房地產(chǎn)項目合同管理規(guī)范說明房地產(chǎn)項目開發(fā)周期長、參與主體多元、法律關(guān)系復(fù)雜，合同作為界定各方權(quán)利義務(wù)的核心載體，其管理水平直接影響項目合規(guī)性、成本控制及風(fēng)險防范成效。為規(guī)范全流程合同管理，提升項目運營效率、保障企業(yè)合法權(quán)益，結(jié)合行業(yè)實踐與法律法規(guī)要求，制定本管理規(guī)范。一、總則（一）管理目的通過規(guī)范合同訂立、履行、變更及檔案管理流程，強(qiáng)化風(fēng)險防控，保障合同履約質(zhì)量，平衡項目成本與權(quán)益，提升企業(yè)整體運營效益。（二）適用范圍本規(guī)范適用于房地產(chǎn)項目全周期（含拿地、規(guī)劃設(shè)計、工程建設(shè)、營銷銷售、物業(yè)服務(wù)等階段）的各類合同，包括但不限于土地出讓、工程承包、材料采購、營銷代理、物業(yè)服務(wù)、咨詢服務(wù)類合同。（三）管理原則1.合法性原則：合同條款及管理流程嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)制度要求。2.審慎性原則：強(qiáng)化合同主體資質(zhì)、履約能力審查，提前識別風(fēng)險并制定應(yīng)對措施。3.效益性原則：在合規(guī)前提下優(yōu)化合同條款，平衡成本投入與權(quán)益保障，提升項目綜合效益。4.權(quán)責(zé)清晰原則：明確各部門、崗位在合同管理中的職責(zé)，避免推諉扯皮，確保流程閉環(huán)。二、合同訂立管理（一）前期準(zhǔn)備1.需求梳理：業(yè)務(wù)部門結(jié)合項目定位與開發(fā)計劃，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、價款支付方式等核心需求，形成《合同需求說明書》，作為文本起草依據(jù)。2.主體審查：法務(wù)或風(fēng)控部門對合同相對方開展“資質(zhì)+信用+履約能力”三維核查：資質(zhì)核查：查驗營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等證照的有效性、范圍匹配度；信用核查：通過“信用中國”“企查查”等平臺查詢涉訴、失信、行政處罰記錄；履約能力核查：分析對方過往項目履約記錄、財務(wù)狀況（如有），必要時實地考察或要求提供履約擔(dān)保。3.文本準(zhǔn)備：優(yōu)先采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本（如工程總包、材料采購模板），確保條款標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險防控前置；無標(biāo)準(zhǔn)文本時，業(yè)務(wù)部門會同法務(wù)起草，重點關(guān)注：付款節(jié)點與條件、工期延誤責(zé)任、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任量化（如違約金計算方式）、爭議解決方式（優(yōu)先約定仲裁或企業(yè)所在地法院管轄）。（二）談判與評審1.談判組織：業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)、財務(wù)、審計等部門參與談判，針對合同核心條款（如價款調(diào)整、工期壓縮、責(zé)任免除）與對方協(xié)商，形成《談判記錄》，重大條款變更需報部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合規(guī)評審：合同簽訂前須經(jīng)“三審”：法務(wù)合規(guī)審：審查條款合法性（如是否違反招投標(biāo)法、勞動法）、風(fēng)險點（如“陰陽合同”“霸王條款”）；財務(wù)經(jīng)濟(jì)審：評估付款節(jié)奏對現(xiàn)金流的影響、稅務(wù)合規(guī)性、成本合理性；業(yè)務(wù)技術(shù)審：核查標(biāo)的技術(shù)參數(shù)、工期節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否匹配項目需求。評審意見以書面形式反饋，問題整改完成后方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（三）簽署與備案1.簽署流程：合同經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，按企業(yè)《用印管理辦法》履行簽署手續(xù)：法定代表人或授權(quán)代表簽字（授權(quán)代表需持有效《授權(quán)委托書》），加蓋公章或合同專用章，嚴(yán)禁“先蓋章后填內(nèi)容”。2.備案管理：合同原件由檔案管理部門存檔，業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等部門留存復(fù)印件；土地出讓合同、總包合同等重大合同需同步報送集團(tuán)總部或行業(yè)監(jiān)管部門備案。三、合同履行管理（一）履約跟蹤1.責(zé)任分工：業(yè)務(wù)部門為履約第一責(zé)任人，建立《合同履約臺賬》，動態(tài)跟蹤進(jìn)度、質(zhì)量、付款等節(jié)點，每月向法務(wù)、財務(wù)部門提交《履約情況報告》。2.節(jié)點管控：針對關(guān)鍵節(jié)點（如工程進(jìn)度款支付、材料進(jìn)場驗收、竣工驗收），業(yè)務(wù)部門會同監(jiān)理、審計單位現(xiàn)場核查，形成《節(jié)點驗收單》，作為付款、追責(zé)的核心依據(jù)。（二）變更與簽證1.變更申請：合同履行中需調(diào)整條款（如工期順延、價款變更、設(shè)計修改），業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、影響范圍及成本變化，附設(shè)計變更單、簽證單等證明材料。2.變更評審：變更申請經(jīng)法務(wù)（法律風(fēng)險）、財務(wù)（成本影響）、技術(shù)（可行性）評審，重大變更（如金額變動超10%、工期延長超30天）需報決策層審批，審批通過后簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，嚴(yán)禁“口頭變更”。（三）糾紛處理1.預(yù)警機(jī)制：業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)對方違約跡象（如逾期付款、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、擅自轉(zhuǎn)包），24小時內(nèi)報法務(wù)部門啟動風(fēng)險預(yù)警，同步收集證據(jù)（合同、往來函件、驗收記錄、影像資料等）。2.爭議解決：優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解解決，法務(wù)部門主導(dǎo)談判，明確違約事實、責(zé)任劃分及賠償方案；協(xié)商不成時，依合同約定選擇仲裁或訴訟，法務(wù)部門聯(lián)合外部律師制定維權(quán)策略，業(yè)務(wù)部門配合提供證據(jù)鏈。四、合同檔案管理（一）檔案分類按項目階段（拿地、開發(fā)、銷售、運維）或合同類型（工程類、采購類、服務(wù)類）分類歸檔，檔案內(nèi)容包括：合同文本、評審記錄、履約臺賬、變更協(xié)議、糾紛處理文件、往來函件等。（二）保管要求1.檔案由專人保管，存放于防火、防潮、防蟲的專用檔案室，電子檔案加密備份（至少雙份）；2.保管期限：一般合同不少于履約完成后5年，土地出讓、總包合同等重大合同長期保存。（三）借閱管理1.內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，借閱人不得涂改、損毀檔案，逾期需辦理續(xù)借；2.外部借閱：僅限司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門依職權(quán)調(diào)取，或經(jīng)法定代表人書面授權(quán)后，由法務(wù)部門審核借閱范圍。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制企業(yè)成立合同管理監(jiān)督小組（由法務(wù)、審計、紀(jì)檢部門組成），每季度抽查合同管理流程合規(guī)性，重點檢查：主體審查記錄、評審意見落實、履約臺賬完整性、糾紛處理及時性，對問題單位下發(fā)《整改通知書》并跟蹤閉環(huán)。（二）考核評價將合同管理納入部門/個人績效考核，核心指標(biāo)包括：合同合規(guī)率（無違法違規(guī)條款占比）；履約糾紛率（糾紛合同占比）；檔案完整率（歸檔文件完整度）。對管理優(yōu)秀的團(tuán)隊/個人給予獎金、評優(yōu)