2026年金屬制品公司智能會議室預(yù)約調(diào)度管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范智能會議室預(yù)約調(diào)度管理，提高會議室使用效率，保障會議順利開展，合理分配資源，依據(jù)《中華人民共和國節(jié)約能源法》及公司行政管理制度、信息化管理制度，結(jié)合金屬制品行業(yè)涉及生產(chǎn)會議、客戶洽談、技術(shù)研討等高頻會議需求的業(yè)務(wù)特點，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有智能會議室的預(yù)約、使用、調(diào)度、運維全流程管理，包括配備智能設(shè)備（如高清投影儀、視頻會議系統(tǒng)、智能門禁、環(huán)境控制系統(tǒng)）的各類會議室。參與會議室預(yù)約、使用、管理的各部門及全體員工，均適用本制度；外部合作單位使用公司智能會議室，需按本制度規(guī)定辦理申請手續(xù)。第三條基本原則遵循先來先得原則，預(yù)約申請按提交時間順序處理，同等條件下優(yōu)先保障重要會議（如客戶洽談、戰(zhàn)略研討）需求；遵循資源高效原則，合理控制會議時長，避免會議室長時間閑置或過度占用，單次會議時長一般不超過4小時，特殊情況需審批；遵循規(guī)范使用原則，使用人需按操作規(guī)范使用智能設(shè)備，愛護(hù)設(shè)施，保持環(huán)境整潔；遵循應(yīng)急調(diào)度原則，遇緊急會議需求，可按規(guī)定啟動調(diào)度流程，調(diào)整已預(yù)約會議室使用安排。第四條管理目標(biāo)實現(xiàn)預(yù)約規(guī)范目標(biāo)，會議室預(yù)約申請合規(guī)率100%，無未經(jīng)預(yù)約占用情況；實現(xiàn)使用高效目標(biāo)，會議室日均使用率控制在60%-80%，閑置率不超過20%，會議設(shè)備故障影響率低于5%；實現(xiàn)運維及時目標(biāo)，設(shè)備故障報修響應(yīng)時間≤1小時，一般故障修復(fù)時間≤4小時，重大故障修復(fù)時間≤24小時；實現(xiàn)安全有序目標(biāo)，年度因會議室使用引發(fā)的設(shè)備損壞、安全事故發(fā)生率為0，會議信息泄露投訴率為0。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條組織架構(gòu)設(shè)置成立智能會議室管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管行政的副總經(jīng)理任組長，行政部門負(fù)責(zé)人任副組長，成員包括信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、各部門行政聯(lián)絡(luò)員。領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開管理會議，審批會議室新增/改造計劃、年度運維預(yù)算，解決預(yù)約調(diào)度重大問題。設(shè)立會議室管理執(zhí)行小組，由行政部門會議管理員任組長，信息技術(shù)部門設(shè)備運維專員任副組長，負(fù)責(zé)日常預(yù)約審核、調(diào)度協(xié)調(diào)、設(shè)備運維，每月提交管理工作報告。第六條部門職責(zé)行政部門是會議室管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定會議室使用細(xì)則，明確分類標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)約流程；搭建智能預(yù)約系統(tǒng)（如線上預(yù)約平臺、移動端小程序），維護(hù)預(yù)約信息；審核預(yù)約申請，協(xié)調(diào)會議室調(diào)度；檢查會議室使用情況，督促使用人規(guī)范操作、保持整潔；統(tǒng)計會議室使用數(shù)據(jù)，每月分析使用率與閑置情況。