企業(yè)內(nèi)部檔案管理規(guī)范手冊第一章總則一、目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，保障檔案的真實、完整、安全與有效利用，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的憑證、參考價值，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)實際運營需求，制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)總部及所屬各單位的檔案管理活動，涵蓋文書、經(jīng)營、人事、技術、財務等各類檔案的全生命周期管理。二、基本原則檔案管理遵循“真實完整、分級負責、安全保密、高效利用”的原則：真實完整：確保檔案內(nèi)容與形成過程真實可靠，載體及信息完整無缺失；分級負責：明確各部門、崗位的檔案管理職責，形成“部門初審、檔案部門統(tǒng)籌、企業(yè)監(jiān)督”的管理體系；安全保密：建立多層級保密機制，防范檔案丟失、損毀或泄密風險；高效利用：通過科學分類、數(shù)字化建設，提升檔案檢索與利用效率，服務企業(yè)決策與業(yè)務開展。第二章管理職責一、檔案管理部門職責檔案管理部門（如綜合管理部、檔案室）是企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌機構(gòu)，主要職責包括：1.體系建設：制定并修訂檔案管理制度、流程及分類標準，推動檔案管理與企業(yè)信息化建設融合；2.集中管理：負責檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及數(shù)字化加工，維護檔案管理系統(tǒng)的安全運行；3.監(jiān)督指導：組織檔案業(yè)務培訓，指導各部門開展檔案收集、整理工作，定期檢查檔案管理合規(guī)性；4.利用服務：統(tǒng)籌檔案的內(nèi)部借閱、外部利用及編研工作，為企業(yè)決策、審計、合規(guī)審查等提供支持。二、業(yè)務部門職責各業(yè)務部門（如行政部、財務部、研發(fā)部）是檔案形成的責任主體，需指定檔案聯(lián)絡員（可兼職）負責本部門檔案管理，具體職責：1.源頭管控：在業(yè)務流程中同步收集、整理檔案，確保文件簽字、蓋章、附件等要素齊全，內(nèi)容與業(yè)務活動一致；2.預整理移交：按檔案管理部門要求完成檔案組卷、編目，填寫《檔案移交清單》，經(jīng)部門負責人審核后移交；3.協(xié)同配合：參與檔案鑒定、利用反饋等工作，提供業(yè)務背景說明，確保檔案價值評估準確。三、員工職責全體員工需遵守檔案管理要求，履行以下責任：1.檔案形成：在工作中形成的文件、資料（如報告、郵件、圖紙）需及時標注業(yè)務背景，按要求提交檔案聯(lián)絡員；2.借閱使用：借閱檔案時嚴格遵守審批流程，妥善保管檔案原件或復制件，禁止涂改、偽造或違規(guī)傳播；3.交接移交：離職或崗位調(diào)整時，需移交全部業(yè)務檔案及資料，辦理書面交接手續(xù)，確保工作連續(xù)性。第三章檔案分類與整理一、檔案分類企業(yè)檔案按業(yè)務屬性+管理維度分為五大類，每類下設二級類目（示例）：一級類目二級類目（示例）包含內(nèi)容--------------------------------------------------------------------行政管理類制度體系、會議管理等企業(yè)章程、規(guī)章制度、會議紀要等經(jīng)營管理類合同協(xié)議、市場運營等采購/銷售合同、市場調(diào)研報告等人力資源類員工檔案、薪酬福利等入職材料、勞動合同、工資表等技術研發(fā)類研發(fā)項目、技術文檔等研發(fā)方案、設計圖紙、專利證書等財務會計類會計憑證、賬簿報表等記賬憑證、資產(chǎn)負債表、審計報告等分類說明：二級類目可根據(jù)業(yè)務細分（如“合同協(xié)議”下設“采購合同”“銷售合同”），確保分類邏輯與業(yè)務流程一致，便于檢索。二、檔案收集（一）收集范圍凡企業(yè)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、行政管理等活動中形成的，具有查考價值的文件均需收集，包括：紙質(zhì)檔案：合同、報告、批復、會議記錄、會計憑證等；電子檔案：郵件、PDF文件、CAD圖紙、視頻/音頻、數(shù)據(jù)庫備份等；實物檔案：獎杯、證書、樣品等（需附文字說明，注明時間、事由、關聯(lián)業(yè)務）。