合同管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板風(fēng)險控制全面版一、適用范圍與應(yīng)用場景單位內(nèi)部合同管理機(jī)制不健全，存在流程混亂、職責(zé)不清問題；合同條款約定模糊，易引發(fā)履約糾紛或法律風(fēng)險；合同履行過程缺乏跟蹤，導(dǎo)致違約風(fēng)險或經(jīng)濟(jì)損失；合同檔案管理不規(guī)范，存在遺失、泄密等安全隱患。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與關(guān)鍵控制點（一）合同需求發(fā)起與立項操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購物資、提供服務(wù)、合作開發(fā)等），填寫《合同立項申請表》，明確合同目的、合作方基本信息、主要內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、金額等）、預(yù)算依據(jù)及預(yù)計履行期限。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、需求申請人（某某）。風(fēng)險控制點：需求合規(guī)性：保證合同目的符合單位戰(zhàn)略及經(jīng)營范圍，避免簽訂違法違規(guī)合同（如無資質(zhì)經(jīng)營、壟斷協(xié)議等）；合作方初步篩選：通過公開渠道查詢合作方主體資格（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書），排除失信被執(zhí)行人、經(jīng)營異常企業(yè)；預(yù)算匹配：合同金額需符合單位預(yù)算管理要求，超預(yù)算項目需履行追加預(yù)算流程。（二）合同起草與審核操作內(nèi)容：合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)立項申請，參考單位《合同示范文本》或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板起草合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的描述、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款支付、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款。部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致，履約能力可行；法務(wù)部門審核：重點審核條款合法性、合規(guī)性，排除歧義條款，明確違約責(zé)任及爭議解決方式；財務(wù)部門審核：確認(rèn)付款條件、稅費承擔(dān)、資金安排符合財務(wù)制度，防范資金風(fēng)險；涉及技術(shù)/專業(yè)事項的，需技術(shù)部門（某某）或外部專家審核技術(shù)參數(shù)可行性。修改與定稿：審核部門提出修改意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修訂，經(jīng)所有審核部門確認(rèn)后形成合同終稿。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（起草）、法務(wù)/財務(wù)/技術(shù)部門（審核）、分管領(lǐng)導(dǎo)（終審）。風(fēng)險控制點：條款完整性：避免遺漏核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決等）；法律風(fēng)險：禁止使用“最終解釋權(quán)歸單位所有”等不公平條款，違約責(zé)任需對等且明確；保密條款：涉及商業(yè)秘密的合同，需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任；格式規(guī)范：使用單位統(tǒng)一模板，字體、排版清晰，關(guān)鍵條款（如金額、日期）需加粗或突出顯示。（三）合同簽署與生效操作內(nèi)容：用印審批：業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附合同終稿及審核意見，按權(quán)限報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理（某某）審批。簽署儀式：法定代表人或授權(quán)代表簽署：需核對授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、期限），避免無權(quán)代理；雙方簽字/蓋章需清晰，合同騎縫章必須完整；涉及審批、備案的合同（如不動產(chǎn)租賃、建設(shè)工程合同），需同步辦理相關(guān)手續(xù)。生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效，附生效條件的（如審批、備案），條件成就后生效。責(zé)任主體：行政部（用印管理）、授權(quán)代表（簽署）、法務(wù)部（生效條件審核）。風(fēng)險控制點：簽署權(quán)限：嚴(yán)禁越權(quán)簽署，授權(quán)委托書需留存原件并核對；簽署形式：采用書面形式，電子合同需符合《電子簽名法》要求（使用可靠電子簽名）；份數(shù)管理：合同正本至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份，副本由行政部歸檔。