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)智能設(shè)備運維，定期檢查投影儀、視頻會議系統(tǒng)、智能門禁等設(shè)備運行狀態(tài)；處理設(shè)備故障報修，提供技術(shù)支持；培訓(xùn)員工使用智能設(shè)備，編寫《設(shè)備操作手冊》；更新設(shè)備固件，保障系統(tǒng)兼容性與安全性。各業(yè)務(wù)部門（生產(chǎn)、銷售、技術(shù)等）負(fù)責(zé)本部門會議需求梳理，按流程提交預(yù)約申請；對申請事項的真實性、必要性負(fù)責(zé)；督促本部門員工規(guī)范使用會議室及設(shè)備，會議結(jié)束后清理現(xiàn)場；配合執(zhí)行小組檢查，反饋使用問題與改進(jìn)建議。第七條崗位工作職責(zé)管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長審批會議室新增/改造計劃、運維預(yù)算，決策重大調(diào)度事項；副組長組織制定管理細(xì)則，監(jiān)督執(zhí)行小組工作，審核管理工作報告。執(zhí)行小組組長審核重要會議預(yù)約申請，協(xié)調(diào)緊急會議調(diào)度；組織設(shè)備定期檢查，跟蹤故障修復(fù)進(jìn)度；每月匯總使用數(shù)據(jù)，編寫管理工作報告。行政會議管理員負(fù)責(zé)日常預(yù)約審核，在1個工作日內(nèi)處理預(yù)約申請，符合要求的確認(rèn)預(yù)約，不符合的說明原因退回；維護(hù)預(yù)約系統(tǒng)信息，及時更新會議室使用狀態(tài)（如占用、空閑、故障）；每日檢查會議室衛(wèi)生、設(shè)備狀態(tài)，記錄《每日使用檢查記錄》；統(tǒng)計使用數(shù)據(jù)，分析使用率、閑置率，提出優(yōu)化建議。信息技術(shù)設(shè)備運維專員負(fù)責(zé)設(shè)備定期巡檢，每周檢查1次所有會議室設(shè)備，記錄運行情況；接收故障報修，1小時內(nèi)響應(yīng)，及時排查故障原因；維修或更換故障設(shè)備，無法修復(fù)的聯(lián)系外部服務(wù)商；編寫《設(shè)備操作手冊》，每季度開展1次設(shè)備使用培訓(xùn)。部門行政聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)收集本部門會議需求，協(xié)助員工提交預(yù)約申請；提醒參會人員規(guī)范使用會議室，會議結(jié)束后整理現(xiàn)場；每月向執(zhí)行小組反饋本部門使用情況，提出改進(jìn)建議；配合執(zhí)行小組開展檢查與培訓(xùn)。第三章會議室分類與預(yù)約流程第八條會議室分類與使用范圍會議室按功能與規(guī)模分為三類。一類會議室（大型智能會議室）：面積≥50平方米，可容納30人以上，配備高清視頻會議系統(tǒng)、多屏顯示設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備，主要用于客戶洽談、大型會議（如年度總結(jié)會、戰(zhàn)略研討會）、外部合作會議；使用需提前2個工作日申請，單次使用時長一般不超過6小時。二類會議室（中型智能會議室）：面積20-50平方米，可容納10-30人，配備投影儀、單屏顯示設(shè)備、基礎(chǔ)視頻會議功能，主要用于部門例會、技術(shù)研討、內(nèi)部培訓(xùn)；使用需提前1個工作日申請，單次使用時長一般不超過4小時。三類會議室（小型智能會議室）：面積＜20平方米，可容納10人以下，配備投影儀、簡易顯示設(shè)備，主要用于小組討論、臨時溝通、線上會議；使用需提前4小時申請，單次使用時長一般不超過2小時。