學(xué)校綜合辦公室工作作業(yè)指導(dǎo)書一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運行的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、提供后勤保障等。本作業(yè)指導(dǎo)書旨在規(guī)范綜合辦公室的工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展。

二、主要工作職責(zé)

綜合辦公室的主要工作職責(zé)涵蓋行政事務(wù)、文件管理、會議服務(wù)、信息傳達(dá)、后勤保障等方面。具體內(nèi)容如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.負(fù)責(zé)學(xué)校日常行政事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理，包括部門間的溝通聯(lián)絡(luò)。

2.管理學(xué)校的印章、檔案等重要文件，確保其安全與規(guī)范使用。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校各類通知、公告的發(fā)布與傳達(dá)，確保信息及時準(zhǔn)確。

（二）文件管理

1.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔等工作。

2.建立并維護(hù)文件管理系統(tǒng)，確保文件檢索便捷。

3.定期對文件進(jìn)行清點和整理，防止遺失或損壞。

（三）會議服務(wù)

1.負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括場地安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。

2.維護(hù)會議秩序，記錄會議紀(jì)要，并按時整理發(fā)布。

3.跟蹤會議決議的落實情況，并及時反饋。

（四）信息傳達(dá)

1.負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部信息的收集、整理與發(fā)布。

2.維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時。

3.接待來訪人員，解答咨詢，提供必要協(xié)助。

（五）后勤保障

1.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、分發(fā)與管理，確保供應(yīng)充足。

2.協(xié)調(diào)學(xué)校的日常維修工作，保障辦公環(huán)境正常。

3.負(fù)責(zé)學(xué)?；顒拥暮笄谥С?，包括物資準(zhǔn)備、場地布置等。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件收發(fā)流程

1.接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明文件類型、來源、日期等信息。

2.根據(jù)文件內(nèi)容，分類轉(zhuǎn)交至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

3.重大文件需報備領(lǐng)導(dǎo)，并留存復(fù)印件。

（二）會議籌備流程

1.接到會議通知后，確認(rèn)參會人員及議題。

2.安排會議場地，檢查音響、投影等設(shè)備是否正常。

3.提前準(zhǔn)備會議資料，分發(fā)給參會人員。

4.會議期間，安排專人記錄紀(jì)要，并整理成文。

（三）信息發(fā)布流程

1.收集各部門需發(fā)布的信息，進(jìn)行審核與匯總。

2.通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等渠道發(fā)布信息，確保覆蓋所有師生。

3.發(fā)布后，跟蹤反饋情況，及時修改或補充遺漏內(nèi)容。

四、工作要求

（一）高效協(xié)作

1.積極溝通，確保各部門工作協(xié)調(diào)一致。

2.遇到問題及時上報，不得拖延。

3.主動配合其他部門的工作，提供必要支持。

（二）保密原則

1.嚴(yán)格保管涉密文件，不得外泄。

2.接待外來人員時，注意信息保密，避免泄露學(xué)校內(nèi)部情況。

3.定期進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。

（三）服務(wù)態(tài)度

1.對待師生和訪客保持熱情、禮貌。

2.耐心解答咨詢，提供高效服務(wù)。

3.遇到突發(fā)情況時，保持冷靜，及時處理。

五、考核與改進(jìn)

（一）定期考核

1.每月對綜合辦公室的工作進(jìn)行總結(jié)，評估完成情況。

2.通過問卷調(diào)查、師生反饋等方式，收集意見建議。

3.對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，制定改進(jìn)措施。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，優(yōu)化工作流程。

2.定期組織培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力。

3.鼓勵創(chuàng)新，引入高效的工作工具和技術(shù)。

一、總則（續(xù)）

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運營的樞紐，其工作質(zhì)量直接影響學(xué)校整體管理效能和師生工作體驗。本作業(yè)指導(dǎo)書在原有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化工作職責(zé)、優(yōu)化操作流程、明確工作要求，旨在提升綜合辦公室的專業(yè)化水平和服務(wù)能力。

二、主要工作職責(zé)（續(xù)）

（一）行政事務(wù)管理（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)學(xué)校日常行政事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理，包括部門間的溝通聯(lián)絡(luò)。

（1）建立部門聯(lián)絡(luò)機制，定期召開協(xié)調(diào)會議，解決跨部門問題。

（2）設(shè)立內(nèi)部溝通平臺（如郵件、即時通訊工具），確保信息暢通。

（3）跟進(jìn)重要事項的落實情況，形成工作臺賬。

2.管理學(xué)校的印章、檔案等重要文件，確保其安全與規(guī)范使用。

（1）印章管理：

(1)制定印章使用申請流程，明確審批權(quán)限。

(2)印章使用后及時登記，記錄使用事由、時間、審批人等信息。

(3)印章保管人員需定期檢查，防止遺失或損壞。

（2）檔案管理：

(1)建立檔案分類目錄，明確歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)。

(2)檔案入庫前進(jìn)行消毒和登記，確保安全和完整。

(3)定期對檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校各類通知、公告的發(fā)布與傳達(dá)，確保信息及時準(zhǔn)確。

