2026年金屬制品公司現(xiàn)場安裝差旅報銷管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司現(xiàn)場安裝人員差旅活動與費用報銷管理，明確差旅報銷標準、流程與責任，控制差旅成本，保障現(xiàn)場安裝工作高效開展，確保費用報銷合法合規(guī)、真實準確，維護公司財務(wù)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司因客戶現(xiàn)場安裝金屬制品（如工業(yè)金屬構(gòu)件、定制金屬設(shè)備、金屬框架結(jié)構(gòu)等）而產(chǎn)生差旅活動的所有人員，包括安裝工程師、技術(shù)支持人員、現(xiàn)場負責人等，覆蓋差旅申請、行程安排、費用墊付、報銷申請、審核支付全流程，涉及安裝部、財務(wù)部、行政部、人力資源部等相關(guān)部門。（三）基本原則必要合理原則：差旅活動需與現(xiàn)場安裝工作直接相關(guān)，確因客戶需求或工作安排必須開展；差旅費用需真實、合理，符合公司標準，避免不必要支出或超額消費。標準統(tǒng)一原則：明確統(tǒng)一的差旅費用報銷標準（如交通、住宿、餐飲補貼標準），按人員崗位、出差區(qū)域劃分檔次，確保同類人員、同類場景下報銷標準一致，避免差異過大。流程規(guī)范原則：建立“申請-審批-執(zhí)行-報銷-審核-支付”的全流程規(guī)范，每個環(huán)節(jié)設(shè)置明確操作要求與責任主體，確保流程可追溯、無漏洞。憑證合規(guī)原則：差旅報銷需提供合法、有效的原始憑證（如發(fā)票、行程單、住宿清單），憑證信息需與差旅實際情況一致，嚴禁偽造、變造憑證或虛報費用。及時報銷原則：現(xiàn)場安裝人員需在差旅結(jié)束后規(guī)定時限內(nèi)提交報銷申請，財務(wù)部需在審核通過后及時支付報銷款項，避免報銷拖延影響員工工作積極性。二、差旅報銷范圍與標準（一）報銷范圍差旅報銷范圍包括現(xiàn)場安裝人員因出差產(chǎn)生的以下費用：交通費用：包括往返出差目的地的長途交通費用（如火車、高鐵、飛機、長途汽車費用），以及出差期間在目的地市內(nèi)的交通費用（如出租車、網(wǎng)約車、公交車、地鐵費用）。住宿費用：出差期間在目的地住宿產(chǎn)生的酒店、賓館費用（不含個人消費項目，如房間迷你吧、洗衣服務(wù)等）。餐飲補貼：出差期間的日常餐飲費用補貼（按出差天數(shù)計算，已包含在客戶提供餐飲或公司統(tǒng)一安排餐飲的，不再重復(fù)補貼）。其他費用：因現(xiàn)場安裝工作特殊需求產(chǎn)生的必要費用（如出差期間的行李托運費、安裝工具臨時倉儲費、夜間加班餐費），需單獨申請并提供相關(guān)證明。（二）報銷標準根據(jù)出差人員崗位等級與出差區(qū)域（按經(jīng)濟發(fā)展水平劃分為一類區(qū)域、二類區(qū)域、三類區(qū)域），制定以下報銷標準：交通費用標準：長途交通：安裝負責人（如現(xiàn)場項目經(jīng)理）出差，單程行程超過800公里可選擇高鐵二等座或飛機經(jīng)濟艙，800公里以內(nèi)選擇火車硬臥或高鐵二等座；安裝工程師、技術(shù)支持人員出差，單程行程超過1000公里可選擇高鐵二等座，1000公里以內(nèi)選擇火車硬臥或高鐵二等座；特殊情況（如客戶緊急要求、安裝任務(wù)緊急）需升級交通方式（如飛機商務(wù)艙、高鐵一等座）的，需經(jīng)安裝部負責人與財務(wù)部負責人共同審批。