學校綜合辦公室信息傳遞規(guī)范一、總則

信息傳遞是學校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息準確、及時、高效地傳達至相關人員或部門。為規(guī)范信息傳遞流程，提升工作效率，特制定本規(guī)范。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

1.信息內容必須真實、完整，無錯別字、無語法錯誤。

2.信息來源需明確，必要時注明信息提供者。

3.傳遞前需進行復核，避免因誤傳導致工作延誤。

（二）及時性

1.重要信息應在規(guī)定時限內傳遞至目標對象。

2.根據信息緊急程度，采用相應傳遞方式（如郵件、即時通訊工具、公告欄等）。

3.定期信息（如周報、月報）需按時發(fā)布，不得拖延。

（三）安全性

1.敏感信息（如財務數據、人事變動等）需通過加密或內部系統(tǒng)傳遞。

2.嚴禁在公共場合討論或展示涉密信息。

3.定期清理已傳遞的臨時信息，確保信息安全。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.辦公室人員需每日收集各部門需傳遞的信息。

2.按信息類型分類（如通知、公告、會議紀要等）。

3.對信息進行初步篩選，剔除冗余或無效內容。

（二）信息審核與確認

1.由信息傳遞負責人對內容進行審核。

2.核對信息中的數據、時間、地點等關鍵要素。

3.必要時與信息發(fā)布部門溝通確認。

（三）信息發(fā)布與傳遞

1.根據信息性質選擇傳遞方式：

-一般通知：通過內部郵件或公告欄發(fā)布。

-緊急事項：使用即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）優(yōu)先通知。

-大型活動：通過郵件+公告欄+部門會議同步傳達。

2.確認目標接收人已收到信息，必要時進行二次確認。

3.記錄信息傳遞時間及接收人反饋。

（四）信息反饋與歸檔

1.收到信息后，相關部門需在規(guī)定時間內反饋處理結果。

2.辦公室對已傳遞信息進行電子化歸檔，便于后續(xù)查閱。

3.定期整理歸檔記錄，刪除過期或無用的信息。

四、信息傳遞工具與設備管理

（一）常用工具

1.郵件系統(tǒng)：用于正式通知、文件共享。

2.即時通訊工具：用于緊急事項溝通。

3.公告欄：用于張貼非緊急公告。

（二）設備維護

1.定期檢查電腦、打印機等設備，確保正常運行。

2.妥善保管信息傳遞所需的賬號密碼，嚴禁外泄。

3.發(fā)現設備故障及時報修，避免影響信息傳遞。

五、監(jiān)督與改進

（一）監(jiān)督機制

1.辦公室負責人定期抽查信息傳遞記錄。

2.鼓勵員工對信息傳遞流程提出改進建議。

3.對傳遞失誤進行原因分析，避免同類問題重復發(fā)生。

（二）培訓與更新

1.每季度組織信息傳遞規(guī)范培訓，提升員工操作技能。

2.根據學校實際需求，及時調整信息傳遞流程。

3.建立反饋表單，收集各部門對信息傳遞的意見。

**一、總則**

信息傳遞是學校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息準確、及時、高效地傳達至相關人員或部門，保障學校各項事務的順利開展。為規(guī)范信息傳遞流程，提升工作效率，明確各方職責，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于學校綜合辦公室及各相關部門之間所有形式的信息傳遞活動，包括但不限于通知、公告、會議紀要、數據報表、內部郵件等。通過標準化操作，減少信息傳遞過程中的誤解和延誤，提高整體運營效率。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

1.**信息內容核實**：傳遞前，信息發(fā)送者必須對信息的真實性、完整性、邏輯性進行嚴格核對。例如，發(fā)布課程調整通知時，需確認新的上課時間、地點、課程名稱、授課教師均無誤，并與相關部門（如教務處、教學部）最終確認。

2.**語言規(guī)范**：使用清晰、簡潔、專業(yè)的語言，避免使用模糊不清或可能引起歧義的表述。校對文字、數字、日期、單位等，確保無錯別字、語法錯誤及格式統(tǒng)一。例如，在發(fā)布活動通知時，日期格式應統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”，時間應注明時區(qū)（如“下午3:00”而非“三點”）。