（四）合同履行與跟蹤操作內(nèi)容：履行計劃：業(yè)務(wù)部門制定合同履行計劃，明確各階段時間節(jié)點、責(zé)任人及輸出成果（如交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)）。過程跟蹤：定期檢查履行進(jìn)度，記錄《合同履行跟蹤表》，包括履行階段、時間節(jié)點、完成情況、存在問題及整改措施；對方違約（如延期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）時，業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)發(fā)出《履約催告函》，并留存送達(dá)證據(jù)；合同變更（如標(biāo)的、數(shù)量、價款調(diào)整），需簽訂《合同變更協(xié)議》，履行原審核流程。驗收與結(jié)算：按合同約定進(jìn)行驗收（如技術(shù)驗收、數(shù)量驗收），出具《驗收確認(rèn)書》；財務(wù)部門根據(jù)驗收確認(rèn)及合同約定辦理付款，保證資金支付與履行進(jìn)度匹配。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履行跟蹤）、財務(wù)部（結(jié)算）、法務(wù)部（糾紛處理）。風(fēng)險控制點：履約監(jiān)控：避免“重簽署、輕履行”，定期對賬，防止對方違約或自身履約延遲；變更管理：任何口頭變更無效，必須簽訂書面變更協(xié)議，避免條款爭議；證據(jù)留存：履行過程中的函件、驗收單、付款憑證等需完整歸檔，作為糾紛處理依據(jù)。（五）合同歸檔與評價操作內(nèi)容：歸檔移交：合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、附件、審批文件、履行記錄等整理成冊，移交行政部歸檔。檔案管理：按合同編號分類存放，編號規(guī)則：年份+部門代碼+合同類型序號（如2024-CG-001）；電子檔案同步存儲于加密系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，保證信息安全。后評價：每年末，法務(wù)部牽頭組織合同管理后評價，內(nèi)容包括：合同履約率、糾紛發(fā)生率、條款完善性等，形成《合同管理評價報告》，優(yōu)化流程及模板。責(zé)任主體：行政部（歸檔管理）、法務(wù)部（后評價）、業(yè)務(wù)部門（配合評價）。風(fēng)險控制點：檔案完整：避免合同附件、審批流程缺失，保證可追溯性；保密管理：涉密合同檔案需單獨存放，限制查閱權(quán)限；持續(xù)改進(jìn)：通過后評價識別流程漏洞，更新《合同示范文本》及管理規(guī)范。三、核心配套工具表單（一）合同立項申請表項目內(nèi)容合同名稱需求部門申請人某某合作方名稱合作方主體資格□營業(yè)執(zhí)照□資質(zhì)證書□其他：__________合同標(biāo)的數(shù)量/規(guī)格合同金額（含稅費）大寫：________________小寫：________履行期限____年__月日至__年__月__日預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：*某某__年__月__日法務(wù)部意見負(fù)責(zé)人簽字：*某某__年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：*某某__年__月__日（二）合同履行跟蹤表合同編號履行階段計劃時間節(jié)點實際完成情況存在問題責(zé)任人整改措施完成時間2024-CG-001交付階段2024-05-312024-06-05延期5天某某協(xié)商對方順延驗收2024-06-102024-XS-002驗收階段2024-06-15未完成質(zhì)量不達(dá)標(biāo)某某要求對方返工2024-06-20（三）合同變更申請表原合同編號變更原因變更內(nèi)容（可附頁）合作方確認(rèn)業(yè)務(wù)部門意見法務(wù)部意見最終審批2024-FW-003需求調(diào)整服務(wù)期限延長1個月是（蓋章）同意條款合法同意負(fù)責(zé)人：*某某負(fù)責(zé)人：*某某簽字：*某某四、風(fēng)險控制與合規(guī)要點（一）合規(guī)性管理主體審查：合作方必須具備合法主體資格，禁止與未取得行政許可或超越經(jīng)營范圍的單位簽訂合同；內(nèi)容合法：合同條款不得違反法律、行政法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等；稅費約定：明確稅費承擔(dān)方式，避免因約定不清導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險。（二）權(quán)限與審批分級審批：根據(jù)合同金額、重要性實行分級審批（如10萬元以上合同需總經(jīng)理審批），嚴(yán)禁越權(quán)審批；授權(quán)委托：非法定代表人簽署合同需提供《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限。（三）文檔管理全流程留痕：從立項到歸檔，各環(huán)節(jié)需留存書面或電子記錄，保證可追溯；檔案保管期限：合同檔案保管期限一般不少于合同履行期滿后5年，重要合同（如不動產(chǎn)合同）永久保存。（四）糾紛預(yù)防與處理風(fēng)險預(yù)警：建立合同履行風(fēng)險預(yù)