市內(nèi)交通：一類區(qū)域（如直轄市、省會城市、經(jīng)濟特區(qū)）每日市內(nèi)交通補貼上限為80元，二類區(qū)域（如地級市）每日上限為60元，三類區(qū)域（如縣級市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)）每日上限為40元；市內(nèi)交通費用可憑發(fā)票實報實銷（不超過當日補貼上限），也可選擇按日領(lǐng)取固定補貼（無需提供發(fā)票），二選一且不可疊加。住宿費用標準：安裝負責人出差，一類區(qū)域每日住宿費用上限為350元，二類區(qū)域為300元，三類區(qū)域為250元；安裝工程師、技術(shù)支持人員出差，一類區(qū)域每日上限為300元，二類區(qū)域為250元，三類區(qū)域為200元。住宿需選擇正規(guī)酒店、賓館，優(yōu)先選擇與公司有合作協(xié)議的住宿機構(gòu)（可享受協(xié)議價）；兩人及以上同性人員共同出差且目的地相同的，需同住一間房間，住宿費用按人均標準的1.5倍報銷（如兩名安裝工程師在一類區(qū)域出差，每日住宿報銷上限為450元）。餐飲補貼標準：無論崗位等級與出差區(qū)域，出差期間每日餐飲補貼統(tǒng)一為100元，按實際出差天數(shù)計算（出差當日出發(fā)時間早于12:00的算1天，晚于12:00且早于18:00的算0.5天，晚于18:00的不計入當日補貼）。若客戶提供免費餐飲（如在客戶廠區(qū)食堂就餐）或公司統(tǒng)一安排餐飲（如項目組集體訂餐），則對應(yīng)餐次的補貼予以扣除（早餐20元、午餐40元、晚餐40元），剩余金額按天發(fā)放。其他費用標準：行李托運費（因攜帶安裝工具產(chǎn)生）憑發(fā)票實報實銷，單次報銷上限為200元；安裝工具臨時倉儲費需提供倉儲服務(wù)協(xié)議與發(fā)票，單次報銷上限為500元；夜間加班餐費（晚20點后因安裝工作加班產(chǎn)生）憑發(fā)票報銷，單次上限為50元，每人每日僅限報銷1次。其他未列明的費用，需在報銷前向財務(wù)部提交《特殊費用報銷申請》，說明費用用途與必要性，經(jīng)安裝部負責人與財務(wù)部負責人審批通過后，按實際金額報銷（需提供合法憑證）。三、差旅申請與行程管理（一）差旅申請流程現(xiàn)場安裝人員需在出差前3個工作日（緊急情況至少提前1個工作日）填寫《現(xiàn)場安裝差旅申請表》，注明出差人員、崗位、出差目的地、出差時間（出發(fā)日期、返回日期）、安裝項目名稱、客戶名稱、差旅費用預(yù)算（按報銷標準估算）、出差任務(wù)描述。《差旅申請表》需經(jīng)直屬上級（如安裝班組組長）審核，確認出差必要性與任務(wù)合理性；審核通過后提交安裝部負責人審批，安裝部負責人需核查出差安排是否與項目進度匹配；審批通過后，將申請表同步至行政部（用于協(xié)助預(yù)訂交通、住宿）與財務(wù)部（用于費用預(yù)算備案）。若出差行程需變更（如延長出差時間、更改目的地），需重新填寫《差旅行程變更申請表》，按原審批流程審批，變更后的費用預(yù)算需重新估算并報備財務(wù)部；未經(jīng)審批擅自變更行程的，變更部分產(chǎn)生的費用不予報銷。（二）行程安排要求行政部根據(jù)審批通過的《差旅申請表》，協(xié)助出差人員預(yù)訂交通與住宿，優(yōu)先選擇性價比高、交通便利的交通方式與住宿機構(gòu)（如合作酒店、高鐵二等座），預(yù)訂后需將行程信息（如航班號、火車車次、酒店名稱、地址）告知出差人員與安裝部負責人。出差人員需按預(yù)訂行程執(zhí)行，不得擅自更改交通班次或住宿機構(gòu)；因個人原因（如誤機、誤車）導致額外產(chǎn)生的費用（如改簽費、重新購票費），由個人承擔，公司不予報銷；因不可抗力（如自然災(zāi)害、交通管制）導致行程變更的，需及時告知行政部與財務(wù)部，產(chǎn)生的合理費用（如必要的改簽費）可憑憑證報銷。