（1）發(fā)布前：核實信息準(zhǔn)確性，避免錯漏。

（2）發(fā)布時：通過多種渠道同步發(fā)布（如公告欄、學(xué)校官網(wǎng)、短信通知）。

（3）發(fā)布后：檢查覆蓋范圍，對未收到通知的師生進(jìn)行補發(fā)。

（二）文件管理（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔等工作。

（1）收文處理：

(1)專人每日定時收文，及時登記文件編號、標(biāo)題、來源、日期等。

(2)對緊急文件優(yōu)先處理，并通知相關(guān)責(zé)任人。

(3)不符合規(guī)范的文件退回重補，并記錄原因。

（2）發(fā)文處理：

(1)文件起草后，經(jīng)審核、簽發(fā)，方可印制。

(2)印制過程中，校對文字和格式，確保無誤。

(3)印制完畢后，按需分發(fā)，并登記分發(fā)情況。

2.建立并維護(hù)文件管理系統(tǒng)，確保文件檢索便捷。

（1）采用電子化管理系統(tǒng)，錄入文件信息，建立索引。

（2）定期更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保信息時效性。

（3）對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高系統(tǒng)使用效率。

3.定期對文件進(jìn)行清點和整理，防止遺失或損壞。

（1）每月進(jìn)行一次文件清點，核對實際數(shù)量與記錄是否一致。

（2）對破損文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印，確?？刹殚啞?/p>

（3)對過期文件按規(guī)定銷毀，并記錄銷毀情況。

（三）會議服務(wù)（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括場地安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。

（1）場地安排：

(1)根據(jù)會議規(guī)模，選擇合適的會議室，并提前預(yù)定。

(2)檢查會議室環(huán)境，確保整潔、安靜、光線適宜。

(3)如需特殊布置（如橫幅、桌牌），提前準(zhǔn)備。

（2）設(shè)備調(diào)試：

(1)提前測試音響、投影、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保正常運行。

(2)準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防突發(fā)故障。

(3)會議期間安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)。

（3）資料準(zhǔn)備：

(1)收集會議所需資料，進(jìn)行打印、裝訂。

(2)提前分發(fā)資料，確保參會人員按時收到。

(3)對重要資料進(jìn)行保密處理，限制傳閱范圍。

2.維護(hù)會議秩序，記錄會議紀(jì)要，并按時整理發(fā)布。

（1）會議期間：

(1)安排專人簽到，核對參會人員。

(2)維持會場秩序，確保會議順利進(jìn)行。

(3)對重要發(fā)言進(jìn)行重點記錄。

（2）會議紀(jì)要：

(1)會后立即整理紀(jì)要，包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議等。

(2)紀(jì)要需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

(3)通過適當(dāng)渠道發(fā)布紀(jì)要，并收集反饋意見。

3.跟蹤會議決議的落實情況，并及時反饋。

（1）將決議分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時限。

（2）定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決遇到的問題。

（3）將落實情況匯總，向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

（四）信息傳達(dá)（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部信息的收集、整理與發(fā)布。

（1）信息收集：

(1)通過座談會、問卷調(diào)查等方式，收集各部門信息需求。

(2)定期與各部門溝通，了解最新動態(tài)。

(3)關(guān)注學(xué)校發(fā)展，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。

（2）信息整理：

(1)對收集到的信息進(jìn)行分類、篩選，確保真實性和相關(guān)性。

(2)撰寫信息稿，突出重點，語言簡潔明了。

(3)對敏感信息進(jìn)行脫敏處理，避免誤導(dǎo)。

（3）信息發(fā)布：

(1)通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號等渠道發(fā)布信息。

(2)對重要信息進(jìn)行多渠道同步發(fā)布，擴大覆蓋面。

(3)發(fā)布后，監(jiān)測反饋情況，及時修正錯誤。

2.維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時。

（1）官網(wǎng)維護(hù)：

(1)定期檢查網(wǎng)站功能，確保鏈接正常、頁面顯示正確。

(2)及時更新新聞動態(tài)、通知公告等內(nèi)容。

(3)對網(wǎng)站進(jìn)行安全防護(hù)，防止黑客攻擊。

（2）公告欄維護(hù)：

(1)每日檢查公告欄，確保信息張貼整齊、無破損。

(2)對過期公告及時撤下，避免誤導(dǎo)。

(3)定期清潔公告欄，保持美觀。

3.接待來訪人員，解答咨詢，提供必要協(xié)助。

（1）接待流程：

(1)主動迎接來訪人員，詢問事由，并引導(dǎo)至合適場所。

(2)認(rèn)真傾聽咨詢，提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。

(3)對無法立即解決的問題，記錄并轉(zhuǎn)交相關(guān)部門。

（2）服務(wù)要求：

(1)保持熱情、禮貌，展現(xiàn)學(xué)校良好形象。

(2)對外出的同事提前說明，避免無人接待。

(3)定期總結(jié)接待情況，改進(jìn)服務(wù)流程。

（五）后勤保障（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、分發(fā)與管理，確保供應(yīng)充足。

