法律文書防凍保管預(yù)案一、總則（一）編制目的為有效應(yīng)對低溫、嚴寒等極端天氣對法律文書造成的損害，確保法律文書的完整性、安全性和可用性，保障司法活動、行政事務(wù)及企業(yè)經(jīng)營等工作的正常開展，特制定本預(yù)案。本預(yù)案旨在明確法律文書防凍保管的責(zé)任主體、工作流程、應(yīng)急措施及保障機制，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理體系，最大限度降低因低溫凍害導(dǎo)致的法律文書損壞風(fēng)險，維護法律文書的證據(jù)效力和法律價值。（二）適用范圍本預(yù)案適用于各級司法機關(guān)（法院、檢察院、公安機關(guān)）、行政機關(guān)（政府部門、行政執(zhí)法單位）、企事業(yè)單位（尤其是涉及合同管理、合規(guī)審查的企業(yè)）、律師事務(wù)所及其他持有法律文書的組織和個人。所指法律文書包括但不限于：訴訟文書（起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書、調(diào)解書等）、行政文書（行政處罰決定書、行政復(fù)議決定書、行政許可文件等）、合同協(xié)議（各類民事、商事合同，如買賣合同、租賃合同、勞動合同等）、權(quán)屬證明（房產(chǎn)證、土地證、股權(quán)證、知識產(chǎn)權(quán)證書等）、公證文書（公證書、遺囑公證等）、其他具有法律效力的文件（授權(quán)委托書、聲明書、驗資報告、審計報告等）。（三）基本原則預(yù)防為主，防治結(jié)合：將預(yù)防工作置于首位，通過日常管理、環(huán)境監(jiān)控、技術(shù)防護等手段，從源頭上降低法律文書受凍風(fēng)險；同時，制定應(yīng)急處置流程，確保在凍害發(fā)生時能夠迅速響應(yīng)、有效處理。分級負責(zé)，協(xié)同聯(lián)動：明確各級管理部門和人員的職責(zé)，建立“誰保管、誰負責(zé)”的責(zé)任機制；跨部門、跨單位的法律文書保管工作，應(yīng)加強協(xié)同配合，形成工作合力。科學(xué)規(guī)范，技術(shù)支撐：采用科學(xué)的保管方法和先進的技術(shù)手段（如溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、智能存儲設(shè)備等），提升法律文書防凍保管的信息化、智能化水平。突出重點，兼顧一般：對重要法律文書（如涉及重大資產(chǎn)、重大案件、長期有效的文書）實行重點保護，優(yōu)先配置資源；對一般性法律文書，也應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)流程進行規(guī)范管理。二、法律文書的風(fēng)險識別與評估（一）低溫凍害對法律文書的影響低溫凍害是法律文書保管的主要威脅之一，其影響主要體現(xiàn)在以下方面：紙張物理損壞：低溫會導(dǎo)致紙張纖維變脆、變硬，柔韌性下降，輕微折疊或觸碰即可造成紙張開裂、破損；若文書長期處于低溫環(huán)境，紙張可能出現(xiàn)收縮、變形，影響文書的平整度和可讀性。