會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)及管理工具手冊(cè)前言會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議成果的書(shū)面載體，是同步信息、明確責(zé)任、推動(dòng)工作落地的重要工具。本手冊(cè)旨在規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)流程與管理要求，幫助用戶(hù)高效記錄會(huì)議核心內(nèi)容，保證會(huì)議決議可追溯、行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。手冊(cè)適用于各類(lèi)工作會(huì)議場(chǎng)景，用戶(hù)可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整內(nèi)容細(xì)節(jié)。一、適用會(huì)議類(lèi)型與場(chǎng)景本工具手冊(cè)覆蓋以下常見(jiàn)會(huì)議場(chǎng)景，不同場(chǎng)景下會(huì)議紀(jì)要的側(cè)重點(diǎn)略有差異：1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)核心目標(biāo)：明確項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、分工及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。紀(jì)要重點(diǎn)：項(xiàng)目背景、總體目標(biāo)、里程碑計(jì)劃、核心成員職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)提示及應(yīng)對(duì)措施。2.例行工作周/月會(huì)核心目標(biāo)：同步工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源、解決當(dāng)前問(wèn)題。紀(jì)要重點(diǎn)：上周/月工作完成情況、未完成事項(xiàng)及原因、本周/月工作計(jì)劃、需協(xié)調(diào)支持事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)及責(zé)任人。3.跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)核心目標(biāo)：打破部門(mén)壁壘，解決跨領(lǐng)域協(xié)作問(wèn)題。紀(jì)要重點(diǎn)：議題背景、各部門(mén)立場(chǎng)分歧、共識(shí)方案、協(xié)作分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及資源保障。4.問(wèn)題復(fù)盤(pán)會(huì)核心目標(biāo)：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定改進(jìn)措施。紀(jì)要重點(diǎn)：?jiǎn)栴}發(fā)生過(guò)程、根本原因分析、已采取的臨時(shí)措施、長(zhǎng)期改進(jìn)方案、責(zé)任人及完成時(shí)限。5.決策評(píng)審會(huì)核心目標(biāo)：對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行集體決策，明確后續(xù)方向。紀(jì)要重點(diǎn)：備選方案、各方案優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比、決策結(jié)論、決策依據(jù)、執(zhí)行方案及責(zé)任主體。二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作指南會(huì)議紀(jì)要管理涵蓋“會(huì)前準(zhǔn)備—會(huì)中記錄—會(huì)后整理—審核分發(fā)—?dú)w檔管理”五個(gè)階段，各階段操作步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確預(yù)留信息通道獲取會(huì)議基礎(chǔ)信息提前向會(huì)議組織者確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人、核心發(fā)言嘉賓）、議程及預(yù)期目標(biāo)。若有會(huì)議材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表），提前獲取并熟悉，預(yù)判討論重點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議類(lèi)型選擇合適的記錄工具（如Word、Excel、在線協(xié)作文檔等），打開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板（見(jiàn)第三章），提前填寫(xiě)會(huì)議基本信息（名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)等）。準(zhǔn)備備用記錄工具（如錄音設(shè)備、筆記本），避免電子設(shè)備故障導(dǎo)致信息遺漏。明確記錄側(cè)重點(diǎn)與主持人溝通確認(rèn)：需重點(diǎn)記錄的決策事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)、爭(zhēng)議點(diǎn)及敏感信息（如涉密內(nèi)容）的記錄規(guī)范。