3.**來源標注**：對于非辦公室原創(chuàng)的信息，需注明信息來源部門或個人，并在可能的情況下提供原始文件或鏈接。這有助于追蹤信息源頭，并在出現疑問時進行核實。例如，轉發(fā)教務處關于考試安排的通知時，需在郵件主題或正文中注明“來源于教務處”。

4.**復核機制**：重要或敏感信息在正式發(fā)布前，應由信息傳遞負責人或指定人員進行二次復核。例如，發(fā)布人事任免通知前，由辦公室副主任審核姓名、職務、部門等信息。

（二）及時性

1.**時效要求設定**：根據信息的緊急程度設定傳遞時限。例如：

-**緊急信息**（如突發(fā)安全事件、重要系統(tǒng)故障）：應在發(fā)現后15分鐘內開始傳遞，30分鐘內確保關鍵接收人知曉。

-**重要信息**（如會議通知、政策解讀）：應在發(fā)布時間前1-2小時完成傳遞。

-**常規(guī)信息**（如每周工作總結、非緊急公告）：應在預定發(fā)布日當天完成傳遞。

2.**多渠道同步**：對于重要信息，建議采用至少兩種渠道同步傳遞，以確保覆蓋率。例如，發(fā)布放假安排時，可通過內部郵件、公告欄張貼、企業(yè)微信群通知等多種方式同步進行。

3.**時間節(jié)點把握**：確保信息在合適的時間點傳遞，避免在非工作時間（如深夜、周末）發(fā)送非緊急信息，除非信息性質特殊（如放假安排）。對于工作日內部信息，盡量在上班后s?mgi?（如9:00）發(fā)送，避免打斷員工剛開始的專注工作。

4.**延誤說明**：若因故無法按時傳遞信息，應第一時間通知相關接收人，并簡要說明原因及預計新的傳遞時間。例如，“原定于上午10點發(fā)布的通知，因系統(tǒng)臨時維護，現預計下午2點發(fā)布，請留意?！?/p>

（三）安全性

1.**敏感信息保護**：嚴格區(qū)分一般信息與敏感信息（如財務數據、學生個人隱私、內部考核結果等）。敏感信息必須通過受權限控制的渠道（如加密郵件、內部專用系統(tǒng)、面對面交接）傳遞，并要求接收人確認收到。例如，傳遞年度預算數據時，應使用需要密碼登錄的內部郵箱，并要求收件人回復確認收到。

2.**傳輸過程安全**：優(yōu)先使用學校官方的、安全性較高的信息傳遞工具（如官方郵箱、企業(yè)微信、釘釘等），避免通過公共郵箱或個人社交媒體傳遞工作信息。對傳輸的文件進行加密處理（如使用WinRAR等壓縮工具加密并設置密碼）。

3.**接收端安全**：提醒接收人妥善保管接收到的敏感信息，不在公共場合或不安全的網絡環(huán)境下查看，閱讀后及時刪除臨時文件或妥善歸檔。

4.**訪問權限控制**：對于存儲在共享服務器或云盤的信息，需設置合理的訪問權限，確保只有授權人員才能查看。定期審計訪問日志，檢查是否有異常訪問行為。

5.**信息銷毀**：對于不再需要或過期的敏感信息，應按照學校檔案管理規(guī)定進行銷毀（如物理銷毀紙質文件，徹底刪除電子文件），并記錄銷毀過程。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.**信息來源識別**：辦公室人員需每日主動收集來自學校各部門、上級單位或外部渠道需要在本校內部傳達的信息。信息來源包括：