（1）采購管理：

(1)每月統(tǒng)計各部門辦公用品需求，編制采購清單。

(2)比較多家供應(yīng)商報價，選擇性價比高的產(chǎn)品。

(3)采購過程中，核對型號、數(shù)量，確保無誤。

（2）分發(fā)管理：

(1)辦公用品到貨后，進(jìn)行清點、入庫，并登記臺賬。

(2)按需分發(fā)給各部門，并記錄分發(fā)情況。

(3)對常用物品建立預(yù)警機制，及時補充。

（3）管理要求：

(1)定期盤點庫存，防止積壓或短缺。

(2)對易耗品進(jìn)行重點管理，確保及時補充。

(3)鼓勵節(jié)約，避免浪費。

2.協(xié)調(diào)學(xué)校的日常維修工作，保障辦公環(huán)境正常。

（1）維修流程：

(1)建立維修申請機制，通過線上或線下方式提交申請。

(2)檢查維修需求，判斷是否需外聘專業(yè)人員。

(3)跟蹤維修進(jìn)度，確保按時完成。

（2）常見維修項目：

(1)電器維修：燈管、插座、電腦等。

(2)水管維修：水龍頭、馬桶等。

(3)樓梯維修：扶手、臺階等。

（3）維修管理：

(1)定期對辦公環(huán)境進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。

(2)對維修人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量。

(3)記錄維修情況，建立維修檔案。

3.負(fù)責(zé)學(xué)?；顒拥暮笄谥С?，包括物資準(zhǔn)備、場地布置等。

（1）物資準(zhǔn)備：

(1)根據(jù)活動需求，編制物資清單，包括數(shù)量、規(guī)格等。

(2)采購或租賃所需物資，確保質(zhì)量符合要求。

(3)物資到貨后，進(jìn)行清點、入庫，并登記臺賬。

（2）場地布置：

(1)提前規(guī)劃場地布局，確定桌椅擺放、設(shè)備位置等。

(2)準(zhǔn)備所需裝飾材料，如橫幅、氣球、桌布等。

(3)活動前進(jìn)行場地預(yù)演，確保布置符合要求。

（3）活動支持：

(1)活動期間，安排專人負(fù)責(zé)物資管理、場地維護(hù)等。

(2)對突發(fā)情況及時處理，確?；顒禹樌M(jìn)行。

(3)活動結(jié)束后，清理場地，回收物資。

三、工作流程規(guī)范（續(xù)）

（一）文件收發(fā)流程（續(xù)）

1.接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明文件類型、來源、日期等信息。

（1）登記內(nèi)容：文件編號、標(biāo)題、來源單位、簽收人、日期等。

（2）登記方式：采用電子臺賬或紙質(zhì)登記表，確保信息完整。

（3）特殊情況：對加急文件需標(biāo)注“加急”字樣，并優(yōu)先處理。

2.根據(jù)文件內(nèi)容，分類轉(zhuǎn)交至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件主題或部門屬性進(jìn)行分類。

（2）轉(zhuǎn)交方式：通過內(nèi)部系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)交。

（3）轉(zhuǎn)交記錄：每次轉(zhuǎn)交需記錄轉(zhuǎn)交時間、接收人等信息。

3.重大文件需報備領(lǐng)導(dǎo)，并留存復(fù)印件。

（1）重大文件定義：涉及學(xué)校重要決策、政策調(diào)整等文件。

（2）報備流程：轉(zhuǎn)交前需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并留存審批記錄。

（3）留存要求：留存復(fù)印件或電子版，并標(biāo)注文件重要性。

（二）會議籌備流程（續(xù)）

1.接到會議通知后，確認(rèn)參會人員及議題。

（1）參會人員確認(rèn)：根據(jù)會議性質(zhì)，確定參會部門和人員。

（2）議題確認(rèn)：與會議發(fā)起人溝通，明確會議主要議題。

（3）通知參會人員：提前發(fā)送會議通知，注明時間、地點、議題等。

2.安排會議場地，檢查音響、投影等設(shè)備是否正常。

（1）場地安排：根據(jù)參會人數(shù)，選擇合適的會議室，并提前預(yù)定。

（2）設(shè)備檢查：提前測試音響、投影、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保正常運行。

