企業(yè)會(huì)議室使用管理制度與預(yù)定表單一、適用范圍與使用場(chǎng)景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有會(huì)議室（包括總部及分支機(jī)構(gòu)會(huì)議室），適用于員工日常工作會(huì)議、項(xiàng)目評(píng)審、客戶洽談、內(nèi)部培訓(xùn)、部門協(xié)作等各類場(chǎng)景。旨在規(guī)范會(huì)議室使用流程，提高資源利用率，避免會(huì)議沖突，保障會(huì)議有序進(jìn)行，同時(shí)營(yíng)造整潔、高效的會(huì)議環(huán)境。二、會(huì)議室預(yù)定及使用操作流程1.預(yù)定主體與權(quán)限企業(yè)各部門及員工均有權(quán)申請(qǐng)使用會(huì)議室，但需遵守“先預(yù)定、后使用”原則。外部單位或個(gè)人需使用會(huì)議室的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，并由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排。會(huì)議室優(yōu)先保障部門例會(huì)、重要項(xiàng)目會(huì)議及客戶接待等正式會(huì)議需求。2.預(yù)定方式與信息提交線上預(yù)定：?jiǎn)T工通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)（如OA、釘釘?shù)龋┑摹皶?huì)議室預(yù)定”模塊提交申請(qǐng)，或聯(lián)系行政部指定人員（行政專員）協(xié)助預(yù)定。預(yù)定信息要求：提交預(yù)定申請(qǐng)時(shí)，需完整填寫以下內(nèi)容：會(huì)議主題（簡(jiǎn)潔明確，如“Q3銷售目標(biāo)評(píng)審會(huì)”）會(huì)議日期、具體開始及結(jié)束時(shí)間（精確到30分鐘，如2024年X月X日14:00-16:00）預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)（需與會(huì)議室容量匹配，避免超員）所需設(shè)備（如投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會(huì)議設(shè)備、白板、麥克風(fēng)等，需提前確認(rèn)設(shè)備可用性）會(huì)議類型（內(nèi)部會(huì)議/外部接待/培訓(xùn)等）特殊需求（如茶水服務(wù)、桌椅擺放方式、橫幅懸掛等，需提前至少1個(gè)工作日提出）3.審核與確認(rèn)行政部收到預(yù)定申請(qǐng)后，1個(gè)工作小時(shí)內(nèi)審核以下內(nèi)容：會(huì)議室時(shí)間是否與其他會(huì)議沖突；預(yù)定信息是否完整、符合會(huì)議室使用規(guī)范；所需設(shè)備是否可正常提供。審核通過后，行政部通過系統(tǒng)或郵件向預(yù)定人發(fā)送《會(huì)議室預(yù)定確認(rèn)單》，包含會(huì)議室編號(hào)、時(shí)間、設(shè)備清單及注意事項(xiàng)；審核未通過的，需注明原因并建議調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室。4.使用前準(zhǔn)備預(yù)定人需提前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行（如投影儀開關(guān)、網(wǎng)絡(luò)連接、麥克風(fēng)電量等），確認(rèn)桌椅、白板等設(shè)施擺放到位。如需特殊布置（如擺放會(huì)議資料、調(diào)試視頻會(huì)議系統(tǒng)），應(yīng)提前與行政部溝通，由行政部協(xié)助完成。5.會(huì)議進(jìn)行中規(guī)范參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，禁止隨意移動(dòng)桌椅、損壞設(shè)備或墻面裝飾；保持會(huì)議室安靜，會(huì)議期間手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式，避免大聲喧嘩；禁止在會(huì)議室吸煙、飲食（特殊情況需提前申請(qǐng)，并保證會(huì)后清理干凈）；如需使用視頻會(huì)議設(shè)備，應(yīng)提前熟悉操作流程，避免因操作失誤影響會(huì)議進(jìn)度。6.