第九條常規(guī)預(yù)約流程預(yù)約申請環(huán)節(jié)，使用人需通過公司智能預(yù)約系統(tǒng)提交申請，填寫會議主題、參會人數(shù)、使用日期、開始時間、結(jié)束時間、會議室類型、所需設(shè)備（如是否啟用視頻會議）、聯(lián)系人及電話；部門行政聯(lián)絡(luò)員協(xié)助核對申請信息，確保準(zhǔn)確完整；申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動發(fā)送通知至行政會議管理員。審核確認(rèn)環(huán)節(jié)，行政會議管理員在1個工作日內(nèi)審核申請：核對參會人數(shù)與會議室容量匹配度，檢查使用時間是否沖突，確認(rèn)所需設(shè)備是否可用；審核通過的，系統(tǒng)自動生成預(yù)約訂單，發(fā)送確認(rèn)信息至使用人及參會人員；審核不通過的（如容量不匹配、時間沖突），需在系統(tǒng)中注明原因，退回申請并建議調(diào)整方案。預(yù)約變更與取消環(huán)節(jié)，使用人需變更會議時間、地點的，需提前4小時在系統(tǒng)中提交變更申請，按原審核流程處理；需取消預(yù)約的，需提前2小時在系統(tǒng)中操作取消，避免資源浪費；未按時取消且未使用的，系統(tǒng)記錄“爽約”1次，年度累計3次爽約的，暫停1個月預(yù)約權(quán)限。第十條特殊預(yù)約與調(diào)度流程緊急會議預(yù)約（如突發(fā)生產(chǎn)問題研討、緊急客戶溝通），可啟動應(yīng)急流程：使用人直接聯(lián)系行政會議管理員，說明會議緊急性與需求；管理員優(yōu)先協(xié)調(diào)空閑會議室，1小時內(nèi)反饋結(jié)果；無法協(xié)調(diào)空閑會議室時，與已預(yù)約會議的使用人溝通，說明緊急情況，協(xié)商調(diào)整時間（需獲得對方同意）；緊急會議結(jié)束后，使用人需在24小時內(nèi)補填預(yù)約申請，完善流程。外部單位使用預(yù)約，需由對接部門提前1個工作日提交申請，額外提供外部單位名稱、參會人數(shù)、會議目的；行政會議管理員審核后，報行政部門負(fù)責(zé)人審批；審批通過的，由對接部門安排專人接待，告知會議室使用規(guī)范與安全要求；會議期間，對接部門需全程陪同，負(fù)責(zé)外部人員管理與會議信息保密。跨部門調(diào)度流程，遇重大活動（如行業(yè)參觀、大型培訓(xùn)）需占用多個會議室時，由活動牽頭部門提前3個工作日提交調(diào)度申請，說明活動安排與需求；執(zhí)行小組組織相關(guān)部門協(xié)調(diào)，制定調(diào)度方案，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批；審批通過后，在系統(tǒng)中鎖定所需會議室，通知相關(guān)部門調(diào)整原有預(yù)約；活動結(jié)束后，牽頭部門需在1個工作日內(nèi)反饋使用情況。第四章使用規(guī)范與運維管理第十一條會議室使用規(guī)范會前準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，使用人需提前15分鐘到達(dá)會議室，檢查設(shè)備狀態(tài)（如投影儀是否正常、網(wǎng)絡(luò)是否通暢），發(fā)現(xiàn)問題立即聯(lián)系設(shè)備運維專員；通過智能門禁系統(tǒng)簽到（如刷卡、人臉識別），系統(tǒng)自動開啟設(shè)備與環(huán)境控制（如調(diào)節(jié)燈光、空調(diào)溫度）；擺放會議資料，確保參會人員座位整潔，必要時準(zhǔn)備飲用水、紙筆。會議期間規(guī)范，使用人需按《設(shè)備操作手冊》操作智能設(shè)備，嚴(yán)禁違規(guī)操作（如強行插拔線路、隨意更改系統(tǒng)設(shè)置）；保持會議環(huán)境安靜，避免大聲喧嘩，不影響其他會議室；嚴(yán)禁攜帶易燃易爆、腐蝕性物品進(jìn)入會議室；涉及公司機密的會議，需關(guān)閉無關(guān)設(shè)備（如錄音、錄像功能），安排專人負(fù)責(zé)信息保密，禁止無關(guān)人員進(jìn)入。