-校領導批示或指示。

-各職能部門（如教務、學工、后勤、人事等）提交的需全校通報事項。

-與學校有合作關系的單位發(fā)送的需同步信息（如供應商通知、服務商更新等）。

-突發(fā)事件現場收集到的初步信息。

2.**信息分類與標簽**：收集到的信息應立即進行分類，并添加初步標簽，便于后續(xù)處理。分類標準可參考：

-按信息類型：通知、公告、會議紀要、報表、提醒、簡報等。

-按緊急程度：緊急、重要、一般。

-按接收范圍：全校、特定部門、指定人員。

-示例標簽：“#人事#通知#重要”、“#教務#公告#一般”、“#后勤#提醒#緊急”。

3.**初步篩選與疑問核實**：對信息進行快速瀏覽，剔除明顯無關或重復的信息。對于內容不清或關鍵要素缺失的信息，應及時與信息提供部門聯系，要求補充或澄清。例如，收到一份“關于調整辦公區(qū)域的臨時通知”，若未說明具體調整方案，需立即聯系后勤部門確認。

（二）信息審核與確認

1.**審核責任人**：信息審核由綜合辦公室指定負責人（如辦公室主任或指定副主任）或信息內容相關的領域專家（如涉及財務信息時，可請財務人員確認）進行。

2.**審核內容**：

-**事實準確性**：信息內容是否與原始資料一致，有無歪曲或添加。

-**完整性**：是否包含所有必要信息（如時間、地點、負責人、聯系方式等）。

-**合規(guī)性**：信息內容是否符合學校相關規(guī)定，有無不當表述。

-**格式規(guī)范性**：文件格式、排版、語言是否符合要求。

3.**跨部門確認**：對于涉及多個部門利益或需要跨部門執(zhí)行的信息，需在發(fā)布前與相關部門進行溝通確認，確保信息口徑一致且無遺漏。例如，發(fā)布涉及多個學院合作的講座通知前，需與主辦學院和協(xié)辦學院確認細節(jié)。

4.**簽核流程**：重要信息（如涉及學校形象、重大決策等）在發(fā)布前，可能需要經過更高級別的領導簽核。按照學校規(guī)定的簽核流程執(zhí)行，保留簽核記錄。

5.**反饋與修改**：審核中發(fā)現問題的信息，應退回給信息發(fā)送者進行修改，修改后再提交審核，直至合格。整個過程需在辦公系統(tǒng)中有記錄。

（三）信息發(fā)布與傳遞

1.**選擇合適的傳遞渠道**：根據信息特性、緊急程度和接收范圍，選擇最有效的傳遞方式：

-**內部郵件**：適用于正式通知、文件共享、需要留存記錄的事項。重要郵件可設置“已讀回執(zhí)”。

-**即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）**：適用于緊急事項通知、快速問答、小范圍同步信息?？墒褂萌喊l(fā)功能，并注意避免信息過載。

