采購(gòu)管理流程及規(guī)范模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景二、采購(gòu)全流程操作指引（一）采購(gòu)需求發(fā)起與審批需求提報(bào)采購(gòu)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公消耗、項(xiàng)目立項(xiàng)等），填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確以下信息：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；需求數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期、用途說明；預(yù)算金額（需附成本測(cè)算依據(jù)，如歷史價(jià)格、市場(chǎng)詢價(jià)記錄）；供應(yīng)商偏好（如有，需說明理由，如獨(dú)家授權(quán)、合作歷史等）。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、合理性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門審核采購(gòu)部門收到申請(qǐng)后，重點(diǎn)審核：需求是否符合公司戰(zhàn)略及年度采購(gòu)計(jì)劃；預(yù)算是否在部門權(quán)限范圍內(nèi)，超預(yù)算需求是否按規(guī)定履行追加審批；技術(shù)參數(shù)是否明確，是否存在模糊描述可能導(dǎo)致采購(gòu)偏差；是否存在替代方案（如現(xiàn)有庫存調(diào)劑、租賃代替采購(gòu)等）。審核通過后，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；審核不通過的，反饋需求部門補(bǔ)充材料或調(diào)整需求。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求類型，通過以下渠道收集供應(yīng)商信息：公開渠道（行業(yè)展會(huì)、招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商庫）；需求部門推薦（需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明及合作優(yōu)勢(shì)說明）；現(xiàn)有合格供應(yīng)商復(fù)用（需評(píng)估其歷史履約表現(xiàn)）。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除無資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證不全）、信譽(yù)不良（如存在法律糾紛、質(zhì)量投訴記錄）的供應(yīng)商。供應(yīng)商評(píng)估與確定根據(jù)采購(gòu)金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，選擇合適的采購(gòu)方式：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如單筆≥50萬元）、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)項(xiàng)目，需發(fā)布招標(biāo)公告，組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)（含采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)、法務(wù)代表）按“價(jià)格+質(zhì)量+服務(wù)+信譽(yù)”綜合評(píng)分，確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢比價(jià)：適用于金額中等（如單筆10萬-50萬元）、規(guī)格明確的采購(gòu)項(xiàng)目，需向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、交期、付款條件等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。單一來源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品）、或發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況，需經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批，留存獨(dú)家授權(quán)證明或緊急情況說明。確定供應(yīng)商后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，明確標(biāo)的物信息、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、付款方式等條款。（三）訂單執(zhí)行與交付跟蹤訂單下達(dá)采購(gòu)部門根據(jù)合同內(nèi)容，在ERP系統(tǒng)中《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送至供應(yīng)商及需求部門、倉庫、財(cái)務(wù)部門備案。訂單需與合同關(guān)鍵信息一致，并注明“以合同為準(zhǔn)”字樣。交付跟蹤供應(yīng)商按訂單約定時(shí)間發(fā)貨后，需提供《發(fā)貨清單》（含物流單號(hào)、批次號(hào)、數(shù)量等信息）；采購(gòu)部門實(shí)時(shí)跟蹤物流狀態(tài)，保證貨物按期送達(dá)；若遇延遲，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)交付方案，并書面反饋需求部門調(diào)整計(jì)劃；貨物送達(dá)后，由倉庫或需求部門在24小時(shí)內(nèi)完成初步接收，核對(duì)外包裝完好性、數(shù)量與訂單一致性，填寫《到貨登記表》。（四）驗(yàn)收入庫與質(zhì)量確認(rèn)實(shí)物驗(yàn)收需求部門聯(lián)合倉庫、質(zhì)檢部門（如涉及質(zhì)量檢測(cè)）進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收：清點(diǎn)貨物數(shù)量，與訂單、發(fā)貨清單核對(duì)是否一致；質(zhì)量驗(yàn)收：按合同約定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量參數(shù)進(jìn)行檢測(cè)（如提供第三方檢測(cè)報(bào)告、試用測(cè)試等）；規(guī)格驗(yàn)收：核對(duì)產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格是否與需求描述匹配。