合同審批流程電子化管理系統(tǒng)工具指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織內(nèi)部合同審批的電子化管理，具體場景包括：常規(guī)合同審批：如采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等標準化合同的發(fā)起、流轉(zhuǎn)與審批，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)簽字流程，實現(xiàn)線上化操作。跨部門協(xié)同審批：涉及多部門（如采購部、法務部、財務部、業(yè)務部）的合同審批，通過系統(tǒng)自動推送任務至對應審批人，保證流程銜接順暢。遠程移動審批：支持審批人通過電腦端、移動端（如企業(yè)釘釘集成）隨時查看合同詳情并簽署意見，解決異地辦公或外出時的審批效率問題。合同全生命周期管理：從合同發(fā)起、審批、簽訂、歸檔到履約跟蹤，系統(tǒng)可記錄各節(jié)點狀態(tài)，便于后續(xù)查詢、審計及統(tǒng)計分析。二、系統(tǒng)操作流程詳解（一）步驟一：發(fā)起審批申請操作主體：合同經(jīng)辦人（如業(yè)務專員*）操作內(nèi)容：準備材料：收集合同必備附件，包括但不限于：合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件）、合同草案（需明確雙方權(quán)利義務、金額、履行期限等關鍵條款）、相關支撐文件（如需求說明、報價單、會議紀要等）。登錄系統(tǒng)：通過企業(yè)統(tǒng)一身份認證登錄合同審批電子化管理系統(tǒng)，進入“合同發(fā)起”模塊。填寫申請信息：基礎信息：合同名稱（需規(guī)范，如“XX公司2024年度辦公設備采購合同”）、合同類型（下拉選擇采購/銷售/服務等）、合同金額（大寫+小寫）、簽訂方信息（甲方、乙方全稱及統(tǒng)一社會信用代碼）、合同期限（起始至截止日期）。審批流程：根據(jù)企業(yè)預設規(guī)則選擇審批路徑（如“經(jīng)辦人→部門負責人→法務專員→財務負責人→總經(jīng)理”），或根據(jù)合同金額/類型自定義流程（如金額超50萬元需增加分管領導審批）。附件：“添加附件”按鈕，準備好的合同草案及支撐文件，保證附件清晰、完整（單個附件不超過10MB，支持PDF/Word/Excel格式）。提交申請：確認信息無誤后，“提交”按鈕，系統(tǒng)自動將審批任務推送給下一節(jié)點審批人（部門負責人*），并通過站內(nèi)信、短信或企業(yè)提醒審批人。（二）步驟二：部門審核操作主體：部門負責人（如銷售部經(jīng)理）操作內(nèi)容：接收審批任務：登錄系統(tǒng)后，在“待辦事項”模塊查看來自經(jīng)辦人*的合同審批申請，進入合同詳情頁。審查合同內(nèi)容：重點審核合同的業(yè)務合理性、條款完整性是否符合部門職責，例如：銷售合同需核查客戶資質(zhì)、價格是否符合公司定價政策、交貨周期是否滿足需求；采購合同需核對供應商報價是否合規(guī)、采購物品是否在預算范圍內(nèi)。簽署審核意見：若審核通過，“同意”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點（法務專員*）；若需修改，“退回”，填寫具體修改意見（如“合同付款條款需明確分期節(jié)點，請補充”），經(jīng)辦人*將收到退回通知，修改后重新提交；若審核不通過，“駁回”，說明駁回原因（如“合作方信用記錄不良，不建議簽約”），流程終止，經(jīng)辦人*需調(diào)整方案后重新發(fā)起。（三）步驟三：法務合規(guī)審核操作主體：法務專員*操作內(nèi)容：接收并審查合同：從“待辦事項”獲取審批任務，重點審核合同的法律合規(guī)性，包括：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)；約定是否明確（如違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）；是否存在法律風險（如格式條款無效、授權(quán)主體不明等）。出具法律意見：合規(guī)無問題：“同意”，流轉(zhuǎn)至財務負責人*；存在風險：“退回”，標注具體法律風險點及修改建議（如“爭議解決約定為‘訴訟’需明確管轄法院，建議改為‘甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院’”）；涉及重大復雜合同：可發(fā)起“會簽”，邀請其他法務同事或外部律師共同審核，匯總意見后反饋。（四）步驟四：財務審核操作主體：財務負責人*操作內(nèi)容：審核財務條款：重點核查合同涉及的財務數(shù)據(jù)及資金安排，包括：合同金額是否與預算匹配，超預算合同是否履行預算調(diào)整流程；付款方式、進度、比例是否符合公司財務制度（如“預付款不超過合同金額30%”）；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時間、稅務責任等約定是否清晰。簽署財務意見：財務條款合規(guī)：“同意”，流轉(zhuǎn)至最終審批人（總經(jīng)理*）；財務條款需調(diào)整：“退回”，明確修改要求（如“付款節(jié)點需與項目里程碑掛鉤，建議將第二筆付款比例從40%調(diào)整為30%”）；存在資金風險：“否決”，說明理由（如“合作方存在大額逾期應收款，建議追加擔保措施”），流程終止。