會后整理環(huán)節(jié)，會議結(jié)束后，使用人需關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、顯示器、空調(diào)、燈光），斷開外接設(shè)備，整理會議資料與垃圾，保持桌面、地面整潔；檢查是否遺漏個人物品，關(guān)閉會議室門窗；通過智能門禁系統(tǒng)簽退，系統(tǒng)自動記錄使用結(jié)束時間；行政會議管理員會在1小時內(nèi)檢查會議室，確認(rèn)符合要求后更新為“空閑”狀態(tài)。第十二條智能設(shè)備運維管理定期巡檢機制，設(shè)備運維專員每周開展1次全面巡檢，檢查投影儀亮度、視頻會議系統(tǒng)通話質(zhì)量、智能門禁識別準(zhǔn)確率、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性；每季度開展1次深度維護(hù)，清潔設(shè)備灰塵、校準(zhǔn)投影焦距、測試應(yīng)急供電系統(tǒng)；巡檢與維護(hù)情況需記錄《設(shè)備運維臺賬》，發(fā)現(xiàn)潛在問題及時處理。故障報修與修復(fù)機制，使用人發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障（如投影儀無法啟動、視頻會議卡頓），需立即通過預(yù)約系統(tǒng)或電話報修，說明故障設(shè)備、現(xiàn)象、會議室編號；運維專員1小時內(nèi)響應(yīng)，到場排查故障；一般故障（如網(wǎng)絡(luò)連接問題、軟件卡頓）需在4小時內(nèi)修復(fù)；重大故障（如硬件損壞、系統(tǒng)崩潰）需在24小時內(nèi)修復(fù)，無法修復(fù)的需聯(lián)系外部服務(wù)商，并協(xié)調(diào)備用會議室；故障修復(fù)后，需測試設(shè)備功能，確認(rèn)正常后通知使用人，更新《設(shè)備運維臺賬》。設(shè)備更新與升級機制，信息技術(shù)部門每年評估設(shè)備使用年限與性能，對使用超過5年、性能下降的設(shè)備，提出更新建議，報領(lǐng)導(dǎo)小組審批；對需要升級的系統(tǒng)（如視頻會議軟件、預(yù)約平臺），制定升級方案，選擇非工作時間（如周末、夜間）實施，避免影響會議；升級后組織培訓(xùn)，確保員工掌握新功能。第十三條安全與保密管理設(shè)備安全管理，信息技術(shù)部門需定期更新設(shè)備系統(tǒng)與殺毒軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊；設(shè)置設(shè)備操作權(quán)限，普通員工僅開放基礎(chǔ)操作權(quán)限，管理員開放高級設(shè)置權(quán)限；智能門禁系統(tǒng)需定期更新識別信息，員工離職后24小時內(nèi)刪除其門禁權(quán)限；定期檢查會議室消防設(shè)施（如滅火器、煙霧報警器），確保完好有效。會議信息保密管理，涉及公司機密的會議，使用人需在預(yù)約時標(biāo)注“保密會議”，執(zhí)行小組會安排無監(jiān)控或可關(guān)閉監(jiān)控的會議室；會議期間禁止無關(guān)人員進(jìn)入，參會人員需妥善保管會議資料，嚴(yán)禁拍照、錄音、外傳；會議結(jié)束后，使用人需銷毀紙質(zhì)機密資料，刪除電子資料；行政部門每季度開展保密檢查，核查保密會議管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十四條監(jiān)督檢查機制日常監(jiān)督由執(zhí)行小組負(fù)責(zé)，每日檢查會議室使用情況，核查是否按預(yù)約使用、設(shè)備是否規(guī)范操作、環(huán)境是否整潔；每周檢查預(yù)約系統(tǒng)運行情況，確保信息準(zhǔn)確、響應(yīng)及時；每月統(tǒng)計使用數(shù)據(jù)（使用率、爽約率、故障率），編寫《月度監(jiān)督報告》，報領(lǐng)導(dǎo)小組。