（二）收集時間日常檔案：按年度歸檔，次年第一季度末完成移交（如2023年檔案需在2024年3月31日前移交）；項目檔案：項目驗收/結(jié)項后30日內(nèi)整理移交（如研發(fā)項目通過驗收后1個月內(nèi)）；專項檔案：審計、訴訟、并購等專項工作結(jié)束后15日內(nèi)移交；員工檔案：入職時建立檔案，離職時離職手續(xù)辦理前完成最終歸檔（含工作交接清單、離職證明等）。三、檔案整理（一）組卷規(guī)則按“同類、同期、問題”原則組卷，示例：同一項目的設計方案、審批文件、驗收報告組成一卷；同一年度的財務報表、審計報告組成一卷；同一合同的簽訂協(xié)議、變更通知、履行憑證組成一卷。卷內(nèi)文件按“時間倒序”或“重要性優(yōu)先”排序（如會議紀要按召開時間從新到舊排列），并逐頁編制頁碼（空白頁、封面不編頁）。（二）編號規(guī)則采用“分類號-年度-案卷號”編碼，示例：行政管理類2023年第1卷：`XZ-____`（XZ為行政管理類代碼，可自定義）；技術研發(fā)類2024年第5卷：`JS-____`（JS為技術研發(fā)類代碼）。（三）編目要求每卷檔案需編制《案卷目錄》，注明：案卷題名（簡明概括卷內(nèi)內(nèi)容，如“2023年采購合同匯總”）；起止日期（卷內(nèi)最早與最晚文件的日期）；頁數(shù)（卷內(nèi)文件總頁數(shù)）；保管期限（永久/30年/10年，參照《企業(yè)檔案保管期限表》）；責任人（卷內(nèi)主要業(yè)務負責人）。電子檔案編目：需建立元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、關聯(lián)業(yè)務系統(tǒng)），確保文件可追溯、可驗證。第四章歸檔流程一、預歸檔（業(yè)務部門環(huán)節(jié)）1.整理初審：檔案聯(lián)絡員對本部門檔案進行預整理，檢查文件完整性（簽字、蓋章、附件齊全）、準確性（內(nèi)容與業(yè)務一致），按組卷規(guī)則排列文件；2.填寫清單：填寫《檔案移交清單》（一式兩份），注明案卷題名、編號、頁數(shù)、保管期限、移交人等信息；3.部門審核：部門負責人審核檔案內(nèi)容及移交清單，確認無誤后簽字，確保檔案與業(yè)務活動“賬實一致”。二、移交（業(yè)務部門→檔案部門）1.實物移交：業(yè)務部門將檔案及《移交清單》（一式兩份）移交檔案管理部門，雙方現(xiàn)場清點核對（紙質(zhì)檔案檢查破損、霉變，電子檔案驗證可讀性）；2.電子移交：通過企業(yè)內(nèi)部加密系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)）移交電子檔案，附《電子檔案移交登記表》（注明文件格式、大小、存儲路徑）；3.簽字確認：核對無誤后，移交人、接收人分別在《移交清單》上簽字，雙方各存一份存檔。三、審核與入庫（檔案部門環(huán)節(jié)）1.合規(guī)性審核：檔案管理人員對移交檔案進行審核，重點檢查：分類是否準確（如“采購合同”是否歸入“經(jīng)營管理類-合同協(xié)議”）；編目是否清晰（案卷題名是否反映核心內(nèi)容，頁碼是否連續(xù)）；手續(xù)是否完備（移交清單簽字、電子檔案元數(shù)據(jù)是否完整）；2.入庫上架：審核通過后，紙質(zhì)檔案按編號存入專用檔案柜（不同保管期限分柜存放），電子檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)并建立索引（如關鍵詞、業(yè)務類型），確?！耙绘I檢索”。第五章檔案保管與利用一、檔案保管（一）庫房管理檔案庫房需滿足“六防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防高溫）：溫度：14℃-24℃，相對濕度：45%-60%（配備溫濕度記錄儀，實時監(jiān)控）；設備配置：滅火器（每20㎡一個）、防蟲藥劑（如樟腦丸，定期更換）、遮光窗簾、防盜門窗；存放要求：檔案柜與墻面、地面保持10cm以上距離，便于通風；不同密級檔案分柜存放，絕密檔案單獨保管。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、30年、10年（參照《企業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行）：永久：企業(yè)章程、年度財務報告、重大合同、專利證書等需長期保存的檔案；30年：會計憑證、勞動合同、項目審批文件等；10年：日常公文、培訓記錄、普通客戶資料等。