-**公告欄**：適用于公開、長期展示的信息，如規(guī)章制度、辦事指南、活動海報等。確保公告欄位置顯眼，定期檢查是否整潔、信息是否完好。

-**會議口頭傳達**：在小型會議或部門例會上口頭傳達信息時，需確保信息清晰，會后可輔以書面材料（如會議紀要郵件）。

-**內部網站/系統(tǒng)**：如果學校有內部信息發(fā)布平臺或管理系統(tǒng)，優(yōu)先使用該平臺發(fā)布，便于分類、搜索和權限管理。

-**紙質文件**：對于需要簽字確認或存檔在特定部門的紙質文件，使用內部文件交換系統(tǒng)或派人送達。

2.**撰寫發(fā)布內容**：

-**標題明確**：標題應概括核心內容，如“關于2024年秋季學期教材選定的通知”。

-**結構清晰**：正文采用分點、分段方式，關鍵信息（如時間、地點、要求）加粗或單獨列出。

-**語言簡潔**：避免冗長句子和過多修飾，直奔主題。

-**附件規(guī)范**：如需附件，在正文末尾明確說明附件名稱和內容。發(fā)送郵件時，確保附件已添加且無損壞。

3.**目標群體定位**：精確確定信息的接收對象，確保信息只傳遞給需要知曉的人員或部門，避免信息泛濫。例如，僅將水電維修通知發(fā)送給相關樓層的師生。

4.**發(fā)送與確認**：

-按照確定的方式發(fā)送信息，記錄發(fā)送時間、發(fā)送人和渠道。

-對于重要或緊急信息，可采取以下確認措施：

-要求接收人在即時通訊工具或郵件中回復“收到”。

-派專人上門確認接收人已知曉（如現場張貼公告）。

-對于需要執(zhí)行的行動類信息，要求接收部門在規(guī)定時間內反饋處理情況。

5.**多級傳遞管理**：若信息需通過下級部門進一步傳達，應明確要求下級部門在傳遞時保持信息原意，并記錄傳遞時間。例如，“請各部門負責人在本部門晨會上傳達此通知精神，并確保員工知曉?！?/p>

（四）信息反饋與歸檔

1.**反饋機制建立**：

-**行動類信息反饋**：對于需要執(zhí)行步驟的信息（如報名通知、任務分配），設定明確的反饋要求（如“請在X月X日前回復是否參加”、“請在X月X日前完成XX任務并反饋”）。

-**知曉類信息反饋**：對于僅需知曉的信息，可通過簡單的確認回執(zhí)、口頭匯報或在系統(tǒng)中勾選等方式確認接收。

-**反饋收集**：指定專人負責收集信息反饋，整理后報備給信息發(fā)送者或審核負責人。

2.**歸檔要求**：

-**電子化歸檔**：所有已發(fā)布的重要信息（包括郵件、公告截圖、系統(tǒng)記錄等）應根據學校檔案管理規(guī)定進行電子化歸檔。歸檔時可按年、按部門或按信息類型分類，便于檢索。使用規(guī)范的文件命名規(guī)則，如“YYYYMMDD-部門名稱-信息標題-歸檔”。

