行政采購流程規(guī)范化管理工具一、工具概述行政采購是企業(yè)及事業(yè)單位日常運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范化的采購流程有助于控制成本、防范風(fēng)險(xiǎn)、提升效率。本工具旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化的操作指引、模板表格及控制要點(diǎn)，為組織構(gòu)建清晰、透明、合規(guī)的行政采購管理體系，適用于辦公用品采購、固定資產(chǎn)購置、服務(wù)外包（如保潔、維修）等非生產(chǎn)類采購場景，助力采購工作實(shí)現(xiàn)“流程標(biāo)準(zhǔn)化、責(zé)任明確化、管理精細(xì)化”。二、適用場景與目標(biāo)（一）適用場景日常辦公物資采購：如紙張、文具、耗材等易耗品；固定資產(chǎn)采購：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等耐用品；服務(wù)類采購：如會(huì)議服務(wù)、保潔服務(wù)、設(shè)備維修等外包服務(wù)；其他行政類采購：如員工福利采購、活動(dòng)物料采購等。（二）核心目標(biāo)規(guī)范采購行為，杜絕流程隨意性；明確各崗位職責(zé)，減少推諉扯皮；強(qiáng)化預(yù)算控制，避免超支浪費(fèi)；保障采購質(zhì)量，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)；提升采購效率，支持業(yè)務(wù)快速響應(yīng)。三、采購全流程操作指南（一）需求提出與審批操作主體：需求部門（如行政部、市場部）、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《行政采購申請(qǐng)單》（詳見模板一），注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途及緊急程度，并附相關(guān)支撐材料（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)說明）。部門初審：部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)“是否為必需采購”“預(yù)算是否在部門額度內(nèi)”，簽字通過后提交至行政部。行政部復(fù)核：行政部采購專員*核對(duì)采購需求是否符合公司行政采購政策，如物品規(guī)格是否標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)量是否合理，并匯總同類需求形成“批量采購清單”以提高效率。財(cái)務(wù)部預(yù)算審核：財(cái)務(wù)專員*對(duì)照年度預(yù)算及月度用款計(jì)劃，審核采購預(yù)算是否超支，重點(diǎn)檢查“大額采購（單筆超5000元）是否已納入年度預(yù)算”，審核通過后提交至管理層審批。管理層審批：根據(jù)采購金額分級(jí)審批——金額≤2000元：行政部經(jīng)理*審批；2000元＜金額≤10000元：分管副總*審批；金額＞10000元：總經(jīng)理*審批。關(guān)鍵輸出：《行政采購申請(qǐng)單》（審批完成版）（二）采購計(jì)劃與供應(yīng)商選擇操作主體：行政部、采購專員、供應(yīng)商評(píng)估小組操作步驟：制定采購計(jì)劃：審批通過后，行政部根據(jù)需求緊急程度及市場情況，制定采購計(jì)劃，明確采購時(shí)間、交付節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量要求，并同步至財(cái)務(wù)部備案。供應(yīng)商信息收集：對(duì)于常規(guī)物資（如辦公用品），從《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板三）中篩選≥3家供應(yīng)商；對(duì)于新物資或服務(wù)，通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)等方式收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證）、過往合作案例等。供應(yīng)商評(píng)估與選擇：小額采購（≤2000元）：行政部采購專員直接從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》（詳見模板二）；大額采購（＞2000元）：成立供應(yīng)商評(píng)估小組（由行政部、需求部門、財(cái)務(wù)部組成），從價(jià)格（權(quán)重40%）、質(zhì)量（權(quán)重30%）、交付能力（權(quán)重20%）、服務(wù)（權(quán)重10%）四個(gè)維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，選擇綜合得分≥80分的供應(yīng)商，并形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。確定供應(yīng)商：評(píng)估結(jié)果經(jīng)行政部經(jīng)理*確認(rèn)后，通知供應(yīng)商備貨或提供服務(wù)。關(guān)鍵輸出：《采購計(jì)劃》《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（三）采購執(zhí)行與合同簽訂操作主體：行政部、法務(wù)部（如需）、供應(yīng)商操作步驟：下達(dá)采購訂單：行政部向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（模板四），明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任等條款。合同簽訂（大額采購必簽）：金額＞5000元的采購，需與供應(yīng)商簽訂《行政采購合同》（模板五），合同需經(jīng)法務(wù)專員審核條款合規(guī)性，保證“違約責(zé)任明確”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬清晰”“保密條款完備”，最后由總經(jīng)理簽字蓋章生效；金額≤5000元的采購，可憑《采購訂單》及供應(yīng)商蓋章的報(bào)價(jià)單執(zhí)行，無需單獨(dú)簽訂合同。