（二）會(huì)中記錄：抓取關(guān)鍵，保證信息準(zhǔn)確動(dòng)態(tài)跟蹤會(huì)議進(jìn)程按議程順序記錄，重點(diǎn)關(guān)注“討論要點(diǎn)—分歧點(diǎn)—共識(shí)點(diǎn)”的邏輯鏈條，避免逐字逐字記錄，提煉核心觀點(diǎn)（如“經(jīng)理提出需增加預(yù)算20%，用于采購(gòu)測(cè)試設(shè)備，總監(jiān)表示需評(píng)估成本效益后回復(fù)”）。對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等核心信息（如“截止時(shí)間：3月31日”“負(fù)責(zé)人：*主管”）進(jìn)行標(biāo)記，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。區(qū)分“事實(shí)”與“觀點(diǎn)”客觀記錄會(huì)議內(nèi)容：區(qū)分客觀事實(shí)（如“項(xiàng)目延期2周”）與個(gè)人觀點(diǎn)（如“認(rèn)為延期是因資源不足”），必要時(shí)標(biāo)注發(fā)言人身份（如“技術(shù)部：建議優(yōu)化開(kāi)發(fā)流程以縮短周期”）。實(shí)時(shí)梳理行動(dòng)項(xiàng)對(duì)會(huì)議中明確的“誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成”進(jìn)行即時(shí)記錄（格式：“【行動(dòng)項(xiàng)】團(tuán)隊(duì)于3月25日前完成客戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告，提交至經(jīng)理處”），避免會(huì)后遺漏。處理特殊情況若遇敏感信息（如未公開(kāi)的人事調(diào)整、涉密數(shù)據(jù)），按公司保密規(guī)定記錄，僅限必要人員傳閱；若討論內(nèi)容偏離議程，及時(shí)提醒主持人回歸主題，保證會(huì)議效率。（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息，完善細(xì)節(jié)24小時(shí)內(nèi)完成初稿會(huì)后立即根據(jù)會(huì)議記錄整理初稿，補(bǔ)充會(huì)中未詳盡的細(xì)節(jié)（如討論背景、補(bǔ)充說(shuō)明），保證邏輯連貫、條理清晰。對(duì)不確定的信息（如未明確的行動(dòng)項(xiàng)截止時(shí)間、需后續(xù)確認(rèn)的數(shù)據(jù)），及時(shí)聯(lián)系參會(huì)人員核實(shí)，避免主觀臆斷。結(jié)構(gòu)化內(nèi)容呈現(xiàn)按模板框架組織內(nèi)容：會(huì)議基本信息—會(huì)議議程—主要討論內(nèi)容—決議事項(xiàng)—行動(dòng)項(xiàng)—后續(xù)安排—附件。使用標(biāo)題、序號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)等工具提升可讀性（如“一、會(huì)議議程”“（二）跨部門(mén)協(xié)作問(wèn)題”）。語(yǔ)言簡(jiǎn)潔規(guī)范避免口語(yǔ)化表達(dá)（如“我覺(jué)得”“大概”），改用書(shū)面語(yǔ)（如“經(jīng)討論認(rèn)為”“預(yù)計(jì)”）；專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)需解釋?zhuān)ㄈ缡状纬霈F(xiàn)的“KPI”標(biāo)注“關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)”），保證所有參會(huì)人員理解。（四）審核分發(fā)：確認(rèn)無(wú)誤，精準(zhǔn)觸達(dá)內(nèi)部審核初稿完成后，先提交給記錄人自檢，檢查信息完整性（如行動(dòng)項(xiàng)是否包含“責(zé)任人、截止時(shí)間、任務(wù)內(nèi)容”）、格式規(guī)范性（如日期統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”）。提交會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議事項(xiàng)準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)可行性，根據(jù)反饋修改后定稿。分發(fā)與傳閱定稿后24小時(shí)內(nèi)，通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)（如OA、企業(yè)）分發(fā)給所有參會(huì)人員及需知悉的部門(mén)，明確標(biāo)注“請(qǐng)審閱并確認(rèn)行動(dòng)項(xiàng)”，并附上會(huì)議材料（如有）。對(duì)需保密的紀(jì)要，設(shè)置查看權(quán)限（僅限參會(huì)人員及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），禁止隨意轉(zhuǎn)發(fā)。（五）歸檔管理：分類(lèi)存儲(chǔ)，便于追溯規(guī)范存儲(chǔ)路徑按會(huì)議類(lèi)型（如“項(xiàng)目類(lèi)”“例會(huì)類(lèi)”）+時(shí)間（如“2024年3月”）+會(huì)議名稱(chēng)（如“項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)”）建立文件夾，電子版存儲(chǔ)至公司指定共享服務(wù)器，紙質(zhì)版交由行政部門(mén)統(tǒng)一歸檔。