-**紙質文件歸檔**：對于重要的紙質文件，按規(guī)定進行分類、編號、裝訂后存檔。

-**歸檔責任**：明確信息歸檔的責任人，確保信息在發(fā)布后的一定期限內（如1年、3年）完成歸檔。

-**定期清理**：根據保存期限規(guī)定，定期檢查歸檔信息，刪除過期或無用的文件。

3.**問題處理記錄**：對于在信息傳遞過程中出現的誤解、延誤等問題，應記錄發(fā)生情況、原因分析及改進措施，作為持續(xù)改進的依據。

四、信息傳遞工具與設備管理

（一）常用工具使用規(guī)范

1.**電子郵件**：

-主題明確：主題應包含核心信息、發(fā)送部門、日期等，如“【教務處】關于2024年春季學期選課安排的通知（20240110）”。

-收件人分組：建立常用聯系人組（如各部門負責人、行政人員），提高發(fā)送效率。

-附件管理：發(fā)送前檢查附件是否完整、是否需要密碼保護。提醒收件人查收附件。

-郵件抄送（CC）與密送（BCC）：合理使用CC告知相關方，使用BCC保護發(fā)件人隱私或避免批量發(fā)送導致對方反感。

2.**即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）**：

-群管理：及時清理無效群聊，規(guī)范群名稱。在群內發(fā)布信息時，注意避免刷屏，重要信息可@全體成員。

-文件管理：利用工具的文件存儲功能，對重要文件進行分類歸檔，方便查找。

-緊急通知優(yōu)先級：了解工具的緊急消息提醒功能，用于發(fā)布最高優(yōu)先級信息。

3.**公告欄管理**：

-內容更新：定期檢查公告欄，及時更新或移除過期信息。確保公告內容清晰、無遮擋。

-材料規(guī)范：使用規(guī)范、耐用的材料制作公告（如打印紙、KT板），確保在規(guī)定時間內保持可讀性。

4.**內部網站/系統(tǒng)**：

-權限使用：嚴格按照權限要求發(fā)布信息，不得越權操作。

-內容維護：發(fā)布信息后，定期檢查鏈接是否有效，內容有無錯誤。

（二）設備維護與安全

1.**硬件設備**：

-定期檢查電腦、打印機、復印機等設備，確保處于良好工作狀態(tài)。建立設備維護記錄。

-確保辦公區(qū)域網絡穩(wěn)定，必要時進行線路檢查或聯系網絡管理部門。

2.**軟件系統(tǒng)**：

-及時更新操作系統(tǒng)和辦公軟件，修補已知漏洞。

-定期備份重要數據（如聯系人列表、信息發(fā)布記錄），防止數據丟失。

3.**賬號與密碼管理**：

-建立安全的密碼策略（如定期更換、使用復雜密碼）。

-辦公室內部賬號需分級管理，核心系統(tǒng)（如郵件服務器、公告欄發(fā)布系統(tǒng)）的賬號由專人保管，并記錄使用日志。

-嚴禁將賬號密碼告知非授權人員，或截圖保存密碼。

4.**安全防范**：

-不點擊來源不明的郵件附件或鏈接，防范網絡釣魚。

-安裝必要的防病毒軟件并及時更新病毒庫。

-離開座位時，鎖定電腦屏幕，防止他人誤操作或查看屏幕內容。

五、監(jiān)督與改進

（一）監(jiān)督機制

1.**內部抽查**：辦公室負責人或指定監(jiān)督員定期（如每月）抽查信息傳遞記錄，檢查信息是否及時、準確、完整地送達。抽查內容可包括：郵件發(fā)送記錄、公告欄信息更新情況、系統(tǒng)發(fā)布日志等。

2.**問題登記**：建立信息傳遞問題登記簿，記錄發(fā)現的問題（如信息遺漏、傳遞延誤、內容錯誤等），注明發(fā)生時間、涉及信息、責任人及整改情況。

3.**效果評估**：通過接收人的反饋、后續(xù)工作的執(zhí)行情況等，評估信息傳遞的效果。例如，在發(fā)布一項政策解讀后，可通過問卷調查或座談會了解各部門的理解程度。

（二）培訓與更新

1.**定期培訓**：每學期或每半年組織一次信息傳遞規(guī)范培訓，內容可包括：規(guī)范解讀、案例分析、工具使用技巧、信息安全意識等。培訓后可進行考核，確保員工掌握要求。

2.**新員工融入**：新入職員工需接受信息傳遞規(guī)范的專項培訓，并在實際工作中由指定老員工指導。

3.**流程優(yōu)化建議**：鼓勵員工在日常工作中提出對信息傳遞流程的改進建議。定期（如每季度）召開小型會議，討論收集到的建議，評估可行性，并對現有規(guī)范進行修訂和完善。

4.**工具更新學習**：當學校引入新的信息傳遞工具或對現有工具進行重大更新時，及時組織相關培訓，確保所有使用者了解新功能和使用方法。

（三）持續(xù)改進循環(huán)

1.**PDCA循環(huán)應用**：將監(jiān)督中發(fā)現的問題作為改進的輸入，通過計劃（修訂規(guī)范）、執(zhí)行（落實新規(guī)范）、檢查（再次監(jiān)督）、處理（持續(xù)優(yōu)化）的PDCA循環(huán)，不斷提升信息傳遞管理水平。

2.**標桿學習**：在合規(guī)和保密前提下，可參考其他學?；虼笮推笫聵I(yè)單位的優(yōu)秀信息管理實踐，結合自身情況進行借鑒和調整。

一、總則

信息傳遞是學校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息準確、及時、高效地傳達至相關人員或部門。為規(guī)范信息傳遞流程，提升工作效率，特制定本規(guī)范。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

1.信息內容必須真實、完整，無錯別字、無語法錯誤。

2.信息來源需明確，必要時注明信息提供者。

3.傳遞前需進行復核，避免因誤傳導致工作延誤。

（二）及時性

1.重要信息應在規(guī)定時限內傳遞至目標對象。

2.根據信息緊急程度，采用相應傳遞方式（如郵件、即時通訊工具、公告欄等）。

3.定期信息（如周報、月報）需按時發(fā)布，不得拖延。

（三）安全性

1.敏感信息（如財務數據、人事變動等）需通過加密或內部系統(tǒng)傳遞。

2.嚴禁在公共場合討論或展示涉密信息。

3.定期清理已傳遞的臨時信息，確保信息安全。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.辦公室人員需每日收集各部門需傳遞的信息。