訂單跟蹤：采購專員*定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付，如遇延遲需及時(shí)通知需求部門并協(xié)調(diào)解決方案。關(guān)鍵輸出：《采購訂單》《行政采購合同》（如需）（四）物資驗(yàn)收與入庫操作主體：需求部門、行政部、倉庫管理員操作步驟：到貨驗(yàn)收：供應(yīng)商交付物資后，需求部門聯(lián)合行政部、倉庫管理員共同現(xiàn)場驗(yàn)收，對(duì)照《采購訂單》核對(duì)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量，并測試功能是否符合要求（如電子設(shè)備需通電測試）；服務(wù)類采購（如保潔）需由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如清潔頻次、達(dá)標(biāo)率）進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收表》。問題處理：如發(fā)覺物資數(shù)量不符、質(zhì)量問題或未按時(shí)交付，需當(dāng)場拍照取證，填寫《采購異常處理單》（模板六），通知供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)解決（補(bǔ)貨、換貨或退款）；問題未解決前，物資不得辦理入庫手續(xù)。入庫登記：驗(yàn)收合格后，倉庫管理員*填寫《物資入庫單》（模板七），登記物資編號(hào)、入庫日期、存放位置等信息，并在1個(gè)工作日內(nèi)更新庫存臺(tái)賬，同時(shí)將《物資入庫單》復(fù)印件反饋至行政部及財(cái)務(wù)部。關(guān)鍵輸出：《物資入庫單》《服務(wù)驗(yàn)收表》《采購異常處理單》（如需）（五）付款結(jié)算與檔案歸檔操作主體：財(cái)務(wù)部、行政部、供應(yīng)商操作步驟：發(fā)票審核：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票（需與采購訂單、合同信息一致），行政部采購專員*核對(duì)發(fā)票信息無誤后，提交至財(cái)務(wù)部。付款審批：財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，對(duì)照《物資入庫單》《采購訂單》《合同》等單據(jù)，審核“三單匹配”（訂單、入庫單、發(fā)票一致）；審核通過后，填寫《付款審批表》（模板八），按審批權(quán)限報(bào)批（參照“需求提出與審批”中的分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)）?？铐?xiàng)支付：審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬或?qū)~戶支付款項(xiàng)，付款后3個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商索取《收款確認(rèn)函》，并更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。檔案歸檔：行政部采購專員*在采購?fù)瓿珊?0個(gè)工作日內(nèi)，將《采購申請(qǐng)單》《采購訂單》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款審批表》等資料整理成冊，按“采購日期”分類歸檔，保存期限≥3年（重要合同保存≥5年）。關(guān)鍵輸出：《付款審批表》《收款確認(rèn)函》《采購檔案》四、模板示例模板一：行政采購申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人*聯(lián)系方式采購類型□物資□服務(wù)緊急程度□緊急□普通序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位1A4打印紙80g箱2辦公椅人體工學(xué)款把合計(jì)金額（大寫）壹仟零貳拾元整（小寫）￥1020.00部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：*日期：行政部復(fù)核意見：簽字：*日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見：簽字：*日期：管理層審批意見：簽字：*日期：模板二：供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表采購物品名稱A4打印紙（80g）采購數(shù)量5箱供應(yīng)商信息公司名稱報(bào)價(jià)（元/箱）付款方式供應(yīng)商A辦公用品公司25.00貨到付款供應(yīng)商BYY商貿(mào)公司24.50月結(jié)30天供應(yīng)商CZZ超市26.00現(xiàn)結(jié)推薦供應(yīng)商供應(yīng)商B（性價(jià)比最高）評(píng)估人*（采購專員）日期模板三：合格供應(yīng)商名錄（部分示例）供應(yīng)商類別供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話主營產(chǎn)品/服務(wù)合作期限評(píng)價(jià)等級(jí)（A/B/C）備注辦公用品公司**紙張、文具2023-2025A（優(yōu)質(zhì)）價(jià)格穩(wěn)定，配送及時(shí)辦公家具YY家具廠**辦公桌、椅2022-2024B（合格）產(chǎn)品質(zhì)量一般，價(jià)格適中清潔服務(wù)ZZ保潔公司**辦公區(qū)域保潔2023-2026A（優(yōu)質(zhì)）服務(wù)規(guī)范，響應(yīng)迅速模板四：采購訂單訂單編號(hào)CG2024050010訂單日期2024年5月10日供應(yīng)商名稱辦公用品公司供應(yīng)商地址市區(qū)路號(hào)收貨地址公司倉庫（市區(qū)路號(hào)）收貨人*（倉庫管理員）序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位1A4打印紙80g箱2簽字筆0.5mm黑色支合計(jì)金額（大寫）壹佰伍拾伍元整（小寫）￥155.00質(zhì)量要求1.A4紙克數(shù)誤差≤±2g；2.