出差期間，出差人員需每日向直屬上級匯報工作進展與行程情況，確保差旅活動與安裝任務(wù)緊密結(jié)合；若出現(xiàn)行程異常（如客戶臨時調(diào)整安裝時間、身體不適需暫停工作），需立即上報，按公司安排調(diào)整行程。四、差旅報銷流程（一）報銷申請準備現(xiàn)場安裝人員需在差旅結(jié)束后5個工作日內(nèi)，整理差旅費用相關(guān)憑證，包括：交通費用憑證：長途交通發(fā)票（如火車票、飛機票）、行程單（飛機、高鐵需提供），市內(nèi)交通發(fā)票（如出租車發(fā)票、網(wǎng)約車行程單與發(fā)票）；住宿費用憑證：酒店發(fā)票、住宿清單（需注明入住時間、退房時間、房間單價、總金額，且加蓋酒店公章或財務(wù)章）；其他費用憑證：如行李托運費發(fā)票、倉儲費協(xié)議與發(fā)票、加班餐費發(fā)票，以及特殊費用的審批文件；輔助證明材料：《差旅申請表》《差旅行程變更申請表》（如有）、出差期間工作記錄（如安裝日志、客戶簽字確認的工作單）。憑證整理需符合以下要求：發(fā)票需為國家稅務(wù)部門認可的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號準確，開票日期在出差期間內(nèi)；憑證內(nèi)容需清晰、完整，無涂改、破損；同一類費用的憑證需按時間順序整理，便于審核。（二）報銷申請?zhí)峤怀霾钊藛T填寫《差旅費用報銷單》，按費用類別（交通、住宿、餐飲補貼、其他費用）分別填寫金額，注明出差天數(shù)、行程明細，附上整理好的憑證與輔助證明材料，確保報銷單金額與憑證金額一致，且不超過對應(yīng)標準上限?！恫盥觅M用報銷單》需先經(jīng)直屬上級審核，確認差旅真實性、費用合理性與憑證完整性，審核通過后簽字；再提交安裝部負責人審批，安裝部負責人需核查報銷內(nèi)容是否與出差任務(wù)匹配，有無超標準支出，審批通過后簽字。（三）報銷審核與支付安裝部審批通過后，報銷單與相關(guān)材料提交至財務(wù)部，財務(wù)部審核人員需開展以下審核工作：合規(guī)性審核：檢查憑證是否合法、有效，發(fā)票抬頭、稅號是否正確，報銷單填寫是否規(guī)范；標準審核：核對各項費用是否符合報銷標準，超標準部分是否有審批文件（如升級交通方式的審批），餐飲補貼計算是否準確（按實際出差天數(shù)與扣除情況核算）；真實性審核：對比《差旅申請表》《行程單》與憑證，確認費用發(fā)生時間、地點與差旅行程一致，無虛報、多報情況。審核通過的，財務(wù)部在報銷單上簽字，錄入財務(wù)系統(tǒng)，安排付款（通過公司對公賬戶轉(zhuǎn)賬至出差人員個人銀行賬戶）；審核不通過的，財務(wù)部需向出差人員說明原因（如憑證缺失、超標準未審批），要求補充材料或調(diào)整報銷內(nèi)容，補充調(diào)整后重新提交審核。財務(wù)部需在收到審核通過的報銷申請后5個工作日內(nèi)完成支付，若因特殊情況（如月末財務(wù)結(jié)算、銀行系統(tǒng)故障）無法按時支付，需提前告知出差人員與安裝部，說明預(yù)計支付時間，避免產(chǎn)生誤解。五、特殊情況處理（一）超標準費用處理因特殊工作需求導致差旅費用超標準（如客戶現(xiàn)場位于偏遠地區(qū)，住宿費用高于當?shù)貥藴?；安裝任務(wù)緊急需乘坐夜間航班），出差人員需在費用發(fā)生前向安裝部負責人與財務(wù)部負責人提交《超標準費用申請》，說明超標準原因、預(yù)計超支金額，經(jīng)兩人共同審批通過后，超支部分可報銷。未提前申請或申請未通過的超標準費用，由出差人員個人承擔，公司不予報銷；若因客觀原因無法提前申請（如突發(fā)情況），需在報銷時附上情況說明，經(jīng)安裝部負責人與財務(wù)部負責人事后審批通過后，可報銷超支部分的50%，剩余50%由個人承擔。