使用后清理與設(shè)備歸還會(huì)議結(jié)束后，預(yù)定人或指定參會(huì)人員需負(fù)責(zé)：關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、音響、燈光、空調(diào)等）；整理桌椅歸位，清理垃圾（如紙杯、文件、零食包裝等）；將白板擦干凈，筆、遙控器等物品放回指定位置；如有設(shè)備損壞或故障，立即聯(lián)系行政部（行政主管）報(bào)修，并說明情況。7.取消與改簽流程因會(huì)議取消或時(shí)間調(diào)整需取消預(yù)定的，應(yīng)在會(huì)議開始前2個(gè)工作日內(nèi)通過系統(tǒng)或聯(lián)系行政部辦理取消手續(xù)，以便其他部門及時(shí)申請(qǐng)使用；臨時(shí)取消（會(huì)議開始前4小時(shí)內(nèi)）或未按時(shí)使用且未提前通知的，視為“違規(guī)占用”，行政部將記錄并提醒，累計(jì)3次將暫停該部門1周會(huì)議室預(yù)定權(quán)限。三、會(huì)議室預(yù)定表單模板會(huì)議室預(yù)定表單預(yù)定編號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)定部門：____________________聯(lián)系方式：內(nèi)部分機(jī)號(hào)/企業(yè)：_______會(huì)議主題：____________________會(huì)議日期：_______年_______月_______日會(huì)議時(shí)間：開始_______:_______結(jié)束_______:_______預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)：_______人所需設(shè)備（可多選）：□投影儀□音響系統(tǒng)□視頻會(huì)議設(shè)備□白板+白板筆□麥克風(fēng)□其他：_______會(huì)議類型：□內(nèi)部例會(huì)□項(xiàng)目評(píng)審□客戶接待□培訓(xùn)□其他：_______特殊需求：____________________（如茶水服務(wù)、桌椅U型擺放、橫幅等）預(yù)定部門負(fù)責(zé)人簽字：____________________行政部審核意見：□同意□調(diào)整時(shí)間至_______□調(diào)整會(huì)議室至_______□駁回原因：_______審核人：_______審核日期：_______年_______月_______日備注：會(huì)議結(jié)束后請(qǐng)按《會(huì)議室使用規(guī)范》清理場(chǎng)地，設(shè)備故障請(qǐng)聯(lián)系行政部報(bào)修。四、使用管理注意事項(xiàng)預(yù)定規(guī)則：會(huì)議室預(yù)定需提前至少1個(gè)工作日提交，臨時(shí)緊急會(huì)議（2小時(shí)內(nèi)）需電話聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)，視會(huì)議室空閑情況安排；單次會(huì)議時(shí)長(zhǎng)原則上不超過4小時(shí)，如需超時(shí)使用，需在預(yù)定申請(qǐng)中注明原因，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)；同一部門連續(xù)預(yù)定同一會(huì)議室不超過3天（特殊情況需申請(qǐng)），避免長(zhǎng)期占用單一資源。設(shè)備與場(chǎng)地維護(hù)：會(huì)議室設(shè)備（投影儀、音響等）由行政部定期檢查維護(hù)，員工發(fā)覺設(shè)備故障或異常時(shí)，不得自行拆卸，應(yīng)及時(shí)報(bào)修；禁止在會(huì)議室墻面、桌面隨意涂寫、粘貼，如需張貼會(huì)議資料，需使用可移除膠帶，并在會(huì)后清理干凈；會(huì)議室內(nèi)的綠植、裝飾品等不得隨意移動(dòng)或帶離。沖突處理：若出現(xiàn)會(huì)議室預(yù)定時(shí)間沖突，行政部按“優(yōu)先級(jí)”協(xié)調(diào)：高層會(huì)議>重要客戶接待>跨部門協(xié)作會(huì)議>部門內(nèi)部會(huì)議；已預(yù)定的會(huì)議室因特殊原因（如公司臨時(shí)重要活動(dòng)）需調(diào)整的，行政部應(yīng)提前1個(gè)工作日通知預(yù)定人，協(xié)助更換其他會(huì)議室或調(diào)整時(shí)間。違規(guī)處理：對(duì)未按規(guī)定預(yù)定、私自占用會(huì)議室、未清理場(chǎng)地或損壞設(shè)施的行為，行政部將進(jìn)行記錄，情節(jié)嚴(yán)重的將追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員責(zé)任；部門會(huì)議室使用情況將納入月度行政考核，作為部門評(píng)優(yōu)參