2.按信息類型分類（如通知、公告、會議紀要等）。

3.對信息進行初步篩選，剔除冗余或無效內容。

（二）信息審核與確認

1.由信息傳遞負責人對內容進行審核。

2.核對信息中的數據、時間、地點等關鍵要素。

3.必要時與信息發(fā)布部門溝通確認。

（三）信息發(fā)布與傳遞

1.根據信息性質選擇傳遞方式：

-一般通知：通過內部郵件或公告欄發(fā)布。

-緊急事項：使用即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）優(yōu)先通知。

-大型活動：通過郵件+公告欄+部門會議同步傳達。

2.確認目標接收人已收到信息，必要時進行二次確認。

3.記錄信息傳遞時間及接收人反饋。

（四）信息反饋與歸檔

1.收到信息后，相關部門需在規(guī)定時間內反饋處理結果。

2.辦公室對已傳遞信息進行電子化歸檔，便于后續(xù)查閱。

3.定期整理歸檔記錄，刪除過期或無用的信息。

四、信息傳遞工具與設備管理

（一）常用工具

1.郵件系統(tǒng)：用于正式通知、文件共享。

2.即時通訊工具：用于緊急事項溝通。

3.公告欄：用于張貼非緊急公告。

（二）設備維護

1.定期檢查電腦、打印機等設備，確保正常運行。

2.妥善保管信息傳遞所需的賬號密碼，嚴禁外泄。

3.發(fā)現設備故障及時報修，避免影響信息傳遞。

五、監(jiān)督與改進

（一）監(jiān)督機制

1.辦公室負責人定期抽查信息傳遞記錄。

2.鼓勵員工對信息傳遞流程提出改進建議。

3.對傳遞失誤進行原因分析，避免同類問題重復發(fā)生。

（二）培訓與更新

1.每季度組織信息傳遞規(guī)范培訓，提升員工操作技能。

2.根據學校實際需求，及時調整信息傳遞流程。

3.建立反饋表單，收集各部門對信息傳遞的意見。

**一、總則**

信息傳遞是學校綜合辦公室日常工作的核心環(huán)節(jié)，旨在確保信息準確、及時、高效地傳達至相關人員或部門，保障學校各項事務的順利開展。為規(guī)范信息傳遞流程，提升工作效率，明確各方職責，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于學校綜合辦公室及各相關部門之間所有形式的信息傳遞活動，包括但不限于通知、公告、會議紀要、數據報表、內部郵件等。通過標準化操作，減少信息傳遞過程中的誤解和延誤，提高整體運營效率。

二、信息傳遞原則

（一）準確性

1.**信息內容核實**：傳遞前，信息發(fā)送者必須對信息的真實性、完整性、邏輯性進行嚴格核對。例如，發(fā)布課程調整通知時，需確認新的上課時間、地點、課程名稱、授課教師均無誤，并與相關部門（如教務處、教學部）最終確認。

2.**語言規(guī)范**：使用清晰、簡潔、專業(yè)的語言，避免使用模糊不清或可能引起歧義的表述。校對文字、數字、日期、單位等，確保無錯別字、語法錯誤及格式統(tǒng)一。例如，在發(fā)布活動通知時，日期格式應統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日”，時間應注明時區(qū)（如“下午3:00”而非“三點”）。

3.**來源標注**：對于非辦公室原創(chuàng)的信息，需注明信息來源部門或個人，并在可能的情況下提供原始文件或鏈接。這有助于追蹤信息源頭，并在出現疑問時進行核實。例如，轉發(fā)教務處關于考試安排的通知時，需在郵件主題或正文中注明“來源于教務處”。

4.**復核機制**：重要或敏感信息在正式發(fā)布前，應由信息傳遞負責人或指定人員進行二次復核。例如，發(fā)布人事任免通知前，由辦公室副主任審核姓名、職務、部門等信息。