字跡褪色與模糊：部分墨水（尤其是不耐低溫的染料型墨水）在低溫下可能發(fā)生化學(xué)變化，導(dǎo)致字跡褪色、模糊甚至消失；打印墨跡（如激光打印的碳粉）雖相對穩(wěn)定，但極端低溫可能導(dǎo)致碳粉與紙張結(jié)合力下降，出現(xiàn)脫落現(xiàn)象。裝訂材料失效：裝訂用的膠水、膠帶、線繩等材料在低溫下會失去黏性或變脆斷裂，導(dǎo)致文書散頁、脫落，破壞文書的完整性。電子載體損壞：對于以電子形式存儲的法律文書（如光盤、硬盤、U盤等），低溫可能導(dǎo)致電子元件性能下降、數(shù)據(jù)讀取錯誤，甚至硬件損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。存儲設(shè)備故障：檔案柜、文件柜等存儲設(shè)備的金屬部件在低溫下可能因熱脹冷縮出現(xiàn)變形、卡頓，影響正常開啟；木質(zhì)存儲設(shè)備則可能因濕度變化（低溫常伴隨低濕度）出現(xiàn)干裂、變形。（二）風(fēng)險因素分析環(huán)境因素極端天氣：冬季寒潮、暴雪、冰凍等天氣導(dǎo)致氣溫驟降，若保管場所保溫措施不足，易引發(fā)凍害。保管場所位置：位于地下室、底層、朝北房間或無供暖設(shè)施的場所，受低溫影響更大。建筑結(jié)構(gòu)缺陷：門窗密封不嚴、墻體保溫性能差、屋頂漏風(fēng)等，會導(dǎo)致外部冷空氣侵入，降低室內(nèi)溫度。管理因素制度不完善：缺乏專門的防凍保管制度或制度執(zhí)行不到位，導(dǎo)致日常管理松散。人員意識薄弱：保管人員對低溫凍害風(fēng)險認識不足，未采取必要的防護措施。操作不規(guī)范：在低溫環(huán)境下違規(guī)操作（如將文書長時間暴露在室外、用濕布擦拭文書等），加劇文書損壞。技術(shù)因素溫濕度監(jiān)控缺失：未安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，無法及時掌握保管環(huán)境的溫度變化。防護設(shè)備老化：供暖設(shè)備、空調(diào)系統(tǒng)、除濕機等設(shè)備老化或故障，無法有效調(diào)節(jié)環(huán)境溫度。存儲技術(shù)落后：使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式，未對重要文書進行數(shù)字化備份，一旦發(fā)生凍害，損失難以挽回。（三）風(fēng)險等級劃分根據(jù)法律文書的重要程度、受凍風(fēng)險概率及可能造成的損失，將法律文書防凍保管風(fēng)險劃分為三個等級：風(fēng)險等級判定標(biāo)準(zhǔn)主要影響應(yīng)對策略一級（高風(fēng)險）1.文書涉及重大國家利益、社會公共利益或重大經(jīng)濟利益；