（3）備用設(shè)備：準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防突發(fā)故障。

3.提前準(zhǔn)備會議資料，分發(fā)給參會人員。

（1）資料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)資料，如報告、數(shù)據(jù)等。

（2）資料打?。捍_保資料清晰、完整，并按需裝訂。

（3）資料分發(fā)：提前分發(fā)給參會人員，或放置在會議桌上。

4.會議期間，安排專人記錄紀(jì)要，并整理成文。

（1）紀(jì)要內(nèi)容：包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議等。

（2）重點記錄：對重要發(fā)言、關(guān)鍵決議進(jìn)行重點記錄。

（3）紀(jì)要整理：會后立即整理紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。

（三）信息發(fā)布流程（續(xù)）

1.收集各部門需發(fā)布的信息，進(jìn)行審核與匯總。

（1）信息收集：通過座談會、問卷調(diào)查等方式，收集各部門信息需求。

（2）信息審核：對收集到的信息進(jìn)行審核，確保真實性和相關(guān)性。

（3）信息匯總：將審核后的信息進(jìn)行分類、匯總，形成發(fā)布清單。

2.通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等渠道發(fā)布信息，確保覆蓋所有師生。

（1）官網(wǎng)發(fā)布：在官網(wǎng)新聞動態(tài)或公告欄目發(fā)布信息。

（2）公告欄發(fā)布：將重要信息張貼在公告欄，并注明發(fā)布日期。

（3）多渠道發(fā)布：同步通過多種渠道發(fā)布信息，擴大覆蓋面。

3.發(fā)布后，跟蹤反饋情況，及時修改或補充遺漏內(nèi)容。

（1）反饋收集：通過留言、咨詢等方式收集師生反饋。

（2）信息修改：對有誤或遺漏的信息及時修改或補充。

（3）效果評估：定期評估信息發(fā)布效果，改進(jìn)發(fā)布策略。

四、工作要求（續(xù)）

（一）高效協(xié)作（續(xù)）

1.積極溝通，確保各部門工作協(xié)調(diào)一致。

（1）定期召開協(xié)調(diào)會議，解決跨部門問題。

（2）建立內(nèi)部溝通平臺，確保信息暢通。

（3）遇事主動溝通，避免信息不對稱。

2.遇到問題及時上報，不得拖延。

（1）問題分類：根據(jù)問題性質(zhì)，判斷是否需上報。

（2）上報流程：通過郵件、電話或面談等方式上報問題。

（3）上報內(nèi)容：清晰描述問題，并提出解決方案建議。

3.主動配合其他部門的工作，提供必要支持。

（1）支持方式：提供信息、資源、人力等方面的支持。

（2）支持范圍：涵蓋各部門的日常工作和專項任務(wù)。

（3）支持時效：及時響應(yīng)支持請求，避免延誤。

（二）保密原則（續(xù)）

1.嚴(yán)格保管涉密文件，不得外泄。

（1）涉密文件定義：涉及學(xué)校核心利益、敏感信息等文件。

（2）保管措施：采用加密存儲、專人保管等方式。

（3）外借管理：嚴(yán)格控制外借，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批并登記。

2.接待外來人員時，注意信息保密，避免泄露學(xué)校內(nèi)部情況。

（1）接待流程：主動迎接，詢問事由，并引導(dǎo)至合適場所。

（2）保密提醒：對外來人員強調(diào)信息保密要求。

（3）資料管理：嚴(yán)格控制涉密資料的外流。

3.定期進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。

（1）培訓(xùn)內(nèi)容：保密法規(guī)、保密案例、保密技能等。

（2）培訓(xùn)方式：采用講座、演練、考核等方式。

（3）培訓(xùn)頻率：每季度進(jìn)行一次保密培訓(xùn)。

（三）服務(wù)態(tài)度（續(xù)）

1.對待師生和訪客保持熱情、禮貌。

（1）服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：微笑服務(wù)、耐心解答、高效辦事。

（2）形象展示：穿著整潔、儀態(tài)端莊、語言文明。

（3）態(tài)度要求：積極主動、樂于助人、換位思考。

2.耐心解答咨詢，提供高效服務(wù)。

（1）咨詢解答：清晰、準(zhǔn)確地解答咨詢，避免含糊其辭。

（2）服務(wù)效率：快速響應(yīng)，及時處理，避免拖延。

（3）服務(wù)跟蹤：對復(fù)雜問題進(jìn)行跟蹤，確保解決。

3.遇到突發(fā)情況時，保持冷靜，及時處理。

（1）冷靜應(yīng)對：保持冷靜，分析問題，制定解決方案。

（2）及時處理：迅速采取措施，避免事態(tài)擴大。

（3）事后總結(jié)：對突發(fā)情況進(jìn)行總結(jié)，改進(jìn)應(yīng)對措施。

五、考核與改進(jìn)（續(xù)）

（一）定期考核（續(xù)）

1.每月對綜合辦公室的工作進(jìn)行總結(jié)，評估完成情況。

（1）考核內(nèi)容：工作完成量、工作質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等。

（2）考核方式：通過自評、互評、領(lǐng)導(dǎo)評價等方式。

（3）考核結(jié)果：形成考核報告，并反饋給相關(guān)人員。

2.通過問卷調(diào)查、師生反饋等方式，收集意見建議。

（1）問卷調(diào)查：設(shè)計問卷，收集師生對綜合辦公室工作的評價。

（2）師生反饋：設(shè)立意見箱、開通熱線等方式收集反饋。

（3）意見處理：對收集到的意見進(jìn)行分析，并制定改進(jìn)措施。

3.對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，制定改進(jìn)措施。

（1）問題分析：找出問題根源，明確改進(jìn)方向。

（2）措施制定：制定具體、可操作的改進(jìn)措施。

