會計(jì)實(shí)操文庫1/1記賬實(shí)操-公司備用金管理制度SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）第一章總則1.1制度目的為規(guī)范公司備用金的申請、審批、領(lǐng)用、使用、保管及核銷流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，控制資金占用成本，防范資金挪用、流失等風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全，提高資金使用效率，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體部門及員工因日常公務(wù)（如零星采購、緊急費(fèi)用支付、現(xiàn)場應(yīng)急支出等）需預(yù)先領(lǐng)用備用金的場景，不適用于項(xiàng)目專項(xiàng)大額預(yù)付資金（此類資金需按《項(xiàng)目資金管理辦法》執(zhí)行）。1.3核心定義與原則1.3.1備用金定義指公司為滿足部門或員工短期、零星公務(wù)需求，預(yù)先撥付給指定人員（備用金保管人）的小額周轉(zhuǎn)資金，金額通常不超過5000元，使用周期不超過30天。1.3.2管理原則限額管控原則：備用金領(lǐng)用金額需按崗位需求設(shè)定上限，嚴(yán)禁超限額申請；?？顚Ｓ迷瓌t：備用金僅可用于預(yù)先申請的公務(wù)用途，不得挪作個(gè)人消費(fèi)、投資理財(cái)或其他非公務(wù)支出；定期核銷原則：備用金使用后需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成核銷，超期未核銷需說明理由并經(jīng)審批；責(zé)任到人原則：備用金保管人對資金的安全性、使用合規(guī)性承擔(dān)直接責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。第二章備用金申請與審批流程2.1申請條件滿足以下任一條件可申請備用金：需頻繁進(jìn)行小額零星采購（如行政部采購辦公用品、后勤部采購維修耗材），單次采購金額≤1000元，月采購頻次≥5次；需現(xiàn)場支付緊急公務(wù)費(fèi)用（如展會現(xiàn)場雜費(fèi)、客戶臨時(shí)接待費(fèi)），無法提前通過正常報(bào)銷流程支付；異地出差期間需攜帶小額應(yīng)急資金（如偏遠(yuǎn)地區(qū)交通、住宿預(yù)付款），且無法通過公司賬戶直接支付。2.2申請限額標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)崗位及業(yè)務(wù)需求，備用金申請限額按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超限額需額外經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批：申請部門/崗位單次申請限額月度累計(jì)申請限額備注（適用場景）行政部（采購崗）≤3000元≤8000元辦公用品、勞保用品零星采購后勤部（維修崗）≤2000元≤5000元維修耗材、小額維修服務(wù)支付銷售部（外勤崗）≤1500元≤3000元客戶現(xiàn)場小額接待、異地應(yīng)急支出其他部門（通用崗）≤1000元≤2000元部門日常零星公務(wù)支出2.3申請與審批步驟2.3.1線上申請（通過公司OA系統(tǒng)操作）Step1：提交申請單申請人登錄OA系統(tǒng)→進(jìn)入“財(cái)務(wù)模塊-備用金管理-備用金申請”→填寫《備用金申請單》，需準(zhǔn)確填寫：申請部門、申請人、申請日期；備用金用途（需具體明確，如“行政部9月辦公用品采購”“銷售部上海展會現(xiàn)場雜費(fèi)”）；申請金額（大小寫一致）、預(yù)計(jì)使用周期（最長30天）、備用金保管人信息（需與申請人一致，特殊情況可指定本部門其他員工，需附保管人確認(rèn)說明）。Step2：上傳支撐材料若申請用途為“特定公務(wù)”（如展會、維修項(xiàng)目），需上傳相關(guān)支撐文件（如展會邀請函、維修需求單），證明需求真實(shí)性；無特定場景的常規(guī)申請可無需附加材料。Step3：審批流轉(zhuǎn)申請單按以下權(quán)限自動流轉(zhuǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)審批時(shí)限為1個(gè)工作日，超時(shí)未處理系統(tǒng)自動提醒：單次金額≤1000元：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)會計(jì)（審核限額與用途合規(guī)性）；1000元＜單次金額≤3000元：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)主管→財(cái)務(wù)會計(jì)；單次金額＞3000元：部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)主管→財(cái)務(wù)總監(jiān)→財(cái)務(wù)會計(jì)；異地出差備用金：額外增加人力資源部（確認(rèn)出差行程）審批。