采購管理審批流程模板一、適用范圍與場(chǎng)景二、審批流程詳解需求提出與部門初審責(zé)任人：使用部門申請(qǐng)人、部門負(fù)責(zé)人操作說明：使用部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如辦公耗材補(bǔ)充、生產(chǎn)原料短缺、設(shè)備新增等），填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途及需求時(shí)間，并附《需求說明書》（如為非標(biāo)采購或大額采購）。部門負(fù)責(zé)人審核采購需求的必要性、合理性及與部門預(yù)算的匹配度，確認(rèn)無誤后在《采購申請(qǐng)表》“部門初審意見”欄簽字，并提交至采購部。輸出物：《采購申請(qǐng)表》（含部門初審意見）、《需求說明書》（如需）。采購申請(qǐng)接收與信息核對(duì)責(zé)任人：采購部專員操作說明：采購部接收使用部門提交的《采購申請(qǐng)表》，核對(duì)需求信息完整性（如是否填寫規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估價(jià)格等），對(duì)信息不全或模糊的，需在1個(gè)工作日內(nèi)退回使用部門補(bǔ)充完善。對(duì)信息完整的申請(qǐng)，根據(jù)采購物品類型（如常規(guī)辦公用品、生產(chǎn)原料、固定資產(chǎn)等）啟動(dòng)后續(xù)采購流程，同步在《采購跟蹤臺(tái)賬》中登記申請(qǐng)編號(hào)、申請(qǐng)部門、需求日期等信息。輸出物：《采購跟蹤臺(tái)賬》（更新版）。采購方案制定與供應(yīng)商匹配責(zé)任人：采購部專員、采購部經(jīng)理操作說明：常規(guī)采購：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公文具、標(biāo)準(zhǔn)件等），采購部從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選至少2家供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等，形成《比價(jià)分析報(bào)告》。特殊采購：對(duì)于非標(biāo)物品或大額采購（如單次采購金額超5萬元），需組織供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察或要求提供樣品，聯(lián)合使用部門進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，確定最終供應(yīng)商及采購方案。采購部經(jīng)理審核《比價(jià)分析報(bào)告》或采購方案，確認(rèn)合規(guī)性與合理性后，提交財(cái)務(wù)部復(fù)核。輸出物：《比價(jià)分析報(bào)告》（常規(guī)采購）、《采購方案》（特殊采購）。財(cái)務(wù)部門預(yù)算與資金復(fù)核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部專員、財(cái)務(wù)部經(jīng)理操作說明：財(cái)務(wù)部接收采購部提交的《采購申請(qǐng)表》及附件，核對(duì)采購項(xiàng)目是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否充足。對(duì)超預(yù)算采購，需使用部門提交《超預(yù)算說明》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因及必要性，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后，提交分管副總或總經(jīng)理審批。預(yù)算復(fù)核通過后，財(cái)務(wù)部確認(rèn)資金安排計(jì)劃，在《采購申請(qǐng)表》“財(cái)務(wù)復(fù)核意見”欄簽字，反饋至采購部。輸出物：《采購申請(qǐng)表》（含財(cái)務(wù)復(fù)核意見）、《超預(yù)算說明》（如需）。管理層審批（按金額分級(jí)）責(zé)任人：采購經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理操作說明：小額采購（單次金額≤1萬元）：由采購部經(jīng)理審批，確認(rèn)后進(jìn)入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。中額采購（1萬元＜單次金額≤5萬元）：由分管采購的副總審批，重點(diǎn)審核采購成本控制與供應(yīng)商選擇合理性。大額采購（單次金額＞5萬元）：需提交總經(jīng)理審批，必要時(shí)召開采購評(píng)審會(huì)，由采購部、財(cái)務(wù)部、使用部門聯(lián)合匯報(bào)，總經(jīng)理最終決策。審批通過后，管理層在《采購申請(qǐng)表》“管理層審批意見”欄簽字，審批流程進(jìn)入采購執(zhí)行階段。輸出物：《采購申請(qǐng)表》（含管理層審批意見）。采購訂單下達(dá)與合同簽訂責(zé)任人：采購部專員、法務(wù)部（如需）操作說明：采購部根據(jù)審批通過的采購方案，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。