企業(yè)采購申請審批全流程管理工具指南一、適用范圍與典型應用場景本工具適用于各類企業(yè)內部采購活動的規(guī)范化管理，覆蓋從需求提出到最終采購完成的全流程管控。典型應用場景包括但不限于：日常辦公物資采購：如文具、耗材、辦公設備等常規(guī)需求；生產運營物資采購：如原材料、零部件、生產設備等；服務類采購：如咨詢服務、維修服務、外包服務等；緊急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、臨時項目）需快速響應的采購需求。通過標準化流程，保證采購活動合規(guī)、高效，同時實現(xiàn)成本可控與責任可追溯。二、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與申請單提交需求識別：申請人（部門員工或需求提出人）根據(jù)實際工作需要，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預算范圍。填寫申請單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質表單，完整填寫《采購申請單》（模板詳見第三部分），需包含以下核心信息：申請人所屬部門、姓名、聯(lián)系方式；采購物品/服務的詳細描述（規(guī)格型號、技術參數(shù)、質量要求等）；需求數(shù)量、預估單價、總預算；采購用途（需注明具體項目或日常需求）；期望交付時間（如無特殊要求可填寫“按采購流程安排”）；附件清單（如市場詢價單、技術圖紙、過往采購記錄等）。提交申請：申請人將填寫完整的申請單提交至部門負責人審核，保證需求合理且符合部門工作計劃。（二）部門審核與初步把關部門負責人審核：部門負責人需在1個工作日內完成審核，重點確認：需求的必要性（是否為部門工作必需，是否存在替代方案）；預算是否符合部門年度預算安排；采購規(guī)格描述是否清晰，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類和數(shù)量）。審核結果處理：通過審核：簽字確認后流轉至采購部；不通過審核：注明原因（如“預算超支”“需求不合理”）并退回申請人修改，修改后重新提交。（三）采購部復核與方案制定需求復核：采購部收到申請單后，1個工作日內完成復核，重點檢查：申請單信息完整性（是否有漏填項）；預算金額是否在采購權限范圍內（如超權限需上報分管領導）；采購品類是否屬于企業(yè)集中采購目錄（如屬于，需按集中采購流程執(zhí)行）。采購方案制定：復核通過后，采購部根據(jù)采購類型制定執(zhí)行方案：常規(guī)采購：至少向3家合格供應商詢價，形成《詢價對比表》（需包含供應商名稱、報價、產品參數(shù)、交貨期等）；緊急采購：可適當簡化詢價流程，但需保留至少2家供應商報價記錄，并由采購部負責人簽字確認緊急事由；服務類采購：需審核供應商資質（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質），必要時組織技術部門進行方案評審。方案提交：將采購方案（含詢價對比表、供應商資質文件等）提交至財務部審核。（四）財務部預算與合規(guī)性審核預算審核：財務部重點確認：采購預算是否已納入年度預算，或是否有臨時預算審批流程支持；預估價格與市場價格是否合理，是否存在虛高情況；資金支付計劃是否符合企業(yè)財務制度（如預付款比例、支付節(jié)點）。合規(guī)性審核：檢查采購流程是否符合企業(yè)《采購管理辦法》及相關內控要求，如：是否規(guī)避了招標/詢價規(guī)定（如達到招標金額未招標）；供應商選擇是否符合“公平、公正、公開”原則。審核結果反饋：審核通過后簽字確認；若預算不足或流程違規(guī)，退回采購部調整方案，補充說明調整理由。（五）分級審批與決策根據(jù)采購金額及重要性，實行分級審批：小額采購（如≤5000元）：由采購部負責人、財務部負責人審批后生效；中額采購（如5000元-5萬元）：在上述基礎上，增加分管采購/業(yè)務的副總經理審批；大額采購（如＞5萬元）：需提交總經理辦公會或決策委員會集體審議，形成書面會議紀要。審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內完成，緊急采購可同步啟動審批與采購流程，事后補簽審批手續(xù)。