務(wù)特性，特制定本合同管理規(guī)范，適用于公司及下屬單位在影視制作、廣告策劃、藝人經(jīng)紀(jì)、版權(quán)運營等業(yè)務(wù)中涉及的各類合同行為。一、管理原則與職責(zé)分工（一）管理原則以合法合規(guī)為底線，確保合同內(nèi)容及履行符合《民法典》《著作權(quán)法》《廣告法》等法律法規(guī)；以權(quán)責(zé)清晰為核心，明確各部門在合同全周期的管理責(zé)任；以風(fēng)險可控為目標(biāo)，通過事前審查、事中跟蹤、事后復(fù)盤降低法律與商業(yè)風(fēng)險；以效率協(xié)同為導(dǎo)向，平衡合規(guī)要求與業(yè)務(wù)推進(jìn)節(jié)奏，避免過度流程化影響合作效率。（二）職責(zé)分工法務(wù)部：牽頭合同管理制度建設(shè)，負(fù)責(zé)合同合法性審核、法律風(fēng)險評估、爭議解決指導(dǎo)，定期開展合同合規(guī)培訓(xùn)。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同需求發(fā)起、合作方初步篩選、合同履行跟蹤及反饋，確保業(yè)務(wù)需求與合同條款邏輯一致。財務(wù)部：依據(jù)合同約定審核款項支付節(jié)點、發(fā)票合規(guī)性，配合法務(wù)部開展履約資金風(fēng)險評估。行政部：統(tǒng)籌合同檔案的分類保管、借閱登記，確保合同原件及電子檔安全存儲。二、合同訂立：從主體篩選到條款合規(guī)（一）合作方主體審查文化傳媒行業(yè)合作方類型多元（藝人工作室、版權(quán)方、影視制作公司、媒體平臺等），需重點核查：企業(yè)類主體：查驗營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍含對應(yīng)業(yè)務(wù)）、資質(zhì)證書（如影視制作需《廣播電視節(jié)目制作經(jīng)營許可證》）、既往合作信譽（可通過行業(yè)口碑調(diào)研）。個人類主體（如藝人、創(chuàng)作者）：核查身份證明、經(jīng)紀(jì)約/授權(quán)書（確保簽約主體有權(quán)處置肖像權(quán)、表演權(quán)等）；特殊領(lǐng)域（如未成年人參演）需補充法定監(jiān)護(hù)人同意書。（二）合同內(nèi)容針對性規(guī)范結(jié)合業(yè)務(wù)場景細(xì)化條款要求：影視制作合同：明確劇本版權(quán)歸屬（原創(chuàng)/改編）、成片著作權(quán)分配（出品方、制作方、導(dǎo)演/編劇署名權(quán)）、衍生開發(fā)權(quán)（周邊、IP授權(quán)）；約定拍攝周期、不可抗力（如疫情、政策調(diào)整）對工期的影響及責(zé)任劃分。廣告策劃合同：嚴(yán)格規(guī)避《廣告法》禁用詞匯，明確廣告內(nèi)容審核流程（客戶確認(rèn)+法務(wù)終審）；約定虛假宣傳、內(nèi)容違規(guī)的違約責(zé)任（含品牌聲譽損失賠償）。藝人經(jīng)紀(jì)合同：細(xì)化肖像權(quán)使用范圍（平面、視頻、線上線下場景）、演藝活動排他性（避免同類型競品代言沖突）、負(fù)面輿情處理責(zé)任（如藝人違法失德導(dǎo)致合同解除的賠償機(jī)制）。（三）合同起草與審核流程1.起草要求：業(yè)務(wù)部門基于合作意向起草合同，需附《合作背景說明》（含合作方訴求、風(fēng)險點預(yù)判）；涉及版權(quán)、大額資金的合同，法務(wù)部可提供《合同模板庫》（如影視版權(quán)交易模板、藝人經(jīng)紀(jì)模板）供參考。2.審核節(jié)點：業(yè)務(wù)部門內(nèi)部初審（確認(rèn)條款與業(yè)務(wù)需求一致）；法務(wù)部合規(guī)審核（重點排查“霸王條款”“無效條款”，如約定“最終解釋權(quán)歸甲方”需修正）；重大合同（金額較高或涉及核心IP）需提交總經(jīng)理辦公會審議，必要時外聘律師出具法律意見書。三、合同履行：跟蹤、變更與爭議處理（一）履約全流程跟蹤業(yè)務(wù)部門需建立《合同履約臺賬》，記錄關(guān)鍵節(jié)點：款項支付：對照合同約定的“預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款”節(jié)點，提前3個工作日向財務(wù)部提交支付申請，附履約證明（如劇本交付確認(rèn)單、拍攝進(jìn)度報告）。