（3）措施落實：跟蹤改進(jìn)措施的落實情況，確保效果。

（二）持續(xù)改進(jìn)（續(xù)）

1.學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，優(yōu)化工作流程。

（1）學(xué)習(xí)方式：參加培訓(xùn)、閱讀書籍、交流經(jīng)驗等。

（2）方法引入：將先進(jìn)的管理方法應(yīng)用于實際工作。

（3）效果評估：評估改進(jìn)效果，并進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

2.定期組織培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力。

（1）培訓(xùn)內(nèi)容：業(yè)務(wù)知識、工作技能、服務(wù)態(tài)度等。

（2）培訓(xùn)方式：采用講座、實操、考核等方式。

（3）培訓(xùn)頻率：每季度進(jìn)行一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3.鼓勵創(chuàng)新，引入高效的工作工具和技術(shù)。

（1）創(chuàng)新鼓勵：設(shè)立創(chuàng)新獎，鼓勵員工提出改進(jìn)建議。

（2）工具引入：引入電子化管理系統(tǒng)、自動化設(shè)備等。

（3）技術(shù)培訓(xùn)：對員工進(jìn)行新技術(shù)培訓(xùn)，提高應(yīng)用能力。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室是學(xué)校日常運行的核心部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作、處理行政事務(wù)、提供后勤保障等。本作業(yè)指導(dǎo)書旨在規(guī)范綜合辦公室的工作流程，提高工作效率，確保各項工作有序開展。

二、主要工作職責(zé)

綜合辦公室的主要工作職責(zé)涵蓋行政事務(wù)、文件管理、會議服務(wù)、信息傳達(dá)、后勤保障等方面。具體內(nèi)容如下：

（一）行政事務(wù)管理

1.負(fù)責(zé)學(xué)校日常行政事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理，包括部門間的溝通聯(lián)絡(luò)。

2.管理學(xué)校的印章、檔案等重要文件，確保其安全與規(guī)范使用。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校各類通知、公告的發(fā)布與傳達(dá)，確保信息及時準(zhǔn)確。

（二）文件管理

1.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔等工作。

2.建立并維護(hù)文件管理系統(tǒng)，確保文件檢索便捷。

3.定期對文件進(jìn)行清點和整理，防止遺失或損壞。

（三）會議服務(wù)

1.負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括場地安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。

2.維護(hù)會議秩序，記錄會議紀(jì)要，并按時整理發(fā)布。

3.跟蹤會議決議的落實情況，并及時反饋。

（四）信息傳達(dá)

1.負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部信息的收集、整理與發(fā)布。

2.維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時。

3.接待來訪人員，解答咨詢，提供必要協(xié)助。

（五）后勤保障

1.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、分發(fā)與管理，確保供應(yīng)充足。

2.協(xié)調(diào)學(xué)校的日常維修工作，保障辦公環(huán)境正常。

3.負(fù)責(zé)學(xué)?；顒拥暮笄谥С?，包括物資準(zhǔn)備、場地布置等。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件收發(fā)流程

1.接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明文件類型、來源、日期等信息。

2.根據(jù)文件內(nèi)容，分類轉(zhuǎn)交至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

3.重大文件需報備領(lǐng)導(dǎo)，并留存復(fù)印件。

（二）會議籌備流程

1.接到會議通知后，確認(rèn)參會人員及議題。

2.安排會議場地，檢查音響、投影等設(shè)備是否正常。

3.提前準(zhǔn)備會議資料，分發(fā)給參會人員。

4.會議期間，安排專人記錄紀(jì)要，并整理成文。

（三）信息發(fā)布流程

1.收集各部門需發(fā)布的信息，進(jìn)行審核與匯總。

2.通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等渠道發(fā)布信息，確保覆蓋所有師生。

3.發(fā)布后，跟蹤反饋情況，及時修改或補充遺漏內(nèi)容。

四、工作要求

（一）高效協(xié)作

1.積極溝通，確保各部門工作協(xié)調(diào)一致。

2.遇到問題及時上報，不得拖延。

3.主動配合其他部門的工作，提供必要支持。

（二）保密原則

1.嚴(yán)格保管涉密文件，不得外泄。

2.接待外來人員時，注意信息保密，避免泄露學(xué)校內(nèi)部情況。

3.定期進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。

（三）服務(wù)態(tài)度

1.對待師生和訪客保持熱情、禮貌。

2.耐心解答咨詢，提供高效服務(wù)。

3.遇到突發(fā)情況時，保持冷靜，及時處理。

五、考核與改進(jìn)