2.文書為孤本、原件且無法替代；

3.保管場所無有效保溫措施，且處于低溫高發(fā)區(qū)域；

4.曾發(fā)生過凍害事件，且未徹底整改。文書損壞可能導(dǎo)致重大法律糾紛、經(jīng)濟損失或不良社會影響。立即采取最高級別防護措施，如轉(zhuǎn)移至恒溫恒濕庫房、24小時監(jiān)控、專人值守等。二級（中風(fēng)險）1.文書具有重要法律價值，但存在副本或可通過其他方式補正；

2.保管場所保溫措施一般，或處于偶發(fā)低溫區(qū)域；

3.文書對溫度較為敏感（如使用特殊紙張或墨水）。文書損壞可能影響正常工作開展，需投入一定資源進行修復(fù)或補辦。采取加強防護措施，如改善保溫條件、安裝溫濕度報警器、定期檢查等。三級（低風(fēng)險）1.文書為普通副本、復(fù)印件或短期有效的文書；

2.保管場所保溫措施良好，且處于非低溫區(qū)域；

3.文書對溫度不敏感。文書損壞影響較小，可通過常規(guī)管理避免或快速修復(fù)。采取常規(guī)防護措施，如保持環(huán)境清潔、定期通風(fēng)、避免陽光直射等。三、預(yù)防措施（一）日常管理文書分類整理按照法律文書的類型、重要程度、使用頻率等進行分類，建立文書臺賬，詳細記錄文書名稱、編號、形成時間、保管期限、存放位置、責(zé)任人等信息。對一級風(fēng)險的法律文書，應(yīng)單獨存放，并在臺賬中進行特殊標(biāo)注，明確專人負責(zé)管理。定期檢查維護制定定期檢查制度，每周至少對法律文書保管場所進行一次全面檢查，重點檢查：門窗是否密封，有無漏風(fēng)現(xiàn)象；供暖、空調(diào)等設(shè)備是否正常運行；溫濕度是否在規(guī)定范圍內(nèi)（一般建議溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%）；法律文書是否有受潮、變形、字跡模糊等異常情況。每季度對法律文書進行一次抽樣檢查，隨機抽取部分文書，檢查其物理狀態(tài)和內(nèi)容完整性。每年對所有法律文書進行一次全面盤點，核對臺賬與實際存放情況，確保賬實相符。人員培訓(xùn)教育定期組織法律文書保管人員參加培訓(xùn)，內(nèi)容包括：法律文書的重要性及保管要求；低溫凍害的危害及預(yù)防知識；本預(yù)案的具體內(nèi)容及操作流程；應(yīng)急處置技能（如文書搶救、設(shè)備操作等）。開展案例警示教育，通過分析因保管不當(dāng)導(dǎo)致法律文書損壞的案例，提高保管人員的責(zé)任意識和風(fēng)險意識。（二）環(huán)境控制溫度控制供暖系統(tǒng)：在寒冷季節(jié)，確保保管場所的供暖系統(tǒng)正常運行，將室內(nèi)溫度穩(wěn)定控制在14℃以上。對于無集中供暖的場所，應(yīng)配備空調(diào)、電暖器等備用供暖設(shè)備，并定期檢查設(shè)備性能。保溫措施：對保管場所的門窗進行密封處理（如安裝密封條、雙層玻璃），墻體可加裝保溫層；庫房應(yīng)選擇在建筑的中間樓層，避免底層和頂層（底層易受潮，頂層易受溫差影響）。溫度監(jiān)測：在保管場所的不同位置（如角落、靠近門窗處、文書存放架附近）安裝溫濕度計，有條件的單位可配備智能溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，實時監(jiān)測并記錄溫度變化，當(dāng)溫度低于**10℃**時自動報警。濕度控制低溫環(huán)境常伴隨低濕度，過度干燥會導(dǎo)致紙張失水變脆。因此，在控制溫度的同時，應(yīng)注意調(diào)節(jié)濕度。當(dāng)相對濕度低于40%時，可使用加濕器增加空氣濕度；當(dāng)相對濕度高于65%時，應(yīng)開啟除濕機或通風(fēng)換氣。避免文書直接接觸地面或墻面（可使用防潮墊、木質(zhì)托盤等），防止因地面返潮或墻面冷凝水導(dǎo)致文書受潮。通風(fēng)管理選擇在中午氣溫較高、濕度較低的時段進行通風(fēng)，每次通風(fēng)時間不宜過長（一般15-30分鐘），避免冷空氣大量進入導(dǎo)致室內(nèi)溫度驟降。通風(fēng)時，應(yīng)將法律文書用防塵罩或塑料袋覆蓋，防止灰塵、水汽直接接觸文書。（三）技術(shù)防護存儲設(shè)備選擇紙質(zhì)文書存儲：優(yōu)先選擇金屬或木質(zhì)檔案柜，避免使用塑料柜（塑料在低溫下易變脆）。檔案柜應(yīng)放置在遠離門窗、暖氣、空調(diào)出風(fēng)口的位置，避免溫度波動過大。對于重要文書，可使用無酸紙檔案盒或密封袋進行包裝，進一步隔絕空氣和水汽。電子文書存儲：電子法律文書應(yīng)存儲在防磁、防潮、防震的硬盤或存儲介質(zhì)中，并進行異地備份（如上傳至云端存儲或拷貝至其他設(shè)備）。避免將電子存儲設(shè)備放置在低溫環(huán)境中，如需攜帶外出，應(yīng)做好保溫措施（如放入保溫包）。