（六）供應商選擇與訂單下達供應商確定：根據(jù)審批通過的采購方案，選擇最優(yōu)供應商（綜合考量價格、質量、交貨期、服務等因素），保證“貨比三家、擇優(yōu)選用”。下達訂單：采購部與供應商簽訂《采購訂單》（需明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨時間、地點、付款方式、違約責任等條款），訂單需經雙方蓋章確認。訂單抄送：將采購訂單同步提交至財務部（作為付款依據(jù)）、需求部門（作為驗收依據(jù)）及倉庫（作為入庫依據(jù)）。（七）訂單跟蹤與交付管理進度跟蹤：采購部需主動跟進供應商生產/備貨進度，保證按期交付；如遇延遲風險，提前1個工作日通知需求部門并協(xié)商解決方案（如更換供應商、調整交付時間）。交付驗收：需求部門收到物品/服務后，組織驗收小組（至少含需求人、部門負責人、倉管員）按采購訂單和技術要求進行驗收；驗收需填寫《采購驗收單》，記錄實際到貨數(shù)量、質量狀況、交付時間等信息，驗收人簽字確認；如驗收不合格，需在1個工作日內反饋采購部，由采購部聯(lián)系供應商退換貨或整改，整改后重新驗收。入庫管理：驗收合格的物品，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，保證賬實相符。（八）付款結算與檔案歸檔付款申請：采購部根據(jù)采購訂單、驗收單、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）等資料，填寫《付款申請單》，提交財務部審核。資金支付：財務部核對無誤后，按合同約定支付款項，保證“三單匹配”（訂單、驗收單、發(fā)票）。檔案歸檔：采購部將采購全流程資料（申請單、審批表、詢價記錄、訂單、驗收單、付款憑證、合同等）整理成冊，按年度分類歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或查閱。三、核心表單模板表1：采購申請單申請單編號申請日期申請人所屬部門采購物品/服務名稱規(guī)格型號/技術參數(shù)單位需求數(shù)量預估單價（元）總預算（元）用途說明期望交付時間附件清單（如詢價單、技術圖紙等）1.2.3.部門負責人審核意見簽字：日期：采購部復核意見簽字：日期：財務部審核意見簽字：日期：審批意見（分級）簽字：日期：表2：采購驗收單驗收單編號采購訂單編號驗收日期驗收地點物品/服務名稱規(guī)格型號供應商名稱交付數(shù)量驗收項目驗收標準驗收結果（合格/不合格）備注（如：質量、功能、包裝等）（依據(jù)訂單及技術要求）驗收小組意見需求人簽字：部門負責人簽字：倉管員簽字：不合格處理方案采購部簽字：供應商確認：整改完成時間：表3：采購訂單訂單編號簽訂日期采購部門供應商名稱物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）稅率價稅合計（元）交貨時間交貨地點運輸方式運費承擔方付款方式□預付□到付□分期（請注明節(jié)點）違約責任訂單備注（如特殊包裝、驗收要求等）甲方（采購方）乙方（供應商）簽字：蓋章：日期：簽字：蓋章：日期：四、關鍵執(zhí)行要點（一）合規(guī)性要求采購活動必須嚴格遵守國家《招標投標法》《采購法》及企業(yè)內部采購管理制度，嚴禁化整為零規(guī)避招標或詢價；供應商選擇需優(yōu)先從《合格供應商名錄》中選取，名錄外供應商需經過資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、質量體系認證等）后方可參與；大額采購需簽訂書面合同，合同條款需經法務部門審核，明確雙方權利義務。（二）時效性管理各環(huán)節(jié)審批需在規(guī)定時限內完成（如部門審核1個工作日、采購復核1個工作日、財務審核2個工作日），超時未反饋視為同意；緊急采購需提前標注“緊急”標識，可啟動快速審批通道，但事后需提交緊急采購說明，由分管領導簽字確認。（三）信息準確性申請單、訂單、驗收單等信息需保持一致，嚴禁擅自變更采購物品名稱、規(guī)格或數(shù)量；詢價記錄需真實反映供應商報價情況，不得虛報或篡改價格信息。（四）溝通協(xié)調采購部需及時向需求部門反饋采購進度（如供應商備貨延遲、交貨時間調