采購需求與合同簽訂流程審批表工具指南一、適用情境與范圍本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的規(guī)范化管理，涵蓋辦公設(shè)備、生產(chǎn)物料、服務(wù)外包（如咨詢、維修）、工程類采購等場景。當(dāng)業(yè)務(wù)部門因工作需要采購物品或服務(wù)時，需通過此流程完成需求提報、審核、供應(yīng)商選定、合同擬定及簽訂審批，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，適用于采購部、需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部及公司管理層等多部門協(xié)同工作。二、流程操作步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與部門初審責(zé)任主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項目組等）操作說明：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求與合同簽訂流程審批表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價、總預(yù)算、用途、期望交付時間等基本信息，并附上《采購需求說明書》（需詳細(xì)說明采購背景、必要性及使用場景）。需求部門負(fù)責(zé)人對需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。輸出成果：《采購需求與合同簽訂流程審批表》（需求部門填寫并負(fù)責(zé)人簽字）、《采購需求說明書》及相關(guān)支撐材料（如舊設(shè)備更換申請、項目立項批復(fù)等）。步驟2：采購部需求合規(guī)性與可行性審核責(zé)任主體：采購部操作說明：采購部收到需求部門提交的材料后，重點審核：需求是否符合公司年度采購計劃及預(yù)算管理要求；采購參數(shù)是否明確、是否存在傾向性或排他性條款；預(yù)估預(yù)算是否與市場價格水平匹配（必要時進(jìn)行市場詢價初核）。若需求不合規(guī)（如超預(yù)算、參數(shù)模糊），退回需求部門補(bǔ)充完善；若合規(guī)，進(jìn)入供應(yīng)商篩選流程。輸出成果：審核意見通過《采購需求與合同簽訂流程審批表》“采購部審核意見”欄反饋，通過則啟動供應(yīng)商尋源。步驟3：供應(yīng)商篩選與確定責(zé)任主體：采購部（需求部門配合）操作說明：根據(jù)采購金額及物品/服務(wù)特性，選擇合適的供應(yīng)商確定方式：小額采購（如＜5萬元）：至少詢價3家供應(yīng)商，提供報價單，比質(zhì)比價后選定性價比最優(yōu)供應(yīng)商；中額采購（5萬-50萬元）：采用邀請招標(biāo)或競爭性談判，邀請不少于3家合格供應(yīng)商參與，綜合評估價格、資質(zhì)、服務(wù)能力后確定；大額采購（≥50萬元）：公開招標(biāo)（需按《招標(biāo)投標(biāo)法》及公司招標(biāo)管理辦法執(zhí)行），成立評標(biāo)小組，從資質(zhì)、技術(shù)、商務(wù)、價格等多維度評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。供應(yīng)商選定后，采購部整理《供應(yīng)商比價/招標(biāo)報告》（含供應(yīng)商資質(zhì)文件、報價明細(xì)、評審過程等），作為審批表附件。輸出成果：確定的供應(yīng)商信息、《供應(yīng)商比價/招標(biāo)報告》。步驟4：合同擬定與法務(wù)審核責(zé)任主體：采購部（牽頭）、法務(wù)部操作說明：采購部根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，擬定合同文本，明確以下核心條款：買賣/服務(wù)雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人等）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收方式；履行期限、地點、方式（交付時間、運輸方式、驗收流程）；合同金額、付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付條件）；違約責(zé)任、爭議解決方式、保密條款等。法務(wù)部對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性及風(fēng)險點（如付款條件、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）進(jìn)行審核，提出修改意見；采購部根據(jù)意見調(diào)整合同文本，直至法務(wù)部審核通過。輸出成果：經(jīng)法務(wù)部審核通過的合同文本（加蓋法務(wù)審核章）、《合同審核意見表》。步驟5：財務(wù)部預(yù)算與付款條件審核責(zé)任主體：財務(wù)部操作說明：財務(wù)部審核采購預(yù)算是否已落實、合同金額是否在審批權(quán)限內(nèi)，重點核查：付款方式是否符合公司財務(wù)管理制度（如大額合同是否需分期付款、是否需提供履約保函等）；價格構(gòu)成是否合理（是否包含稅費、運費、安裝費等所有費用）；與供應(yīng)商約定的付款條件是否與公司現(xiàn)金流狀況匹配。