專項監(jiān)督由管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)，每季度開展使用規(guī)范專項檢查，隨機抽查會議記錄、設(shè)備運維臺賬，核查是否存在違規(guī)使用、運維不及時情況；檢查外部單位使用管理情況，確保符合安全與保密要求；檢查結(jié)果納入部門績效考核。投訴處理機制，員工對會議室預(yù)約、調(diào)度、運維有異議的，可通過行政部門投訴渠道反饋；執(zhí)行小組需在24小時內(nèi)受理，3個工作日內(nèi)調(diào)查處理并反饋結(jié)果；涉及重大問題的，需報領(lǐng)導(dǎo)小組決策；投訴處理情況需記錄《投訴處理臺賬》，作為改進(jìn)依據(jù)。第十五條考核管理考核對象包括部門與個人，部門考核指標(biāo)包括預(yù)約合規(guī)率（無未經(jīng)預(yù)約使用、無爽約）、設(shè)備完好率（無違規(guī)操作導(dǎo)致的設(shè)備損壞）、環(huán)境整潔率（會議后現(xiàn)場符合要求）；個人考核指標(biāo)包括預(yù)約操作規(guī)范性、設(shè)備使用合規(guī)性、會后整理及時性?？己酥芷跒榧径瓤己伺c年度考核，季度考核由執(zhí)行小組開展，根據(jù)日常監(jiān)督、專項檢查結(jié)果評分；年度考核結(jié)合季度考核平均分與投訴處理情況評分。考核結(jié)果應(yīng)用于部門績效與個人績效：部門季度考核優(yōu)秀（90分及以上）的，給予績效加分，優(yōu)先獲得會議室使用調(diào)配支持；不合格（低于70分）的，扣減部門績效，部門負(fù)責(zé)人接受約談。個人季度考核優(yōu)秀的，年度評優(yōu)時優(yōu)先考慮；不合格的，需參加使用規(guī)范培訓(xùn)，培訓(xùn)不合格的暫停1個月預(yù)約權(quán)限；年度累計2次考核不合格的，扣減年度績效工資的5%。第十六條責(zé)任追究對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，視情節(jié)輕重追究責(zé)任：未經(jīng)預(yù)約占用會議室或擅自變更使用時間、地點，導(dǎo)致資源浪費或沖突的，給予通報批評，扣減當(dāng)月績效工資的5%；年度累計3次的，暫停2個月預(yù)約權(quán)限。違規(guī)操作智能設(shè)備（如強行插拔線路、更改系統(tǒng)設(shè)置）導(dǎo)致設(shè)備損壞的，責(zé)任人需承擔(dān)維修或更換費用，扣減當(dāng)月績效工資的10%-20%；情節(jié)嚴(yán)重的（如導(dǎo)致設(shè)備報廢），下調(diào)崗位等級，年度不得評優(yōu)。會議后未按要求整理現(xiàn)場（如遺留垃圾、未關(guān)閉設(shè)備）的，使用人需在1小時內(nèi)整改，未整改的扣減當(dāng)月績效工資的5%；年度累計5次的，暫停1個月預(yù)約權(quán)限。泄露會議機密信息（如拍照外傳、私自透露內(nèi)容）的，給予警告，扣減當(dāng)月績效工資的30%；造成公司損失的，承擔(dān)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。設(shè)備運維專員未按要求巡檢、報修響應(yīng)不及時或故障修復(fù)超期的，給予通報批評，扣減當(dāng)月績效工資的10%；因運維不當(dāng)導(dǎo)致會議無法正常開展的，加倍扣減績效，年度不得評優(yōu)。第六章附則第十七條制度修訂與解釋本制度由智能會議室管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)解釋，根據(jù)國家法律法規(guī)更新、公司業(yè)務(wù)拓展（如新增會議室、升級設(shè)備）、使用需求變化，每年度評