（五）步驟五：最終審批操作主體：總經(jīng)理（或分管領導，根據(jù)企業(yè)權(quán)限配置）操作內(nèi)容：綜合決策：基于前序各環(huán)節(jié)審核意見，從公司戰(zhàn)略、業(yè)務價值、風險控制等維度對合同進行最終把關。簽署審批結(jié)果：審批通過：“同意”，系統(tǒng)自動“合同審批通過通知”，同步至經(jīng)辦人、法務專員及相關部門，并觸發(fā)合同用印流程；審批不通過：“駁回”，說明核心原因（如“合作報價高于市場平均水平，需重新談判”），流程終止，經(jīng)辦人*需調(diào)整后重新發(fā)起。（六）步驟六：合同用印與歸檔操作主體：行政專員（用印管理）、法務專員（歸檔管理）操作內(nèi)容：用印申請：經(jīng)辦人*收到審批通過通知后，登錄系統(tǒng)提交“合同用印申請”，最終版合同（需所有審批人確認簽字版），選擇用印類型（公章/合同章/法人章），注明用印份數(shù)（如“一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，公司存檔一份”）。用印審批與執(zhí)行：行政專員*審核用印申請與審批流程一致性，通過后安排用印，用印完成后掃描“已用印合同PDF版”，至系統(tǒng)附件。電子歸檔：法務專員*將已用印合同、審批記錄、附件等資料整理歸檔，系統(tǒng)自動唯一“合同編號”（規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型序號，如“2024-CG-001”），更新合同臺賬狀態(tài)為“已歸檔”。三、常用模板參考（一）合同審批申請表（系統(tǒng)內(nèi)置表單）字段類型填寫內(nèi)容說明合同名稱?體現(xiàn)核心業(yè)務+合作方+類型，如“XX科技有限公司軟件開發(fā)服務合同”合同類型下拉選擇：采購/銷售/服務/租賃/借款/其他合同金額（大寫）中文大寫，如“人民幣壹佰萬元整”，不得涂改甲方信息全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（系統(tǒng)自動關聯(lián)企業(yè)主體信息）乙方信息全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話（需手動填寫，與合作方提供的材料一致）合同期限起始日期：YYYY-MM-DD；截止日期：YYYY-MM-DD審批流程系統(tǒng)根據(jù)預設規(guī)則自動，可手動調(diào)整（需權(quán)限）附件清單列出文件名稱及類型，如“合同草案_V1.0.pdf”“報價單_20240301.xlsx”經(jīng)辦人意見簡述合同背景及核心需求，如“為滿足XX項目開發(fā)需求，與XX公司簽訂軟件開發(fā)服務合同”（二）審批意見表（系統(tǒng)自動）審批節(jié)點審批人意見類型意見內(nèi)容審批時間審批狀態(tài)部門審核銷售部經(jīng)理*同意業(yè)務條款符合部門年度規(guī)劃，同意提交法務審核2024-03-0110:00已完成法務審核法務專員*退回第5.3條爭議解決方式未明確管轄法院，建議修改為“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”2024-03-0114:30已完成財務審核財務負責人*同意付款節(jié)點與項目里程碑匹配，預算在可控范圍內(nèi)2024-03-0209:15已完成最終審批總經(jīng)理*同意同意簽約，請按流程辦理用印2024-03-0216:45已完成（三）合同登記臺賬（系統(tǒng)自動更新）合同編號合同名稱合同類型簽訂方合同金額（元）審批狀態(tài)歸檔日期負責人2024-CG-001辦公設備采購合同采購XX商貿(mào)公司158,000.00已歸檔2024-03-05行政專員*2024-XS-002軟件系統(tǒng)銷售合同銷售XX科技有限公司2,350,000.00審批中-銷售專員*四、使用關鍵提示（一）材料完整性要求發(fā)起審批前，需保證合同草案及附件齊全，必備材料包括：合作方主體資格證明（復印件加蓋公章）、合同文本（需經(jīng)辦人*簽字確認）、相關業(yè)務依據(jù)（如立項審批單、預算批復單等），材料缺失將導致審批流程無法啟動。（二）審批時限管理系統(tǒng)默認設置各節(jié)點審批時限：部門審核1個工作日、法務審核2個工作日、財務審核1個工作日、最終審批3個工作日（特殊合同可調(diào)整）。超時未審批的，系統(tǒng)將自動提醒審批人，若仍無操作，可升級提醒至其上級領導。（三）信息準確性保障合同填寫信息（如簽訂方名稱、金額、日期）需與附件材料完全一致，避免因信息錯誤導致合同無效或后續(xù)履約糾紛。系統(tǒng)支持“草稿箱”功能，經(jīng)辦人*可暫存未完成的申請，反復核對后再提交。（四）操作權(quán)限規(guī)范經(jīng)辦人*：僅可發(fā)起、查看、修改/撤回自己提交的合同申請；審批人*：僅可查看、審批自己權(quán)限節(jié)點內(nèi)的合同，無法查看其他節(jié)點信息（除最終審批人可查看全流程）；管理員：負責維護審批流程模板、分配用戶權(quán)限、導出統(tǒng)計數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)合規(guī)運行。（五）數(shù)據(jù)安全與備份系統(tǒng)采用加密存儲技術保護合同數(shù)據(jù)，支持操作日志追溯（記錄誰在何時進行了何種操作），