2.3.2線下審批（特殊情況，如系統(tǒng)故障）申請人填寫紙質(zhì)《備用金申請單》（財(cái)務(wù)部門領(lǐng)?。瓷鲜鰧徟鷻?quán)限找相關(guān)人員手寫簽字，簽字完成后提交財(cái)務(wù)部門作為撥款依據(jù)。2.4資金撥付財(cái)務(wù)會計(jì)收到審批通過的申請單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成資金撥付：優(yōu)先通過銀行轉(zhuǎn)賬支付至備用金保管人本人的公司指定薪資賬戶（嚴(yán)禁轉(zhuǎn)入非保管人賬戶或現(xiàn)金支付，特殊緊急場景需現(xiàn)金支付的，需財(cái)務(wù)主管審批）；撥付完成后，財(cái)務(wù)部門需在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上標(biāo)注“已撥付”，并同步通知申請人。第三章備用金使用與保管規(guī)范3.1使用要求用途合規(guī)：備用金需嚴(yán)格按申請用途使用，不得用于以下場景：個(gè)人消費(fèi)（如私人購物、餐飲、交通）；支付與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的費(fèi)用（如外部人員借款、非公務(wù)捐贈）；大額采購（單次支出＞申請用途中注明的“單筆限額”，如申請“1000元以下辦公用品采購”，不得用備用金支付2000元設(shè)備款）；票據(jù)留存：使用備用金支付時(shí)，需及時(shí)索取合法有效票據(jù)（按《公司財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷制度SOP》中“報(bào)銷票據(jù)要求”執(zhí)行），票據(jù)需注明“備用金支付”及具體用途，若無法取得票據(jù)需填寫《無票費(fèi)用說明單》（同費(fèi)用報(bào)銷制度）；臺賬記錄：備用金保管人需建立《備用金使用臺賬》（財(cái)務(wù)部門提供模板），逐筆記錄支出日期、金額、用途、收款方、票據(jù)編號，每日核對臺賬余額與實(shí)際資金余額，確保賬實(shí)一致。3.2保管規(guī)范資金安全：備用金若為現(xiàn)金（特殊場景），需存放于公司指定保險(xiǎn)柜（鑰匙由保管人專人保管），不得隨身攜帶或存放于私人住所、非公司指定場所；若為銀行賬戶資金，保管人需妥善保管賬戶密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用；禁止操作：嚴(yán)禁將備用金轉(zhuǎn)入個(gè)人賬戶進(jìn)行理財(cái)、儲蓄；嚴(yán)禁以備用金為他人提供擔(dān)保；嚴(yán)禁將備用金與個(gè)人資金混合管理；人員變動處理：備用金保管人若發(fā)生崗位調(diào)整、離職、休假（超過7天），需提前3個(gè)工作日辦理備用金交接或核銷：交接：需與接任人共同核對臺賬與資金余額，填寫《備用金交接單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)會計(jì)簽字確認(rèn)后完成交接；核銷：若無需繼續(xù)使用備用金，需在變動前完成全部支出的核銷，剩余資金退回公司賬戶。第四章備用金核銷流程4.1核銷時(shí)限備用金需在“預(yù)計(jì)使用周期截止日”或“公務(wù)結(jié)束日”（以較早者為準(zhǔn)）起5個(gè)工作日內(nèi)完成核銷，具體要求：常規(guī)備用金（如月度辦公用品采購）：每月末最后1個(gè)工作日為固定核銷日，無論是否用完均需核銷；特定公務(wù)備用金（如展會、出差）：公務(wù)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)核銷；超期處理：超期未核銷的，財(cái)務(wù)部門需向申請人及部門負(fù)責(zé)人發(fā)送《備用金核銷催辦函》，超期10天仍未核銷的，暫停該部門或個(gè)人后續(xù)備用金申請權(quán)限，直至完成核銷。4.2核銷材料準(zhǔn)備備用金保管人申請核銷時(shí)，需準(zhǔn)備以下材料：《備用金核銷單》（OA系統(tǒng)下載或財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取），填寫核銷部門、保管人、申請單號、核銷日期、總支出金額、剩余金額、核銷說明（簡要說明資金使用情況）；費(fèi)用支出票據(jù)：按“支出日期排序”整理，票據(jù)金額合計(jì)需與《備用金核銷單》中“總支出金額”一致，票據(jù)需附對應(yīng)的《備用金使用臺賬》；剩余資金處理：若有剩余資金，需提供銀行轉(zhuǎn)賬憑證（將剩余資金退回公司指定賬戶，備注“備用金退回+申請單號”）；若資金已全部使用，無需附加退回憑證。