對(duì)于單次采購金額超2萬元或服務(wù)類采購，需與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，法務(wù)部對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，保證無法律風(fēng)險(xiǎn)?！恫少徲唵巍坊颉恫少徍贤沸杞?jīng)采購部經(jīng)理簽字蓋章后，正式發(fā)送供應(yīng)商，并同步抄送財(cái)務(wù)部與使用部門。輸出物：《采購訂單》、《采購合同》（如需）。物品驗(yàn)收與入庫管理責(zé)任人：使用部門驗(yàn)收人、倉庫管理員、采購部專員操作說明：到貨驗(yàn)收：供應(yīng)商送貨到指定地點(diǎn)后，使用部門與倉庫管理員共同驗(yàn)收，對(duì)照《采購訂單》核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（如需提供檢測(cè)報(bào)告），確認(rèn)無誤后在《驗(yàn)收單》上簽字；若發(fā)覺數(shù)量不符、質(zhì)量問題或延遲到貨，需在《驗(yàn)收單》注明異常情況，采購部在2個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退換貨、索賠等）。入庫登記：驗(yàn)收合格的物品，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物品編碼、存放位置等信息，并在庫存管理系統(tǒng)中更新庫存數(shù)據(jù)?！度霂靻巍沸柰椒答佒霖?cái)務(wù)部與采購部。輸出物：《驗(yàn)收單》、《入庫單》。付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算責(zé)任人：采購部專員、財(cái)務(wù)部專員、財(cái)務(wù)部經(jīng)理操作說明：采購部根據(jù)《采購訂單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式等信息，附相關(guān)證明材料（發(fā)票復(fù)印件、入庫單等）。財(cái)務(wù)部審核《付款申請(qǐng)表》與附件，確認(rèn)發(fā)票合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅率、金額是否與合同一致）、驗(yàn)收與入庫手續(xù)是否完備，無誤后安排付款。付款完成后，財(cái)務(wù)部在《付款申請(qǐng)表》“付款確認(rèn)”欄簽字，并將付款憑證反饋至采購部更新《采購跟蹤臺(tái)賬》。輸出物：《付款申請(qǐng)表》、《付款憑證》、《采購跟蹤臺(tái)賬》（更新版）。資料歸檔與流程閉環(huán)責(zé)任人：采購部專員、檔案管理員操作說明：采購部負(fù)責(zé)整理采購全流程資料，包括《采購申請(qǐng)表》《比價(jià)分析報(bào)告》《采購訂單》《采購合同》《驗(yàn)收單》《入庫單》《付款申請(qǐng)表》《發(fā)票》等，按“一單一檔”原則編號(hào)歸檔，保存期限不少于3年。檔案管理員定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行分類、編目、保管，保證資料可追溯、可查詢，采購流程至此閉環(huán)。輸出物：采購檔案（完整資料包）。三、采購申請(qǐng)審批表模板基本信息申請(qǐng)單號(hào)（由采購部按年度統(tǒng)一編制，如CG-2024-001）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購需求明細(xì)物品名稱規(guī)格型號(hào)審批流程部門初審意見負(fù)責(zé)人（簽字）：日期：年月日采購部審核意見經(jīng)理（簽字）：日期：年月日（附《比價(jià)分析報(bào)告》編號(hào)，如需）財(cái)務(wù)部復(fù)核意見經(jīng)理（簽字）：日期：年月日管理層審批意見□采購經(jīng)理（簽字）：日期：年月日（≤1萬元）□分管副總（簽字）：日期：年月日（1萬-5萬元）□總經(jīng)理（簽字）：日期：年月日（＞5萬元）執(zhí)行情況驗(yàn)收情況驗(yàn)收人（簽字）：日期：年月日（合格/不合格，異常說明：______）入庫單號(hào)（倉庫管理員填寫）付款狀態(tài)□未付款□部分付款□已付清（付款金額：______元，日期：______）實(shí)際采購總價(jià)元（與預(yù)估差異說明：______）備注四、關(guān)鍵事項(xiàng)提示審批時(shí)效性：各部門需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)物料短缺）可啟動(dòng)“綠色通道”，先電話溝通確認(rèn)，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書面審批手續(xù)。資料完整性：采購申請(qǐng)需附《需求說明書》（非標(biāo)采購或大額采購），付款時(shí)需提供發(fā)票、入庫單、驗(yàn)收單等完整憑證，避免因資料缺失導(dǎo)致審批延誤。金額準(zhǔn)確性：預(yù)估價(jià)格與實(shí)際采購價(jià)格差異超過10%時(shí)，需重新履行審批流程，保證成本控制有效性。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相