數(shù)字化備份對所有重要法律文書進行數(shù)字化掃描，生成電子副本（建議采用PDF格式，并添加數(shù)字簽名或水印，確保其真實性和完整性）。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子法律文書進行分類、索引和管理，實現(xiàn)快速檢索和查詢。電子檔案應(yīng)定期進行校驗和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。智能監(jiān)控系統(tǒng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對法律文書保管場所進行24小時實時監(jiān)控，防止人為破壞或意外事故。配備煙霧報警器、漏水探測器等設(shè)備，與溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動，形成全方位的安全防護網(wǎng)絡(luò)。一旦發(fā)生異常情況，系統(tǒng)立即向管理人員發(fā)送報警信息（如短信、APP推送）。四、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急響應(yīng)流程預(yù)警與報告當(dāng)溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)出低溫報警，或保管人員發(fā)現(xiàn)室內(nèi)溫度異常（低于10℃）、法律文書出現(xiàn)受凍跡象時，應(yīng)立即向本單位應(yīng)急管理部門或上級主管部門報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括：報警時間、地點、涉及的法律文書種類和數(shù)量、初步判斷的受凍原因、已采取的臨時措施等。應(yīng)急啟動應(yīng)急管理部門接到報告后，應(yīng)立即組織人員趕赴現(xiàn)場，核實情況。若確認發(fā)生法律文書凍害事件，應(yīng)根據(jù)事件嚴重程度，啟動相應(yīng)級別的應(yīng)急響應(yīng)：一級響應(yīng)：針對一級風(fēng)險法律文書或大面積凍害事件，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立應(yīng)急指揮部，統(tǒng)一指揮應(yīng)急處置工作。二級響應(yīng)：針對二級風(fēng)險法律文書或局部凍害事件，由分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，組織相關(guān)部門開展應(yīng)急處置。三級響應(yīng)：針對三級風(fēng)險法律文書或輕微凍害事件，由保管部門負責(zé)人組織人員進行現(xiàn)場處理?，F(xiàn)場處置轉(zhuǎn)移文書：立即將受凍或可能受凍的法律文書轉(zhuǎn)移至溫暖、干燥、通風(fēng)的臨時場所（如辦公室、會議室），避免繼續(xù)暴露在低溫環(huán)境中。轉(zhuǎn)移過程中，應(yīng)輕拿輕放，避免文書受到二次損傷。環(huán)境調(diào)控：迅速啟動備用供暖設(shè)備（如空調(diào)、電暖器），將臨時場所的溫度緩慢提升至15℃-20℃（避免溫度驟升導(dǎo)致文書變形），同時調(diào)節(jié)濕度至45%-60%。文書檢查：待文書溫度恢復(fù)至室溫后，由專業(yè)人員對文書進行全面檢查，記錄損壞情況（如紙張開裂、字跡模糊、裝訂脫落等），并拍照留存證據(jù)。后期處置文書修復(fù)：根據(jù)文書損壞程度，采取相應(yīng)的修復(fù)措施：輕微損壞（如紙張輕微變脆、字跡輕微模糊）：可在專業(yè)指導(dǎo)下，使用無酸紙膠帶進行修補，或通過數(shù)字化掃描進行搶救性備份。中度損壞（如紙張開裂、部分字跡脫落）：應(yīng)委托專業(yè)檔案修復(fù)機構(gòu)進行處理，采用專業(yè)技術(shù)（如紙張加固、字跡恢復(fù)、裝訂修復(fù)等）恢復(fù)文書原貌。嚴重損壞（如文書完全破碎、字跡無法辨認）：若無法修復(fù)，應(yīng)根據(jù)文書類型，啟動補辦程序（如向原出具單位申請補發(fā)、重新公證、重新簽訂合同等），并將損壞文書作為憑證存檔。原因調(diào)查：組織人員對凍害事件進行調(diào)查，分析原因（如設(shè)備故障、管理疏忽、極端天氣等），明確責(zé)任主體，提出整改措施?？偨Y(jié)評估：應(yīng)急處置結(jié)束后，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，評估預(yù)案的有效性，對預(yù)案進行修訂和完善。（二）不同類型法律文書的應(yīng)急處置要點法律文書類型應(yīng)急處置要點訴訟文書（判決書、裁定書等）1.若為原件損壞，應(yīng)立即聯(lián)系法院申請補發(fā)或出具證明；

