辦公室常用公文寫(xiě)作規(guī)范一、公文寫(xiě)作的重要性與基本要求公文是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位傳遞信息、協(xié)調(diào)工作、規(guī)范管理的核心工具，其質(zhì)量直接影響工作推進(jìn)效率與單位形象。辦公室公文需遵循“準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)潔、得體”原則：內(nèi)容上合法合規(guī)、邏輯清晰，格式上嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、要素完整，語(yǔ)言上莊重得體、表意明確，最終實(shí)現(xiàn)“文以載道、文以辦事”的核心目標(biāo)。二、常見(jiàn)公文類(lèi)型及寫(xiě)作規(guī)范（一）通知：傳達(dá)要求與告知事項(xiàng)適用場(chǎng)景：發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、告知會(huì)議/活動(dòng)、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件等。結(jié)構(gòu)要素：標(biāo)題（發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如《XX公司關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)檢查的通知》）、主送機(jī)關(guān)（明確接收對(duì)象，避免“各部門(mén)”等模糊表述）、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。正文寫(xiě)作要點(diǎn)：緣由：簡(jiǎn)明說(shuō)明發(fā)文背景（如“為落實(shí)上級(jí)安全生產(chǎn)要求”）；事項(xiàng)：分條列項(xiàng)說(shuō)明具體要求，包含時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任主體、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等（例：“檢查時(shí)間：即日起至X月X日；檢查范圍：各生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)；責(zé)任部門(mén)：安全管理部牽頭，各部門(mén)配合”）；要求：強(qiáng)調(diào)執(zhí)行紀(jì)律（如“請(qǐng)各部門(mén)于X月X日前提交自查報(bào)告”）。注意事項(xiàng)：避免“大概”“可能”等模糊表述，事項(xiàng)需具備可操作性；轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)通知需注明“現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”。（二）請(qǐng)示：請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)適用場(chǎng)景：向上級(jí)請(qǐng)求解決問(wèn)題、審批事項(xiàng)、撥付資金等。結(jié)構(gòu)要素：標(biāo)題（需體現(xiàn)請(qǐng)示事項(xiàng)，如《XX部門(mén)關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示》）、主送機(jī)關(guān)（僅限一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，不得多頭請(qǐng)示）、正文、結(jié)語(yǔ)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。正文寫(xiě)作要點(diǎn)：請(qǐng)示緣由：說(shuō)明必要性（如“因現(xiàn)有打印機(jī)老化嚴(yán)重，日均故障3次，影響工作效率”）；請(qǐng)示事項(xiàng)：明確具體請(qǐng)求（如“申請(qǐng)購(gòu)置A品牌打印機(jī)2臺(tái)，預(yù)算XX元”）；結(jié)語(yǔ)：使用“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，盼復(fù)”等規(guī)范表述。注意事項(xiàng)：一文一事，不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；避免“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)看著辦”等口語(yǔ)化表述，語(yǔ)氣需謙和得體。（三）報(bào)告：匯報(bào)工作與反映情況適用場(chǎng)景：向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、反映問(wèn)題、答復(fù)詢(xún)問(wèn)等。結(jié)構(gòu)要素：標(biāo)題（如《XX公司2023年上半年工作總結(jié)報(bào)告》）、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)語(yǔ)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。正文寫(xiě)作要點(diǎn)：工作情況：客觀陳述事實(shí)（如“上半年完成項(xiàng)目X個(gè)，營(yíng)收同比增長(zhǎng)X%”）；問(wèn)題分析：精準(zhǔn)指出不足（如“部分項(xiàng)目因前期調(diào)研不足，延期交付率達(dá)X%”）；改進(jìn)建議：提出可行措施（如“建立項(xiàng)目調(diào)研評(píng)審機(jī)制，由技術(shù)、市場(chǎng)部門(mén)聯(lián)合審核”）。注意事項(xiàng)：匯報(bào)需實(shí)事求是，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；結(jié)語(yǔ)用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”，不得出現(xiàn)“請(qǐng)批示”等請(qǐng)示性結(jié)語(yǔ)。