（三）檢查與維護每半年對檔案進行一次全面檢查，記錄溫濕度、檔案完好情況，形成《檔案檢查報告》；發(fā)現(xiàn)破損、霉變的紙質(zhì)檔案，及時采用托裱、修復技術處理；電子檔案定期備份（至少雙份，異地存儲一份），每3年遷移一次（防止存儲介質(zhì)老化）。二、檔案利用（一）內(nèi)部利用流程1.申請：員工填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱用途、檔案編號、借閱期限（一般不超過15天），經(jīng)部門負責人審批；2.借閱：檔案管理人員按審批意見提供檔案：紙質(zhì)檔案：當場檢查完好性，填寫《檔案借閱登記薄》（注明借閱人、時間、歸還日期）；3.歸還：借閱人需在期限內(nèi)歸還，檔案管理人員檢查檔案是否完好（紙質(zhì)檔案有無涂改、破損，電子檔案有無泄露），確認無誤后注銷借閱記錄；逾期未還或損壞，按《檔案管理制度》追責。（二）外部利用流程外部單位（如審計機構(gòu)、司法機關）需利用檔案時，需滿足：1.提供正式公函（注明利用目的、范圍），經(jīng)企業(yè)分管領導審批；2.僅限提供復制件（加蓋“檔案復制件”章），禁止借閱原件；3.涉及商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，需簽訂《保密協(xié)議》，明確責任義務；4.利用后填寫《外部檔案利用登記表》，存檔備查。（三）利用效果反饋檔案管理部門定期收集利用反饋（如科研項目參考次數(shù)、訴訟證據(jù)支持效果），分析檔案價值，優(yōu)化分類、編目規(guī)則，提升服務精準度。第六章安全與保密管理一、保密制度（一）密級劃分檔案密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級，由檔案形成部門提出建議，檔案管理部門審核，企業(yè)分管領導審批：絕密：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、核心技術參數(shù)、未公開的重大決策等（僅限核心管理層查閱）；機密：客戶核心數(shù)據(jù)、薪酬體系、招投標底價等（需部門負責人審批）；秘密：普通合同、日常公文、員工基礎信息等（需檔案管理人員審批）。（二）密級調(diào)整檔案密級隨業(yè)務變化動態(tài)調(diào)整：解密：檔案內(nèi)容不再具有保密價值時，由檔案形成部門提出解密申請，按原審批流程辦理；升級：業(yè)務涉密程度提升時，及時調(diào)整密級，加強管理措施。二、借閱保密要求借閱人需簽署《檔案保密承諾書》，承諾：不復制、不傳播、不泄露檔案內(nèi)容（含紙質(zhì)、電子檔案）；工作電腦安裝企業(yè)加密軟件，禁止將檔案帶離辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)分管領導審批，且全程專人陪同）；發(fā)現(xiàn)檔案泄密風險（如文件丟失、被非法訪問），立即向檔案管理部門報告。三、數(shù)字化保密管理電子檔案數(shù)字化過程需：在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境下進行，掃描設備專用，操作人員簽訂保密協(xié)議；定期備份數(shù)字化檔案，備份介質(zhì)（如硬盤、光盤）需異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。第七章檔案鑒定與銷毀一、鑒定小組組成由檔案管理部門、業(yè)務部門、法務部、財務部等人員組成鑒定小組，每5年開展一次檔案鑒定工作，確保檔案“存之有據(jù)、銷之合規(guī)”。二、鑒定流程1.提出清單：檔案管理部門梳理到期檔案（如保管期限10年的2014年檔案），形成《待鑒定檔案清單》；2.逐卷審核：鑒定小組逐卷（件）審核檔案內(nèi)容，判斷是否繼續(xù)保存（如合同糾紛未結(jié)案的需延長保管）或銷毀；3.出具意見：對需銷毀的檔案，填寫《檔案鑒定意見書》，說明銷毀理由、數(shù)量、方式，經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審批。三、銷毀流程1.銷毀方式：紙質(zhì)檔案：采用碎紙機粉碎或?qū)I(yè)機構(gòu)焚燒（需符合環(huán)保要求）；電子檔案：徹底刪除文件，清空存儲介質(zhì)（如硬盤低級格式化、光盤粉碎）；2.監(jiān)銷要求：銷毀時需有監(jiān)銷人（檔案管理部門、審計部各1人）在場，核對銷毀檔案與《鑒定意見書》一致后簽字；3.記錄存檔：《銷毀記錄》（含銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人）