財務(wù)部在審批表“財務(wù)部審核意見”欄簽署意見，通過后提交至對應(yīng)管理層審批。輸出成果：財務(wù)部審核意見。步驟6：管理層最終審批責(zé)任主體：根據(jù)采購金額及公司授權(quán)，由分管副總、總經(jīng)理或董事會審批操作說明：采購部將完整的審批材料（含審批表、需求說明書、供應(yīng)商報告、合同文本、法務(wù)及財務(wù)審核意見）提交至對應(yīng)層級管理層。管理層重點審批：采購事項是否符合公司戰(zhàn)略、預(yù)算是否在授權(quán)范圍內(nèi)、合同條款是否對公司有利等。審批通過后，管理層在審批表“審批意見”欄簽字確認(rèn)；若未通過，注明原因并退回采購部處理。輸出成果：管理層審批意見。步驟7：合同簽訂與歸檔責(zé)任主體：采購部（牽頭）、行政部（歸檔）操作說明：采購部根據(jù)審批通過的合同文本，與供應(yīng)商簽訂正式合同（需加蓋公司合同專用章及供應(yīng)商公章或合同章），保證合同文本與審批版本一致。合同簽訂后，采購部將原件至少復(fù)印3份：原件交行政部歸檔，復(fù)印件分別交采購部、需求部門、財務(wù)部留存。涉及履行的采購事項，采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商履約情況（如交付、驗收），需求部門配合驗收并簽署《驗收單》。輸出成果：正式合同文本、《驗收單》、歸檔記錄。三、審批表模板內(nèi)容采購需求與合同簽訂流程審批表基本信息申請單號（由采購部按規(guī)則填寫，如CG-YYYY-XXX）申請部門申請日期年月日采購類別□物品采購□服務(wù)采購□工程采購□其他（請注明：_________）緊急程度□普通□緊急（需注明緊急原因：_________）采購需求詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（附《采購需求說明書》作為附件）需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算總金額（元）大寫：_________________采購用途（簡要說明，如“行政辦公用”“XX項目生產(chǎn)物料”等）期望交付/服務(wù)開始時間年月日需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期：年月日供應(yīng)商信息選定供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額（元）大寫：_________________供應(yīng)商選定方式□詢價（3家以上）□邀請招標(biāo)□競爭性談判□公開招標(biāo)□其他：_______供應(yīng)商資質(zhì)文件□營業(yè)執(zhí)照□相關(guān)許可證□體系認(rèn)證證書等（附復(fù)印件）合同核心條款合同金額（元）大寫：_________________付款方式□一次性付款□分期付款（請注明比例及節(jié)點）□其他：_____________履行期限（如“合同簽訂后XX日內(nèi)交付”“服務(wù)周期為XX個月”）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/驗收方式違約責(zé)任（簡要說明，如“逾期交付按日支付違約金XX元”）審批流程需求部門審核意見：_________________________________________簽字：_________日期：______采購部審核意見：_________________________________________簽字：_________日期：______法務(wù)部審核意見：_________________________________________簽字：_________日期：______財務(wù)部審核意見：_________________________________________簽字：_________日期：______分管副總/總經(jīng)理審批意見：_________________________________________簽字：_________日期：______附件清單（請列出所有附件名稱，如《采購需求說明書》《供應(yīng)商比價報告》《合同文本》等）申請人簽字日期：______四、使用要點與風(fēng)險提示信息真實性與完整性：需求部門需保證采購需求描述準(zhǔn)確、參數(shù)明確，預(yù)算金額需基于市場調(diào)研，避免因信息模糊導(dǎo)致后續(xù)審核延誤或采購爭議。審批時限要求：各部門應(yīng)在收到材料后2個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購可適當(dāng)縮短，但需說明原因），保證流程高效流轉(zhuǎn)；若需補(bǔ)充材料，應(yīng)及時反饋需求部門。供應(yīng)商合規(guī)性：采購部需嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)（如經(jīng)營范圍、生產(chǎn)許可、過往業(yè)績等），避免與無資質(zhì)或信譽(yù)不良的供應(yīng)商合作，降低履約風(fēng)險。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：法務(wù)審核需重點關(guān)注付款條件、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款