（四）函：平行溝通與商洽工作適用場(chǎng)景：不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作、詢(xún)問(wèn)答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等（如公司與合作單位商洽合同細(xì)節(jié)）。結(jié)構(gòu)要素：標(biāo)題（如《XX公司關(guān)于商洽XX項(xiàng)目合作細(xì)節(jié)的函》）、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)語(yǔ)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。正文寫(xiě)作要點(diǎn)：發(fā)函緣由：說(shuō)明溝通背景（如“我司擬與貴單位合作XX項(xiàng)目，現(xiàn)就合同條款商洽如下”）；事項(xiàng)內(nèi)容：分點(diǎn)說(shuō)明需求或疑問(wèn)（如“關(guān)于付款方式，建議采用‘3:3:4’分期支付，妥否請(qǐng)復(fù)”）；結(jié)語(yǔ)：商洽類(lèi)用“盼復(fù)”“望貴單位予以支持為盼”，答復(fù)類(lèi)用“特此函復(fù)”。注意事項(xiàng)：語(yǔ)言需得體，避免命令性語(yǔ)氣；復(fù)函需針對(duì)來(lái)函事項(xiàng)逐一回應(yīng)，不得遺漏。（五）會(huì)議紀(jì)要：記錄決策與明確分工適用場(chǎng)景：記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工，作為工作依據(jù)。結(jié)構(gòu)要素：標(biāo)題（如《XX會(huì)議紀(jì)要》或《XX公司X月X日總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要》）、會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人）、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、發(fā)文機(jī)關(guān)（或紀(jì)要整理部門(mén)）、成文日期。寫(xiě)作要點(diǎn)：內(nèi)容概括：提煉會(huì)議核心議題（如“會(huì)議就XX項(xiàng)目預(yù)算超支問(wèn)題進(jìn)行討論”）；決議事項(xiàng)：明確責(zé)任主體、完成時(shí)限（如“由財(cái)務(wù)部牽頭，X月X日前完成預(yù)算調(diào)整方案，報(bào)總經(jīng)理審批”）；語(yǔ)言風(fēng)格：采用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議決定”“與會(huì)人員建議”等表述區(qū)分觀點(diǎn)與決策。注意事項(xiàng)：需經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)，確保決議與會(huì)議原意一致；避免記錄無(wú)關(guān)細(xì)節(jié)，突出“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)完成”。三、公文寫(xiě)作通用規(guī)范（一）格式規(guī)范頁(yè)面設(shè)置：A4紙縱向排版，頁(yè)邊距上下2.5cm、左右3cm；字體字號(hào)：標(biāo)題用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋_GB2312，一級(jí)標(biāo)題三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題三號(hào)楷體；排版要求：正文首行縮進(jìn)2字符，回行頂格；結(jié)構(gòu)層次序數(shù)用“一、”“（一）”“1.”“（1）”；附件標(biāo)注：正文下空一行標(biāo)注“附件：1.XXX2.XXX”，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)；印章規(guī)范：聯(lián)合發(fā)文需加蓋所有發(fā)文機(jī)關(guān)印章，印章端正、居中下壓成文日期。（二）語(yǔ)言規(guī)范準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)：慎用模糊詞（如“大約”“可能”），數(shù)據(jù)、術(shù)語(yǔ)需核實(shí)（例：“營(yíng)收增長(zhǎng)20%”而非“營(yíng)收增長(zhǎng)兩成左右”）；簡(jiǎn)潔得體：刪除冗余表述（如“現(xiàn)現(xiàn)在”“目前的情況是”），語(yǔ)氣匹配行文方向（上行文謙和，下行文明確，平行文得體）；避免歧義：結(jié)構(gòu)復(fù)雜句需拆分（例：“請(qǐng)A部門(mén)與B部門(mén)，在C部門(mén)協(xié)助下完成任務(wù)”易歧義，改為“請(qǐng)A部門(mén)牽頭，B部門(mén)配合，C部門(mén)協(xié)助，共同完成任務(wù)”）。（三）流程規(guī)范擬稿：起草人需熟悉業(yè)務(wù)，參考模板或歷史公文，確保內(nèi)容合規(guī)；審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容準(zhǔn)確性，辦公室審核格式規(guī)范性；簽發(fā)：按權(quán)限由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，注明簽發(fā)人、日期；印發(fā)：統(tǒng)一編號(hào)，加蓋印章后分發(fā)，涉密公文按保密規(guī)定傳遞；歸檔：按檔案管理要求，將公文及起草說(shuō)明、審核意見(jiàn)等一并歸檔。四、提升公文寫(xiě)作能力的建議1.積累素材：建立“公文模板庫(kù)”“術(shù)語(yǔ)庫(kù)”，分類(lèi)整理通知、請(qǐng)示等優(yōu)秀范文；2.對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)：分析上級(jí)來(lái)文的結(jié)構(gòu)邏輯、語(yǔ)言風(fēng)格，模仿提升；3.復(fù)盤(pán)優(yōu)化：定期總結(jié)公文反饋意見(jiàn)（如“事項(xiàng)表述不清”），針對(duì)性改進(jìn)；4.工具輔助：使用語(yǔ)法檢查工具（如W