2.若為副本損壞，可通過法院檔案部門調(diào)取原件進行重新復(fù)??；

3.涉及正在審理的案件，應(yīng)及時告知辦案法官，避免影響訴訟進程。合同協(xié)議1.若為雙方簽訂的原件損壞，應(yīng)與合同相對方協(xié)商，重新簽訂合同或出具補充協(xié)議；

2.若有電子備份，可打印后由雙方簽字確認，效力等同于原件；

3.涉及重大合同，應(yīng)咨詢律師，確保補辦過程符合法律規(guī)定。權(quán)屬證明（房產(chǎn)證、土地證等）1.應(yīng)立即向發(fā)證機關(guān)（如不動產(chǎn)登記中心）申請補發(fā)；

2.補發(fā)過程中，需提供身份證明、遺失聲明等材料；

3.在此期間，如需使用權(quán)屬證明，可向發(fā)證機關(guān)申請出具臨時證明。公證文書1.向原公證機構(gòu)申請補發(fā)公證書副本；

2.公證機構(gòu)會根據(jù)存檔信息，核實后予以補發(fā)。電子法律文書1.若存儲介質(zhì)損壞，應(yīng)立即停止使用，并聯(lián)系專業(yè)數(shù)據(jù)恢復(fù)公司進行數(shù)據(jù)搶救；

2.若有異地備份，可直接從備份中恢復(fù)數(shù)據(jù)；

3.恢復(fù)后的數(shù)據(jù)應(yīng)進行校驗，確保與原始數(shù)據(jù)一致。五、保障措施（一）組織保障成立領(lǐng)導(dǎo)小組：各單位應(yīng)成立由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長、相關(guān)部門負責(zé)人為成員的法律文書防凍保管工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策部署和監(jiān)督檢查。明確責(zé)任部門：指定辦公室、檔案管理部門或法務(wù)部門作為法律文書防凍保管的日常管理部門，具體負責(zé)預(yù)案的組織實施、日常檢查、應(yīng)急處置等工作。組建應(yīng)急隊伍：選拔熟悉法律文書管理、具備應(yīng)急處置能力的人員，組建應(yīng)急搶險隊伍，定期開展培訓(xùn)和演練，提高應(yīng)急響應(yīng)和處置能力。（二）物資保障應(yīng)急物資儲備：儲備必要的應(yīng)急物資，包括：供暖設(shè)備：空調(diào)、電暖器、暖風(fēng)機等；溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：加濕器、除濕機、溫濕度計等；文書保護用品：無酸紙檔案盒、密封袋、防塵罩、防潮墊等；應(yīng)急工具：手電筒、對講機、急救箱等；其他：備用電源（發(fā)電機、UPS）、移動存儲設(shè)備等。物資管理：建立應(yīng)急物資臺賬，明確物資的種類、數(shù)量、存放位置和責(zé)任人；定期對物資進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)，能夠隨時投入使用。（三）經(jīng)費保障將法律文書防凍保管工作所需經(jīng)費（包括日常管理、設(shè)備購置、維護保養(yǎng)、應(yīng)急處置、人員培訓(xùn)等費用）納入單位年度預(yù)算，確保資金足額到位、?？顚Ｓ?。對于因極端天氣等不可抗力因素導(dǎo)致的法律文書損壞，應(yīng)申請專項經(jīng)費進行修復(fù)和補辦。（四）監(jiān)督檢查定期檢查：領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期（每季度至少一次）對法律文書防凍保管工作進行檢查，重點檢查預(yù)案落實情況、責(zé)任制度執(zhí)行情況、物資儲備情況、設(shè)備運行情況等。不定期抽查：管理部門可采取“四不兩直”（不發(fā)通知、不打招呼、不聽匯報、不用陪同接待、直奔基層、直插現(xiàn)場）的方式進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題?？己伺c問責(zé)：將