（一）定期考核

1.每月對綜合辦公室的工作進(jìn)行總結(jié)，評估完成情況。

2.通過問卷調(diào)查、師生反饋等方式，收集意見建議。

3.對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，制定改進(jìn)措施。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，優(yōu)化工作流程。

2.定期組織培訓(xùn)，提升員工業(yè)務(wù)能力。

3.鼓勵創(chuàng)新，引入高效的工作工具和技術(shù)。

一、總則（續(xù)）

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運營的樞紐，其工作質(zhì)量直接影響學(xué)校整體管理效能和師生工作體驗。本作業(yè)指導(dǎo)書在原有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化工作職責(zé)、優(yōu)化操作流程、明確工作要求，旨在提升綜合辦公室的專業(yè)化水平和服務(wù)能力。

二、主要工作職責(zé)（續(xù)）

（一）行政事務(wù)管理（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)學(xué)校日常行政事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理，包括部門間的溝通聯(lián)絡(luò)。

（1）建立部門聯(lián)絡(luò)機制，定期召開協(xié)調(diào)會議，解決跨部門問題。

（2）設(shè)立內(nèi)部溝通平臺（如郵件、即時通訊工具），確保信息暢通。

（3）跟進(jìn)重要事項的落實情況，形成工作臺賬。

2.管理學(xué)校的印章、檔案等重要文件，確保其安全與規(guī)范使用。

（1）印章管理：

(1)制定印章使用申請流程，明確審批權(quán)限。

(2)印章使用后及時登記，記錄使用事由、時間、審批人等信息。

(3)印章保管人員需定期檢查，防止遺失或損壞。

（2）檔案管理：

(1)建立檔案分類目錄，明確歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)。

(2)檔案入庫前進(jìn)行消毒和登記，確保安全和完整。

(3)定期對檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校各類通知、公告的發(fā)布與傳達(dá)，確保信息及時準(zhǔn)確。

（1）發(fā)布前：核實信息準(zhǔn)確性，避免錯漏。

（2）發(fā)布時：通過多種渠道同步發(fā)布（如公告欄、學(xué)校官網(wǎng)、短信通知）。

（3）發(fā)布后：檢查覆蓋范圍，對未收到通知的師生進(jìn)行補發(fā)。

（二）文件管理（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔等工作。

（1）收文處理：

(1)專人每日定時收文，及時登記文件編號、標(biāo)題、來源、日期等。

(2)對緊急文件優(yōu)先處理，并通知相關(guān)責(zé)任人。

(3)不符合規(guī)范的文件退回重補，并記錄原因。

（2）發(fā)文處理：

(1)文件起草后，經(jīng)審核、簽發(fā)，方可印制。

(2)印制過程中，校對文字和格式，確保無誤。

(3)印制完畢后，按需分發(fā)，并登記分發(fā)情況。

2.建立并維護(hù)文件管理系統(tǒng)，確保文件檢索便捷。

（1）采用電子化管理系統(tǒng)，錄入文件信息，建立索引。

（2）定期更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保信息時效性。

（3）對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高系統(tǒng)使用效率。

3.定期對文件進(jìn)行清點和整理，防止遺失或損壞。

（1）每月進(jìn)行一次文件清點，核對實際數(shù)量與記錄是否一致。

（2）對破損文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印，確保可查閱。

（3)對過期文件按規(guī)定銷毀，并記錄銷毀情況。

（三）會議服務(wù)（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)會議的籌備工作，包括場地安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。