驗(yàn)收合格后，三方在《驗(yàn)收入庫單》上簽字確認(rèn)，貨物辦理入庫手續(xù)，倉庫更新庫存臺(tái)賬；驗(yàn)收不合格的，填寫《不合格品報(bào)告》，注明不合格原因（如質(zhì)量缺陷、數(shù)量不符、型號(hào)錯(cuò)誤等），及時(shí)反饋采購(gòu)部門啟動(dòng)退貨或換貨流程。異常處理對(duì)于驗(yàn)收不合格貨物，采購(gòu)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，明確處理方案（如補(bǔ)貨、退款、折價(jià)接受等），并跟蹤執(zhí)行結(jié)果；因供應(yīng)商原因?qū)е碌慕桓堆舆t或質(zhì)量問題，按合同約定扣減貨款或追究違約責(zé)任，處理過程需留存書面記錄。（五）付款結(jié)算與財(cái)務(wù)對(duì)接對(duì)賬申請(qǐng)供應(yīng)商按合同約定開具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)需與公司一致，內(nèi)容與合同、訂單、驗(yàn)收單信息一致），通過郵件或系統(tǒng)提交至采購(gòu)部門。付款審批采購(gòu)部門核對(duì)發(fā)票信息與合同、入庫單、驗(yàn)收單是否一致，確認(rèn)無誤后填寫《付款申請(qǐng)單》，附發(fā)票、合同復(fù)印件、驗(yàn)收單等資料，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如：部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理）?？铐?xiàng)支付財(cái)務(wù)部門收到審批通過的《付款申請(qǐng)單》后，按公司財(cái)務(wù)制度安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等），付款后同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬，并在系統(tǒng)中標(biāo)記“已付款”；供應(yīng)商收到款項(xiàng)后，需開具收款收據(jù)（如需），反饋至采購(gòu)部門備案。三、核心流程配套表單（一）采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期需求明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途）預(yù)算金額大寫小寫供應(yīng)商推薦（如有）需求部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購(gòu)部門審核意見簽字：日期：審批意見（如需）簽字：日期：（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等）□齊全□不齊全（缺失：______）歷史履約記錄合作項(xiàng)目：______評(píng)價(jià)：優(yōu)/良/中/差（說明：______）價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（對(duì)比市場(chǎng)均價(jià)）□低5%以上□持平□高5%以內(nèi)□高5%以上服務(wù)能力（交期、售后響應(yīng)）交期：______天售后響應(yīng)：______小時(shí)內(nèi)綜合評(píng)估結(jié)論□推薦合作□備選□淘汰評(píng)估人日期審批人日期（三）驗(yàn)收入庫單入庫單編號(hào)采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量需求部門驗(yàn)收人倉庫驗(yàn)收人質(zhì)檢驗(yàn)收人日期備注：（四）付款申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)供應(yīng)商名稱采購(gòu)合同號(hào)付款方式付款事由□貨款□預(yù)付款□質(zhì)保金□其他（說明：______）付款金額大寫：______小寫：______發(fā)票信息發(fā)票代碼：______發(fā)票號(hào)碼：______金額：______附件清單□采購(gòu)合同□發(fā)票□驗(yàn)收單□對(duì)賬單采購(gòu)部門意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見簽字：日期：審批意見簽字：日期：四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）權(quán)責(zé)分離原則采購(gòu)需求提報(bào)、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收入庫、付款審批等環(huán)節(jié)需由不同崗位人員負(fù)責(zé)，避免同一人全程操作導(dǎo)致舞弊風(fēng)險(xiǎn)（如需求部門不得指定供應(yīng)商，采購(gòu)部門不得參與質(zhì)量驗(yàn)收）。（二）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立《供應(yīng)商年度評(píng)估表》，每季度對(duì)合作供應(yīng)商的交期準(zhǔn)時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度等進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分低于70分的暫停合作，連續(xù)兩次評(píng)分低于60分的從合格供應(yīng)商庫中剔除。（三）采購(gòu)文檔留存所有采購(gòu)相關(guān)文檔（申請(qǐng)表、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、評(píng)估表等）需按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于5年，保證審計(jì)可追溯。（四）緊急采購(gòu)規(guī)范因突發(fā)情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障急需更換部件）需