2026年交通設(shè)備公司智能會議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司智能會議室的預(yù)約、調(diào)度和使用管理，提高會議室使用效率和服務(wù)質(zhì)量，保障公司會議活動有序開展，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有智能會議室的預(yù)約申請、審核批準(zhǔn)、調(diào)度安排、使用管理等相關(guān)活動。第三條智能會議室管理遵循"統(tǒng)籌規(guī)劃、合理分配、高效利用、公平公正"的原則，優(yōu)先保障公司重要會議和活動的使用需求。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條公司行政部門是智能會議室管理的歸口部門，具體職責(zé)如下：負(fù)責(zé)制定和完善智能會議室管理相關(guān)制度和流程；負(fù)責(zé)會議室的日常維護(hù)、設(shè)備檢修和環(huán)境管理；負(fù)責(zé)會議室預(yù)約申請的審核、調(diào)度安排和使用監(jiān)督；負(fù)責(zé)會議室使用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析和管理優(yōu)化。第五條各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門會議室預(yù)約申請的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)工作，確保本部門預(yù)約申請的真實(shí)性、合理性和規(guī)范性。第三章預(yù)約管理第六條會議室預(yù)約實(shí)行提前申請制度，申請人應(yīng)至少提前[XX]個工作日通過公司指定的預(yù)約系統(tǒng)提交預(yù)約申請。第七條預(yù)約申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議時間、會議地點(diǎn)、會議人數(shù)、會議內(nèi)容、所需設(shè)備和服務(wù)等。第八條行政部門收到預(yù)約申請后，應(yīng)在[XX]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過的，予以確認(rèn)并安排會議室；審核不通過的，應(yīng)及時通知申請人并說明理由。第九條同一會議室在同一時間段內(nèi)只能接受一次預(yù)約申請。如遇預(yù)約沖突，行政部門應(yīng)按照"先申請先安排、重要會議優(yōu)先安排"的原則進(jìn)行協(xié)調(diào)。第十條會議室預(yù)約成功后，申請人如需變更會議時間或取消預(yù)約，應(yīng)至少提前[XX]個工作日通過預(yù)約系統(tǒng)提交變更或取消申請，并經(jīng)行政部門審核確認(rèn)。第四章調(diào)度管理第十一條行政部門應(yīng)根據(jù)會議室的容量、設(shè)備配置和使用需求，合理制定會議室調(diào)度計劃，確保會議室資源得到充分利用。第十二條會議室調(diào)度應(yīng)遵循以下原則：優(yōu)先保障公司重要會議和活動的使用需求；兼顧各部門的使用需求，避免會議室資源閑置；根據(jù)會議規(guī)模和內(nèi)容合理安排會議室，提高會議室使用效率。第十三條行政部門應(yīng)建立會議室調(diào)度臺賬，對會議室的使用情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤和管理。調(diào)度臺賬應(yīng)包括會議室名稱、使用日期、使用時間、使用部門、會議名稱、會議人數(shù)等信息。第十四條如遇特殊情況需要臨時調(diào)整會議室調(diào)度計劃，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并做好協(xié)調(diào)工作。第五章使用管理第十五條會議室使用人應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時間使用會議室，不得擅自延長使用時間。如確需延長，應(yīng)提前向行政部門申請并經(jīng)批準(zhǔn)。第十六條會議室使用人應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備和設(shè)施，保持會議室環(huán)境整潔。使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或其他問題，應(yīng)及時通知行政部門處理。第十七條會議室使用人應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，不得在會議室進(jìn)行與會議無關(guān)的活動，不得損壞會議室設(shè)備和設(shè)施，不得影響其他部門的正常工作。第十八條會議室使用完畢后，使用人應(yīng)及時清理會議室，關(guān)閉電源、空調(diào)、門窗等，確保會議室安全。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第十九條行政部門應(yīng)定期對會議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。第二十條對違反本制度規(guī)定，擅自占用會議室、損壞會議室設(shè)備和設(shè)施、影響會議室正常使用的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、通報批評、經(jīng)濟(jì)處罰等處理。第二十一條行政部門工作人員在會議室管理工作中應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格審核預(yù)約申請，合理安排會議室調(diào)度。對工