（1）場地安排：

(1)根據(jù)會議規(guī)模，選擇合適的會議室，并提前預(yù)定。

(2)檢查會議室環(huán)境，確保整潔、安靜、光線適宜。

(3)如需特殊布置（如橫幅、桌牌），提前準(zhǔn)備。

（2）設(shè)備調(diào)試：

(1)提前測試音響、投影、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保正常運行。

(2)準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防突發(fā)故障。

(3)會議期間安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)。

（3）資料準(zhǔn)備：

(1)收集會議所需資料，進(jìn)行打印、裝訂。

(2)提前分發(fā)資料，確保參會人員按時收到。

(3)對重要資料進(jìn)行保密處理，限制傳閱范圍。

2.維護(hù)會議秩序，記錄會議紀(jì)要，并按時整理發(fā)布。

（1）會議期間：

(1)安排專人簽到，核對參會人員。

(2)維持會場秩序，確保會議順利進(jìn)行。

(3)對重要發(fā)言進(jìn)行重點記錄。

（2）會議紀(jì)要：

(1)會后立即整理紀(jì)要，包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議等。

(2)紀(jì)要需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

(3)通過適當(dāng)渠道發(fā)布紀(jì)要，并收集反饋意見。

3.跟蹤會議決議的落實情況，并及時反饋。

（1）將決議分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時限。

（2）定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決遇到的問題。

（3）將落實情況匯總，向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

（四）信息傳達(dá)（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)部信息的收集、整理與發(fā)布。

（1）信息收集：

(1)通過座談會、問卷調(diào)查等方式，收集各部門信息需求。

(2)定期與各部門溝通，了解最新動態(tài)。

(3)關(guān)注學(xué)校發(fā)展，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。

（2）信息整理：

(1)對收集到的信息進(jìn)行分類、篩選，確保真實性和相關(guān)性。

(2)撰寫信息稿，突出重點，語言簡潔明了。

(3)對敏感信息進(jìn)行脫敏處理，避免誤導(dǎo)。

（3）信息發(fā)布：

(1)通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號等渠道發(fā)布信息。

(2)對重要信息進(jìn)行多渠道同步發(fā)布，擴大覆蓋面。

(3)發(fā)布后，監(jiān)測反饋情況，及時修正錯誤。

2.維護(hù)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等信息發(fā)布渠道，確保信息更新及時。