權(quán)利交付：如版權(quán)方需交付劇本電子版、母帶，需由接收方簽署《交付確認(rèn)書》；藝人需配合完成的宣傳活動，需留存活動照片、視頻作為履約憑證。（二）變更與解除的合規(guī)操作若因政策調(diào)整（如影視題材審核新規(guī)）、市場變化需變更合同，需：1.業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商變更方案，形成《變更意向書》；2.法務(wù)部審核變更條款的合法性（如工期延長是否導(dǎo)致費用追加的合理性）；3.雙方簽署書面《補充協(xié)議》，替換原合同對應(yīng)條款。若需解除合同（如合作方嚴(yán)重違約、項目被叫停），需：法務(wù)部出具《解約風(fēng)險評估報告》（含解約依據(jù)、賠償金額預(yù)估）；以書面形式（EMS快遞+郵件）向?qū)Ψ桨l(fā)送《解約通知書》，同步留存送達(dá)憑證。（三）爭議處理策略發(fā)現(xiàn)合作方違約（如拖欠款項、擅自使用版權(quán)），業(yè)務(wù)部門需：1.24小時內(nèi)收集證據(jù)（合同、溝通記錄、履約憑證、違約事實證明）；2.法務(wù)部評估“協(xié)商、仲裁、訴訟”的成本與收益：小額爭議（如廣告制作費拖欠）優(yōu)先協(xié)商，降低時間成本；核心版權(quán)糾紛、大額違約損失，可啟動仲裁（需合同約定仲裁條款）或訴訟，同步申請財產(chǎn)保全。四、合同檔案：分類保管與保密機(jī)制（一）歸檔要求原件管理：合同簽訂后5個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將原件移交行政部，附《合同歸檔清單》（含合同編號、合作方、金額、履行周期）。電子檔備份：行政部掃描合同原件，按“業(yè)務(wù)類型-年份-合作方”建立電子文件夾，存儲于公司加密服務(wù)器，定期（每月）備份至云端。（二）保管期限核心合同（如IP獨家授權(quán)、長期藝人經(jīng)紀(jì)）：永久保管；一般業(yè)務(wù)合同（如單次廣告策劃、短期拍攝服務(wù)）：保管至合同履行完畢后3年；爭議解決相關(guān)合同：保管至糾紛終結(jié)后5年。（三）查閱與保密內(nèi)部查閱：需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部審批；外部查閱：僅在訴訟、仲裁或政府監(jiān)管要求時提供，需法務(wù)部陪同并簽署《保密協(xié)議》；嚴(yán)禁泄露合同中的商業(yè)秘密（如藝人報價、版權(quán)分成比例）、個人隱私（如藝人住址）。五、風(fēng)險防控：從排查到應(yīng)急處理（一）定期風(fēng)險排查每季度末，法務(wù)部聯(lián)合業(yè)務(wù)部門開展“合同風(fēng)險掃描”：梳理存續(xù)合同的履行風(fēng)險（如合作方經(jīng)營異常、政策變化影響內(nèi)容合規(guī)）；形成《風(fēng)險排查報告》，提出整改建議（如替換高風(fēng)險合作方、調(diào)整合同條款）。（二）培訓(xùn)與考核培訓(xùn)機(jī)制：每半年組織1次合同管理培訓(xùn)，內(nèi)容含“新《著作權(quán)法》對版權(quán)交易的影響”“廣告合規(guī)案例解析”“藝人違約糾紛應(yīng)對”等，提升全員合規(guī)意識?？己藪煦^：將合同管理失誤（如因條款漏洞導(dǎo)致違約）納入部門KPI，與績效獎金、評優(yōu)資格關(guān)聯(lián)。（三）應(yīng)急預(yù)案針對突發(fā)風(fēng)險（如藝人負(fù)面輿情導(dǎo)致品牌解約、政策禁令叫停項目），法務(wù)部需：1.24小時內(nèi)啟動應(yīng)急響應(yīng)，評估法律后果（如賠償金額、商譽損失）；2.聯(lián)合業(yè)務(wù)部門制定應(yīng)對方案（如緊急替換藝人、調(diào)整項目內(nèi)容）；3.同步與合作方溝通，爭取減免違約責(zé)任（如疫情期間影視項目可援引“不可抗力”協(xié)商延期）。六、附