企業(yè)合同管理工具模板一、工具適用范圍與核心應用場景本工具模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團公司）的合同全生命周期管理，覆蓋采購、銷售、服務、合作、租賃等常見合同類型。核心應用場景包括：合同規(guī)范化管理：統(tǒng)一合同格式與條款，降低法律風險；流程化審批：實現(xiàn)合同起草、審核、簽訂、履行的線上化流轉；風險實時監(jiān)控：跟蹤合同履行進度，預警逾期、違約等異常情況；數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：匯總合同金額、類型、對手方等數(shù)據(jù)，輔助經(jīng)營決策；合規(guī)與追溯：保證合同簽訂符合企業(yè)內(nèi)控及法律法規(guī)要求，便于審計追溯。二、合同管理全流程操作指南（一）合同起草與模板選擇明確合同需求：業(yè)務部門根據(jù)合作內(nèi)容（如采購標的、服務范圍、付款方式等），填寫《合同需求表》，明確核心條款（金額、履行期限、違約責任等）。選擇/起草合同：優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板），在模板基礎上修改具體條款；無標準化模板時，由業(yè)務部門聯(lián)合法務部共同起草，保證條款合法、權責清晰。內(nèi)部初審：起草人檢查合同基本信息（雙方主體信息、金額、日期等）是否完整，無錯漏后提交審核。（二）合同審批流程發(fā)起審批：在合同管理系統(tǒng)中合同草案及《合同需求表》，填寫審批流程（含業(yè)務部門負責人、法務部、財務部、分管領導等節(jié)點）。部門審核：業(yè)務部門負責人：審核合同內(nèi)容與業(yè)務需求一致性、商業(yè)條款合理性；法務部：審核合同法律風險、條款合規(guī)性（如違約責任、爭議解決方式）；財務部：審核金額準確性、付款方式與財務制度匹配度、稅務處理合規(guī)性。終審與確認：審批通過后，由分管領導或授權人簽字確認；若駁回，由起草人根據(jù)意見修改后重新發(fā)起審批。（三）合同簽訂與用印用印申請：審批通過的合同，提交《合同用印申請表》，附合同最終版及審批記錄，由辦公室/行政部審核用印權限。用印管理：合同文本需與審批版本一致，嚴禁擅自修改；加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁以部門章代替），騎縫章需覆蓋合同所有頁；簽訂方式：優(yōu)先采用書面簽訂，緊急情況可先電子簽訂后補紙質(zhì)版（需保證電子簽名合規(guī)）。文本分發(fā)：簽訂后，原件至少留存2份（企業(yè)存檔1份，對方單位1份），電子版同步歸檔至合同管理系統(tǒng)。（四）合同履行跟蹤履行計劃制定：合同生效后，業(yè)務部門負責人牽頭制定《合同履行計劃》，明確關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）、責任人及完成標準。進度更新：責任人按節(jié)點更新履行進度（如“已交付”“待驗收”“已付款”），相關證明材料（如驗收單、付款憑證）。異常處理：若出現(xiàn)履行延遲、違約等情況，業(yè)務部門需立即啟動《合同異常處理流程》，分析原因、制定應對措施（如協(xié)商延期、索賠），并同步法務部評估法律風險。（五）合同歸檔與到期管理歸檔要求：紙質(zhì)合同：原件按“合同編號+簽訂日期”分類存放，附《合同歸檔清單》（含合同名稱、編號、簽訂方、歸檔日期、保管人）；電子合同：至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加密存儲，設置訪問權限（僅相關人員可查閱）。到期提醒：合同到期前90天、30天，系統(tǒng)自動提醒相關負責人，根據(jù)履行情況處理：履行完畢：辦理結案手續(xù)，歸檔資料標注“已終止”；需續(xù)簽：提前30天啟動續(xù)簽審批流程；無需續(xù)簽：書面通知對方終止合同，確認無未結款項或爭議。三、合同管理常用模板表格設計（一）合同臺賬模板合同編號合同名稱簽訂方（甲方/乙方）簽訂日期合同金額（元）履行狀態(tài)負責人歸檔日期備注CG-2024-001采購辦公設備合同A科技有限公司2024-03-1550,000履行中2024-03-20首批交付30%XS-2024-002銷售咨詢服務合同B咨詢公司2024-02-10120,000已完成2024-02-28全款已收訖（二）合同審批表模板合同基本信息合同名稱合同編號簽訂方甲方：__________乙方：__________擬簽訂日期合同金額大寫：__________小寫：__________履行期限核心條款摘要（簡述標的、付款方式、違約責任等）審批意見欄業(yè)務部門負責人簽字：法務部審核意見簽字：財務部審核意見簽字：分管領導審批簽字：（三）合同履行跟蹤表模板合同編號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人完成情況（□合格/□不合格）證明材料備注CG-2024-001設備交付2024-04-012024-04-03□合格交付單延期2天，已協(xié)商免責CG-2024-001首款支付2024-04-102024-04-10□合格銀行回單（四）合同到期提醒表模板合同編號合同名稱到期日期提醒時間（提前X天）負責人處理建議（□續(xù)簽/□終止/□其他）處理結果完成日期CG-2024-001采購辦公設備合同2024-06-15提前30天□續(xù)簽已發(fā)起續(xù)簽審批2024-05-20FW-2024-003物業(yè)服務合同2024-07-31提前90天□終止已通知對方，無爭議2024-05-25四、合同管理關鍵注意事項與風險提示合同主體審核：簽訂前需核實對方單位營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份、授權委托書（若為代理人），保證簽約主體合法有效，避免與無資質(zhì)主體合作。條款嚴謹性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金額、日期、數(shù)量等需明確數(shù)字；違約責任、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）需具體可操作。審批流程規(guī)范：嚴禁“先簽批后補流程”或“越權審批”，所有審批節(jié)點需留痕（紙質(zhì)簽字或系統(tǒng)記錄），保證流程可追溯。履行過程監(jiān)控：業(yè)務部門需定期跟蹤合同履行進度，對逾期、異常情況及時上報，避免因管理疏漏導致?lián)p失擴大。保密