4.3核銷審批與賬務(wù)處理4.3.1線上核銷保管人登錄OA系統(tǒng)→進(jìn)入“財(cái)務(wù)模塊-備用金管理-備用金核銷”→上傳《備用金核銷單》、票據(jù)掃描件、剩余資金退回憑證（如有）；審批流轉(zhuǎn)：部門負(fù)責(zé)人（確認(rèn)用途真實(shí)性）→財(cái)務(wù)會計(jì)（審核票據(jù)合規(guī)性、金額一致性）→財(cái)務(wù)主管（復(fù)核）；審批通過后，財(cái)務(wù)會計(jì)1個(gè)工作日內(nèi)完成賬務(wù)處理，更新備用金管理臺賬，標(biāo)注“已核銷”。4.3.2線下核銷保管人將紙質(zhì)《備用金核銷單》、原始票據(jù)、退回憑證（如有）提交財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)會計(jì)審核無誤后，按上述審批權(quán)限找相關(guān)人員簽字，簽字完成后進(jìn)行賬務(wù)處理。4.4特殊情況處理票據(jù)缺失：若部分支出無法提供有效票據(jù)（金額≤核銷總金額的10%），需填寫《無票費(fèi)用說明單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，附收款方聯(lián)系方式（財(cái)務(wù)部門可抽查核實(shí)），無票金額超過10%的，需財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；資金損失：若因保管人責(zé)任導(dǎo)致備用金丟失、被盜（需提供報(bào)警記錄或相關(guān)證明），損失金額由保管人全額承擔(dān)，從當(dāng)月工資中扣除（扣除金額不超過月工資的20%，剩余部分分月扣除）；非保管人責(zé)任（如不可抗力）導(dǎo)致的損失，需提交專項(xiàng)報(bào)告，經(jīng)CEO審批后按公司損失處理；用途變更：若需變更備用金用途，需提前提交《備用金用途變更申請單》，按原審批權(quán)限審批，未經(jīng)審批擅自變更用途的，視為違規(guī)使用。第五章監(jiān)督與問責(zé)5.1日常監(jiān)督財(cái)務(wù)部門檢查：財(cái)務(wù)部門每月對備用金使用情況進(jìn)行抽查（抽查比例不低于30%），重點(diǎn)檢查：備用金臺賬與實(shí)際支出票據(jù)的一致性；資金使用是否符合申請用途；核銷是否按時(shí)完成；檢查結(jié)果形成《備用金抽查報(bào)告》，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)及公司管理層。部門自查：各部門負(fù)責(zé)人每月需對本部門備用金使用情況進(jìn)行自查，督促保管人按時(shí)核銷，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋。內(nèi)部審計(jì)：內(nèi)部審計(jì)部門每季度開展備用金專項(xiàng)審計(jì)，排查挪用、虛報(bào)、超期占用等問題，審計(jì)結(jié)果納入部門及員工績效考核。5.2違規(guī)處理5.2.1員工違規(guī)處理挪用備用金（如用于個(gè)人消費(fèi)、轉(zhuǎn)借他人）：首次違規(guī)：追回挪用資金，扣罰當(dāng)月績效分20分，取消6個(gè)月內(nèi)備用金申請資格；二次違規(guī)：追回挪用資金，扣罰當(dāng)月績效工資100%，通報(bào)批評，取消12個(gè)月內(nèi)備用金申請資格；三次違規(guī)或挪用金額＞10000元：解除勞動合同，追究法律責(zé)任。超期未核銷：超期10-30天：扣罰當(dāng)月績效分5分；超期30天以上：扣罰當(dāng)月績效分10分，暫停備用金申請權(quán)限直至核銷，若造成資金占用損失（按銀行同期貸款利率計(jì)算），需承擔(dān)損失金額。票據(jù)造假或虛報(bào)支出：首次違規(guī)：追回虛報(bào)金額，扣罰當(dāng)月績效分15分；二次違規(guī)：追回虛報(bào)金額，扣罰當(dāng)月績效工資50%，通報(bào)批評；情節(jié)嚴(yán)重（虛報(bào)金額＞5000元）：解除勞動合同，保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。5.2.2審批人違規(guī)處理審批人未履行審核義務(wù)（如明知用途不合規(guī)仍審批、未核實(shí)需求真實(shí)性）：首次違規(guī)：約談提醒，扣罰當(dāng)月績效分5分；二次違規(guī)：扣罰當(dāng)月績效分10分，取消3個(gè)月內(nèi)備用金審批權(quán)限；造成公司資金損失的，承擔(dān)連帶賠償責(zé)任（按損失金額的20%-50%賠償）。5.2.3財(cái)務(wù)人員違規(guī)處理財(cái)務(wù)人員未按制度審核申請、撥付資金或監(jiān)督檢查：首次違規(guī)：扣罰當(dāng)月績效分5分，責(zé)令整改；二次違規(guī)：扣罰當(dāng)月績效分10分，調(diào)崗至非資金管理崗位；與他人串通違規(guī)使用備用金的，解除勞動合同，追究法律責(zé)任。第六章附則6.1制度生效與更新本制度自2025