（1）官網(wǎng)維護(hù)：

(1)定期檢查網(wǎng)站功能，確保鏈接正常、頁面顯示正確。

(2)及時更新新聞動態(tài)、通知公告等內(nèi)容。

(3)對網(wǎng)站進(jìn)行安全防護(hù)，防止黑客攻擊。

（2）公告欄維護(hù)：

(1)每日檢查公告欄，確保信息張貼整齊、無破損。

(2)對過期公告及時撤下，避免誤導(dǎo)。

(3)定期清潔公告欄，保持美觀。

3.接待來訪人員，解答咨詢，提供必要協(xié)助。

（1）接待流程：

(1)主動迎接來訪人員，詢問事由，并引導(dǎo)至合適場所。

(2)認(rèn)真傾聽咨詢，提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。

(3)對無法立即解決的問題，記錄并轉(zhuǎn)交相關(guān)部門。

（2）服務(wù)要求：

(1)保持熱情、禮貌，展現(xiàn)學(xué)校良好形象。

(2)對外出的同事提前說明，避免無人接待。

(3)定期總結(jié)接待情況，改進(jìn)服務(wù)流程。

（五）后勤保障（續(xù)）

1.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、分發(fā)與管理，確保供應(yīng)充足。

（1）采購管理：

(1)每月統(tǒng)計各部門辦公用品需求，編制采購清單。

(2)比較多家供應(yīng)商報價，選擇性價比高的產(chǎn)品。

(3)采購過程中，核對型號、數(shù)量，確保無誤。

（2）分發(fā)管理：

(1)辦公用品到貨后，進(jìn)行清點、入庫，并登記臺賬。

(2)按需分發(fā)給各部門，并記錄分發(fā)情況。

(3)對常用物品建立預(yù)警機制，及時補充。

（3）管理要求：

(1)定期盤點庫存，防止積壓或短缺。

(2)對易耗品進(jìn)行重點管理，確保及時補充。

(3)鼓勵節(jié)約，避免浪費。

2.協(xié)調(diào)學(xué)校的日常維修工作，保障辦公環(huán)境正常。

（1）維修流程：

(1)建立維修申請機制，通過線上或線下方式提交申請。

(2)檢查維修需求，判斷是否需外聘專業(yè)人員。

(3)跟蹤維修進(jìn)度，確保按時完成。

（2）常見維修項目：

(1)電器維修：燈管、插座、電腦等。

(2)水管維修：水龍頭、馬桶等。

(3)樓梯維修：扶手、臺階等。

（3）維修管理：

(1)定期對辦公環(huán)境進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。

(2)對維修人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)質(zhì)量。

(3)記錄維修情況，建立維修檔案。

3.負(fù)責(zé)學(xué)校活動的后勤支持，包括物資準(zhǔn)備、場地布置等。

（1）物資準(zhǔn)備：

(1)根據(jù)活動需求，編制物資清單，包括數(shù)量、規(guī)格等。

(2)采購或租賃所需物資，確保質(zhì)量符合要求。

(3)物資到貨后，進(jìn)行清點、入庫，并登記臺賬。

（2）場地布置：

(1)提前規(guī)劃場地布局，確定桌椅擺放、設(shè)備位置等。

(2)準(zhǔn)備所需裝飾材料，如橫幅、氣球、桌布等。

(3)活動前進(jìn)行場地預(yù)演，確保布置符合要求。

（3）活動支持：

(1)活動期間，安排專人負(fù)責(zé)物資管理、場地維護(hù)等。

(2)對突發(fā)情況及時處理，確?；顒禹樌M(jìn)行。

(3)活動結(jié)束后，清理場地，回收物資。

三、工作流程規(guī)范（續(xù)）

（一）文件收發(fā)流程（續(xù)）

1.接收文件后，立即進(jìn)行登記，注明文件類型、來源、日期等信息。

（1）登記內(nèi)容：文件編號、標(biāo)題、來源單位、簽收人、日期等。

（2）登記方式：采用電子臺賬或紙質(zhì)登記表，確保信息完整。

（3）特殊情況：對加急文件需標(biāo)注“加急”字樣，并優(yōu)先處理。

2.根據(jù)文件內(nèi)容，分類轉(zhuǎn)交至相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人。

（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件主題或部門屬性進(jìn)行分類。

（2）轉(zhuǎn)交方式：通過內(nèi)部系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)交。

（3）轉(zhuǎn)交記錄：每次轉(zhuǎn)交需記錄轉(zhuǎn)交時間、接收人等信息。

3.重大文件需報備領(lǐng)導(dǎo)，并留存復(fù)印件。

（1）重大文件定義：涉及學(xué)校重要決策、政策調(diào)整等文件。

（2）報備流程：轉(zhuǎn)交前需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并留存審批記錄。

（3）留存要求：留存復(fù)印件或電子版，并標(biāo)注文件重要性。

（二）會議籌備流程（續(xù)）

1.接到會議通知后，確認(rèn)參會人員及議題。

（1）參會人員確認(rèn)：根據(jù)會議性質(zhì)，確定參會部門和人員。

（2）議題確認(rèn)：與會議發(fā)起人溝通，明確會議主要議題。

（3）通知參會人員：提前發(fā)送會議通知，注明時間、地點、議題等。

2.安排會議場地，檢查音響、投影等設(shè)備是否正常。

（1）場地安排：根據(jù)參會人數(shù)，選擇合適的會議室，并提前預(yù)定。

（2）設(shè)備檢查：提前測試音響、投影、麥克風(fēng)等設(shè)備，確保正常運行。

（3）備用設(shè)備：準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防突發(fā)故障。

3.提前準(zhǔn)備會議資料，分發(fā)給參會人員。

（1）資料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)資料，如報告、數(shù)據(jù)等。

（2）資料打?。捍_保資料清晰、完整，并按需裝訂。

（3）資料分發(fā)：提前分發(fā)給參會人員，或放置在會議桌上。

4.會議期間，安排專人記錄紀(jì)要，并整理成文。

（1）紀(jì)要內(nèi)容：包括會議時間、地點、參會人員、主要議題、決議等。

（2）重點記錄：對重要發(fā)言、關(guān)鍵決議進(jìn)行重點記錄。

（3）紀(jì)要整理：會后立即整理紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。

（三）信息發(fā)布流程（續(xù)）

1.收集各部門需發(fā)布的信息，進(jìn)行審核與匯總。

（1）信息收集：通過座談會、問卷調(diào)查等方式，收集各部門信息需求。

（2）信息審核：對收集到的信息進(jìn)行審核，確保真實性和相關(guān)性。

（3）信息匯總：將審核后的信息進(jìn)行分類、匯總，形成發(fā)布清單。

2.通過學(xué)校官網(wǎng)、公告欄等渠道發(fā)布信息，確保覆蓋所有師生。

（1）官網(wǎng)發(fā)布：在官網(wǎng)新聞動態(tài)或公告欄目發(fā)布信息。

（2）公告欄發(fā)布：將重要信息張貼在公告欄，并注明發(fā)布日期。

（3）多渠道發(fā)布：同步通過多種渠道發(fā)布信息，擴大覆蓋面。

3.發(fā)布后，跟蹤反饋情況，及時修改或補充遺漏內(nèi)容。

（1）反饋收集：通過留言、咨詢等方式收集師生反饋。

（2）信息修改：對有誤或遺漏的信息及時修改或補充。

（3）效果評估：定期評估信息發(fā)布效果，改進(jìn)發(fā)布策略。

四、工作要求（續(xù)）

（一）高效協(xié)作（續(xù)）

1.積極溝通，確保各部門工作協(xié)調(diào)一致。

（1）定期召開協(xié)調(diào)會議，解決跨部門問題。

（2）建立內(nèi)部溝通平臺，確保信息暢通。

（3）遇事主動溝通，避免信息不對稱。

2.遇到問題及時上報，不得拖延。

（1）問