更新與關(guān)聯(lián)若行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行過(guò)程中有變更（如截止時(shí)間調(diào)整、負(fù)責(zé)人更換），及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要附件《行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表》，并同步通知相關(guān)人員；定期（如每月末）對(duì)歸檔紀(jì)要進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析高頻問(wèn)題、未完成行動(dòng)項(xiàng)的原因，為后續(xù)會(huì)議優(yōu)化提供依據(jù)。三、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板以下為通用會(huì)議紀(jì)要模板，可根據(jù)會(huì)議類(lèi)型增刪模塊：會(huì)議基本信息會(huì)議名稱(chēng)項(xiàng)目周例會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年3月20日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議）主持人*總監(jiān)記錄人*專(zhuān)員參會(huì)人員經(jīng)理（技術(shù)部）、主管（市場(chǎng)部）、專(zhuān)員（運(yùn)營(yíng)部）、助理（財(cái)務(wù)部）缺席人員及原因*（研發(fā)部）：因客戶(hù)拜訪未能參會(huì)會(huì)議議程1.上周工作進(jìn)展回顧；2.當(dāng)前問(wèn)題討論；3.本周工作計(jì)劃；4.其他事項(xiàng)會(huì)議主要內(nèi)容（一）上周工作進(jìn)展回顧-技術(shù)部：完成需求文檔初稿（經(jīng)理），需市場(chǎng)部3月22日前反饋意見(jiàn)；-市場(chǎng)部：完成競(jìng)品分析報(bào)告（主管），已同步至項(xiàng)目群。（二）當(dāng)前問(wèn)題討論問(wèn)題1：需求文檔與客戶(hù)預(yù)期存在差異（提出）；決議：技術(shù)部于3月21日與客戶(hù)對(duì)齊需求，同步更新文檔。問(wèn)題2：測(cè)試資源不足（提出）；決議：申請(qǐng)協(xié)調(diào)2名測(cè)試工程師支持（負(fù)責(zé)，3月22日前反饋結(jié)果）。（三）本周工作計(jì)劃-技術(shù)部：完成需求文檔終版（經(jīng)理）；-市場(chǎng)部：?jiǎn)?dòng)推廣方案設(shè)計(jì)（主管）；-運(yùn)營(yíng)部：準(zhǔn)備用戶(hù)調(diào)研問(wèn)卷（*專(zhuān)員）。（四）其他事項(xiàng)下次會(huì)議時(shí)間：3月27日14:00，地點(diǎn)：線上會(huì)議。行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)內(nèi)容1與客戶(hù)對(duì)齊需求，更新需求文檔終版2申請(qǐng)協(xié)調(diào)測(cè)試工程師資源3準(zhǔn)備用戶(hù)調(diào)研問(wèn)卷后續(xù)安排會(huì)議紀(jì)要分發(fā)時(shí)間2024年3月20日18:00前下次會(huì)議材料提交各部門(mén)于3月26日前提交本周工作進(jìn)展PPT附件1.上周工作進(jìn)展報(bào)告；2.競(jìng)品分析報(bào)告；3.需求文檔初稿四、撰寫(xiě)與管理關(guān)鍵要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性原則決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等核心信息必須經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)，避免因記錄偏差導(dǎo)致執(zhí)行混亂；引用數(shù)據(jù)或觀點(diǎn)時(shí)，標(biāo)注來(lái)源（如“根據(jù)財(cái)務(wù)部*提供的數(shù)據(jù)”），保證可追溯。行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)需明確“責(zé)任人”（具體到個(gè)人，而非部門(mén)）、“任務(wù)內(nèi)容”（清晰可操作，如“完成報(bào)告”而非“推進(jìn)工作”）、“完成標(biāo)準(zhǔn)”（如“通過(guò)審核”“提交至指定郵箱”）；避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊時(shí)間表述，統(tǒng)一使用具體日期（如“3月31日前”）。保密與合規(guī)要求涉及公司戰(zhàn)略、人事調(diào)整、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的會(huì)議，紀(jì)要需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，按權(quán)限傳閱，嚴(yán)禁外泄；歸檔的電子紀(jì)要需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)紀(jì)要鎖入文件柜，定期檢查保管情況。及時(shí)性管理會(huì)后整理初稿不超過(guò)24小時(shí)，審核分發(fā)不超過(guò)48小時(shí)，保證信息時(shí)效性；行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行過(guò)程中，責(zé)任人需按周/月在會(huì)議紀(jì)要附