多部門協(xié)同會議紀要表工具指南一、適用工作場景在企業(yè)或組織運行中，當涉及跨部門協(xié)作、資源統(tǒng)籌、問題推進或目標對齊時，需通過多部門協(xié)同會議統(tǒng)一思路、明確分工。具體場景包括：跨部門項目啟動會（如新產(chǎn)品研發(fā)、市場推廣活動等）；跨流程問題協(xié)調(diào)會（如生產(chǎn)與供應(yīng)鏈銜接異常、客戶投訴處理流程卡點等）；資源調(diào)配與目標對齊會（如年度預(yù)算分配、季度目標拆解等）；重大事項決策推進會（如組織架構(gòu)調(diào)整、戰(zhàn)略合作落地等）。此類場景需通過結(jié)構(gòu)化紀要固化共識，避免責任模糊、信息遺漏，保證協(xié)同高效。二、使用流程指南1.會前籌備：明確目標與框架確認會議核心目標：明確本次會議需解決的關(guān)鍵問題（如“確定項目各階段交付標準”“協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)與研發(fā)的流程沖突”），避免議題發(fā)散。確定參會人員：根據(jù)議題涉及部門，邀請各部門負責人或核心接口人（如項目負責人、技術(shù)負責人、運營負責人等），提前3個工作日發(fā)送會議通知，包含主題、時間、地點（或線上會議）、議程及需提前準備的資料（如項目進度表、問題清單）。準備會議資料：整理背景資料（如項目計劃書、問題分析報告）、預(yù)討論清單（如需協(xié)調(diào)的資源清單、待決策事項），提前1天分發(fā)至參會人員，保證會前有備而來。2.會中記錄：聚焦關(guān)鍵信息基本信息記錄：由專人擔任記錄人，準確填寫會議主題、時間、地點、主持人、記錄人，以及參會部門及人員（按部門列出，姓名用“某”代替，如“研發(fā)部-經(jīng)理”“市場部-*專員”），缺席人員需注明原因。議程跟蹤記錄：按會議議程逐項記錄討論內(nèi)容，重點標注“分歧點”（如研發(fā)部認為技術(shù)實現(xiàn)周期需15天，市場部建議壓縮至10天）和“共識點”（如最終確定分階段交付，首階段10天完成核心功能開發(fā)）。決議與行動項記錄：對達成的決議（如“同意調(diào)整項目排期，優(yōu)先保障核心功能開發(fā)”）和需落實的行動項，單獨列表記錄，明確每項任務(wù)的：任務(wù)描述（具體做什么，如“完成核心功能開發(fā)方案設(shè)計”）；負責人（直接責任人，如“研發(fā)部-*經(jīng)理”）；配合部門（需提供支持的部門，如“產(chǎn)品部提供需求文檔”）；截止時間（具體到日期，如“2024年X月X日前”）；完成標準（可量化的驗收條件，如“方案通過評審會，輸出最終版文檔”）。3.會后整理：固化成果與跟進紀要初稿撰寫：會后2個工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會中筆記整理紀要初稿，內(nèi)容包括：會議基本信息、議程討論要點（含分歧與共識）、決議事項、行動項清單（負責人、時間、標準）、附件說明（如會議PPT、問題清單）。審核與確認：初稿完成后，發(fā)送至主持人及各參會部門負責人核對，重點檢查行動項是否準確、責任是否明確、決議是否完整，確認無誤后由主持人簽字（或電子簽批）。分發(fā)與歸檔：簽字確認后1個工作日內(nèi)，將紀要（PDF格式）分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)協(xié)作部門，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需）；同時將紀要原件（含簽字版）、會議資料等歸檔至指定共享文件夾，保存期限不少于1年。三、紀要模板參考會議基本信息會議編號MC-2024會議主題新產(chǎn)品研發(fā)跨部門協(xié)同推進會會議時間2024年X月X日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A（線上會議：騰訊會議X）主持人總經(jīng)理-*經(jīng)理記錄人項目管理部-*專員參會部門及人員研發(fā)部：經(jīng)理、工程師；市場部：經(jīng)理、專員；產(chǎn)品部：經(jīng)理；運營部：主管缺席人員及原因供應(yīng)鏈部：*經(jīng)理（出差），已提前提交書面意見會議議程討論要點決議事項1.項目背景及目標介紹（產(chǎn)品部）*經(jīng)理介紹新產(chǎn)品市場定位、核心功能及預(yù)期交付時間（原計劃Q3末上市）確認項目核心目標：Q3末完成產(chǎn)品上線，搶占市場先機2.研發(fā)部：技術(shù)實現(xiàn)周期評估*工程師反饋核心功能開發(fā)需15天，測試需7天，當前排期緊張同意研發(fā)部申請，優(yōu)先保障核心功能開發(fā)，非核心功能可延后至Q4初3.市場部：推廣資源協(xié)調(diào)需求*經(jīng)理提出需提前2周準備推廣物料，需產(chǎn)品部提供最終版功能說明產(chǎn)品部需在X月X日前輸出“核心功能說明文檔”，市場部同步啟動物料設(shè)計4.供應(yīng)鏈部：生產(chǎn)周期反饋（書面意見）供應(yīng)鏈部反饋原材料采購需10天，建議提前啟動備料運營部X月X日前確認原材料清單，采購部同步啟動采購流程行動項清單序號任務(wù)描述負責人配合部門截止時間1輸出“核心功能說明文檔”產(chǎn)品部-*經(jīng)理研發(fā)部2024年X月X日2啟動推廣物料設(shè)計市場部-*經(jīng)理產(chǎn)品部2024年X月X日3確認原材料采購清單運營部-*主管供應(yīng)鏈部2024年X月X日4核心功能開發(fā)方案設(shè)計研發(fā)部-*經(jīng)理產(chǎn)品部2024年X月X日附件|會議PPT、產(chǎn)品需求文檔（V2.0）、供應(yīng)鏈部書面意見|

分發(fā)范圍|總經(jīng)理、研發(fā)部、市場部、產(chǎn)品部、運營部、項目管理部|

抄送對象|副總經(jīng)理*總|

記錄人簽字|______________|日期|2024年X月X日|四、使用要點提示信息準確性與完整性：會議時間、人員、行動項等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，避免因筆誤導(dǎo)致責任不清；討論要點需客觀記錄，不加入個人主觀評價。行動項可追溯性：每項行動項需明確“負責人”而非部門，避免“集體負責等于無人負責”；截止時間和完成標準需具體、可量化（如“完成方案設(shè)計”改為“完成方案設(shè)計并通過評審”）。簡潔性與重點突出：紀要避免冗長，對討論過程可概括記錄，重點突出“決議”和“行動項”；復(fù)雜議題可另附詳細說明作為附件，紀要中僅標注“詳見附件X”。及時性與閉環(huán)管理：會后需嚴格按約定