簽字筆出水流暢，書寫無斷墨備注請(qǐng)按訂單明細(xì)配送，如有短缺需提前1天聯(lián)系供應(yīng)商簽字蓋章：日期：采購方簽字蓋章（行政部）：日期：模板五：行政采購合同（簡化版）合同編號(hào)：CG2024050010甲方（采購方）：公司地址：市區(qū)路號(hào)乙方（供應(yīng)方）：辦公用品公司地址：市區(qū)路號(hào)簽訂日期：2024年5月10日第一條采購內(nèi)容物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額A4打印紙80g箱525.00125.00簽字筆0.5mm黑色支201.5030.00合計(jì)155.00第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方所供物品須符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，無破損、無瑕疵；A4紙克數(shù)誤差≤±2g，白度≥92%；簽字筆書寫距離≥2000米。第三條交付與驗(yàn)收乙方于2024年5月12日前將物品送至甲方指定地點(diǎn)，運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)；甲方收到物品后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格，乙方須在2個(gè)工作日內(nèi)更換，否則甲方有權(quán)拒付貨款。第四條付款方式驗(yàn)收合格后，乙方向甲方開具增值稅普通發(fā)票，甲方在收到發(fā)票后15個(gè)工作日內(nèi)支付全款。第五條違約責(zé)任乙方延遲交付，每延遲1日按合同總額的0.5%支付違約金；甲方延遲付款，每延遲1日按應(yīng)付金額的0.5%支付違約金。第六條爭議解決本合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成可向甲方所在地人民法院提起訴訟。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：代表人簽字：*代表人簽字：*日期：2024年5月10日日期：2024年5月10日模板六：采購異常處理單采購訂單號(hào)CG2024050010處理日期2024年5月12日供應(yīng)商名稱辦公用品公司異常類型□數(shù)量不符□質(zhì)量問題□延遲交付□其他異常描述到貨A4打印紙實(shí)際為4箱，短缺1箱；簽字筆10支無法正常書寫（斷墨）處理要求1.補(bǔ)充短缺1箱A4紙；2.更換10支簽字筆；3.承擔(dān)因質(zhì)量問題導(dǎo)致的延遲驗(yàn)收損失（按合同違約金計(jì)算）供應(yīng)商意見簽字：*日期：2024年5月12日采購部門意見同意供應(yīng)商處理方案，要求2個(gè)工作日內(nèi)完成簽字：*日期：最終處理結(jié)果供應(yīng)商已于2024年5月14日補(bǔ)齊物資并更換簽字筆，驗(yàn)收合格模板七：物資入庫單入庫單編號(hào)RK2024050010入庫日期2024年5月12日供應(yīng)商名稱辦公用品公司采購訂單號(hào)CG2024050010倉庫名稱公司總倉庫經(jīng)手人*（倉庫管理員）序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位1A4打印紙80g箱2簽字筆0.5mm黑色支合計(jì)保管員簽字*需求部門確認(rèn)*（需求部門負(fù)責(zé)人）模板八：付款審批表供應(yīng)商名稱辦公用品公司付款申請(qǐng)日期2024年5月15日合同/訂單號(hào)CG2024050010采購內(nèi)容A4打印紙、簽字筆應(yīng)付金額￥155.00已付金額0付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□現(xiàn)金□其他收款賬戶信息開戶行：銀行支行；賬號(hào)：X附件清單□發(fā)票□入庫單□合同□驗(yàn)收單□其他（勾選并注明份數(shù)）部門意見行政部：該筆采購驗(yàn)收合格，票據(jù)齊全，同意付款。簽字：*日期：2024.5.15財(cái)務(wù)審核發(fā)票與訂單、入庫單一致，符合付款條件。簽字：*日期：2024.5.15審批意見分管副總：同意付款。簽字：*日期：2024.5.16最終審批總經(jīng)理：同意付款。簽字：*日期：2024.5.16五、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）預(yù)算控制：嚴(yán)守“無預(yù)算不采購”原則所有采購需先落實(shí)預(yù)算，超預(yù)算采購必須提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)管理層審批后方可執(zhí)行；財(cái)務(wù)部每月對(duì)采購支出進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析，對(duì)超支部門進(jìn)行預(yù)警并要求說明原因。（二）供應(yīng)商管理：動(dòng)態(tài)評(píng)估與準(zhǔn)入退出建立《合格供應(yīng)商名錄》，每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)（從價(jià)格、質(zhì)量、交付、服務(wù)四個(gè)維度），評(píng)分＜60分的供應(yīng)商予以淘汰；新供應(yīng)商準(zhǔn)入需通過“資質(zhì)審核→樣品測試→小批量試用→正式評(píng)估”四步流程，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、質(zhì)量可靠。（三）驗(yàn)收環(huán)節(jié)：杜絕“走過場”需求部門、行政部、倉庫管理員三方共同驗(yàn)