（二）憑證丟失處理若差旅憑證丟失（如發(fā)票遺失、行程單損壞），出差人員需提交《憑證丟失情況說明》，詳細描述憑證丟失原因、丟失憑證的類型、金額、發(fā)生時間與地點，附上可證明費用真實性的輔助材料（如網(wǎng)約車訂單截圖、酒店預(yù)訂記錄、同行人員證明）?！稇{證丟失情況說明》需經(jīng)直屬上級、安裝部負責人簽字確認，提交財務(wù)部審核；財務(wù)部審核通過后，按以下規(guī)則處理：交通費用可憑訂單截圖與支付記錄報銷（需核實訂單信息與差旅行程一致），住宿費用可憑酒店重新開具的發(fā)票復(fù)印件（加蓋酒店公章）或住宿清單與支付記錄報銷，餐飲補貼無需憑證（按標準核算）；憑證丟失導致無法核實真實性的費用，不予報銷。（三）客戶承擔費用處理若客戶明確承擔部分或全部差旅費用（如客戶提供住宿、支付交通費用），出差人員需在《差旅申請表》中注明客戶承擔的費用類型與金額，出差期間不再墊付對應(yīng)費用；若客戶事后支付費用給公司（如轉(zhuǎn)賬至公司賬戶），財務(wù)部需在收到款項后，沖減對應(yīng)報銷金額，已支付給出差人員的，需通知出差人員退回。六、監(jiān)督與問責（一）監(jiān)督機制日常監(jiān)督：財務(wù)部每月對差旅報銷情況進行抽查，隨機抽取10%-20%的報銷申請，核查憑證真實性、標準執(zhí)行情況與流程合規(guī)性，形成《差旅報銷抽查報告》，上報財務(wù)負責人與公司管理層，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。專項監(jiān)督：行政部每季度核查差旅行程安排情況，對比預(yù)訂記錄與實際行程，檢查是否存在“預(yù)訂與實際不符”“不必要預(yù)訂”等情況，評估差旅資源利用效率，提出優(yōu)化建議（如調(diào)整合作酒店、選擇更經(jīng)濟的交通方式）。內(nèi)部舉報：公司設(shè)立差旅報銷監(jiān)督舉報電話與郵箱，接受員工對虛報費用、偽造憑證、違規(guī)審批等行為的舉報，舉報信息需保密，財務(wù)部與人力資源部聯(lián)合對舉報內(nèi)容進行調(diào)查，屬實的按規(guī)定處理，并為舉報人保密。（二）問責措施出差人員存在以下行為的，按情節(jié)輕重追究責任：虛報、多報差旅費用，偽造、變造憑證（如虛開發(fā)票、篡改行程單），一經(jīng)查實，需退回已報銷的違規(guī)款項，并處以違規(guī)金額2倍的罰款；情節(jié)嚴重的（如違規(guī)金額超過1000元），給予警告或記過處分，取消當年評優(yōu)資格；涉及違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。未按規(guī)定時限提交報銷申請或補充材料，導致報銷拖延超過15個工作日的，扣減當月績效工資50元；多次拖延的，累計扣減，且取消當年差旅相關(guān)獎勵資格。擅自變更差旅行程或超標準消費，未提前申請且無正當理由的，違規(guī)部分費用由個人承擔，并處以50-200元罰款，同時在部門內(nèi)部通報批評。審核、審批人員存在以下行為的，追究對應(yīng)責任：直屬上級、安裝部負責人未認真審核，導致虛假報銷或超標準報銷通過的，扣減當月績效工資100元；多次出現(xiàn)此類情況的，給予降職或調(diào)離管理崗位處分。財務(wù)部審核人員未發(fā)現(xiàn)憑證違規(guī)或超標準情況，導致違規(guī)費用支付的，扣減當月績效工資80元；因?qū)徍耸氃斐晒窘?jīng)濟損失的（如接收虛開發(fā)票導致稅務(wù)風險），需承擔相應(yīng)賠償責任。七、制度修訂與附則（一）制度修訂本制度每年度由財務(wù)部牽頭組織修訂評估，根據(jù)