（二）及時性

1.**時效要求設定**：根據信息的緊急程度設定傳遞時限。例如：

-**緊急信息**（如突發(fā)安全事件、重要系統(tǒng)故障）：應在發(fā)現后15分鐘內開始傳遞，30分鐘內確保關鍵接收人知曉。

-**重要信息**（如會議通知、政策解讀）：應在發(fā)布時間前1-2小時完成傳遞。

-**常規(guī)信息**（如每周工作總結、非緊急公告）：應在預定發(fā)布日當天完成傳遞。

2.**多渠道同步**：對于重要信息，建議采用至少兩種渠道同步傳遞，以確保覆蓋率。例如，發(fā)布放假安排時，可通過內部郵件、公告欄張貼、企業(yè)微信群通知等多種方式同步進行。

3.**時間節(jié)點把握**：確保信息在合適的時間點傳遞，避免在非工作時間（如深夜、周末）發(fā)送非緊急信息，除非信息性質特殊（如放假安排）。對于工作日內部信息，盡量在上班后s?mgi?（如9:00）發(fā)送，避免打斷員工剛開始的專注工作。

4.**延誤說明**：若因故無法按時傳遞信息，應第一時間通知相關接收人，并簡要說明原因及預計新的傳遞時間。例如，“原定于上午10點發(fā)布的通知，因系統(tǒng)臨時維護，現預計下午2點發(fā)布，請留意。”

（三）安全性

1.**敏感信息保護**：嚴格區(qū)分一般信息與敏感信息（如財務數據、學生個人隱私、內部考核結果等）。敏感信息必須通過受權限控制的渠道（如加密郵件、內部專用系統(tǒng)、面對面交接）傳遞，并要求接收人確認收到。例如，傳遞年度預算數據時，應使用需要密碼登錄的內部郵箱，并要求收件人回復確認收到。

2.**傳輸過程安全**：優(yōu)先使用學校官方的、安全性較高的信息傳遞工具（如官方郵箱、企業(yè)微信、釘釘等），避免通過公共郵箱或個人社交媒體傳遞工作信息。對傳輸的文件進行加密處理（如使用WinRAR等壓縮工具加密并設置密碼）。

3.**接收端安全**：提醒接收人妥善保管接收到的敏感信息，不在公共場合或不安全的網絡環(huán)境下查看，閱讀后及時刪除臨時文件或妥善歸檔。

4.**訪問權限控制**：對于存儲在共享服務器或云盤的信息，需設置合理的訪問權限，確保只有授權人員才能查看。定期審計訪問日志，檢查是否有異常訪問行為。

5.**信息銷毀**：對于不再需要或過期的敏感信息，應按照學校檔案管理規(guī)定進行銷毀（如物理銷毀紙質文件，徹底刪除電子文件），并記錄銷毀過程。

三、信息傳遞流程

（一）信息收集與整理

1.**信息來源識別**：辦公室人員需每日主動收集來自學校各部門、上級單位或外部渠道需要在本校內部傳達的信息。信息來源包括：

-校領導批示或指示。

-各職能部門（如教務、學工、后勤、人事等）提交的需全校通報事項。

-與學校有合作關系的單位發(fā)送的需同步信息（如供應商通知、服務商更新等）。

-突發(fā)事件現場收集到的初步信息。

2.**信息分類與標簽**：收集到的信息應立即進行分類，并添加初步標簽，便于后續(xù)處理。分類標準可參考：

-按信息類型：通知、公告、會議紀要、報表、提醒、簡報等。

-按緊急程度：緊急、重要、一般。

-按接收范圍：全校、特定部門、指定人員。

-示例標簽：“#人事#通知#重要”、“#教務#公告#一般”、“#后勤#提醒#緊急”。

3.**初步篩選與疑問核實**：對信息進行快速瀏覽，剔除明顯無關或重復的信息。對于內容不清或關鍵要素缺失的信息，應及時與信息提供部門聯系，要求補充或澄清。例如，收到一份“關于調整辦公區(qū)域的臨時通知”，若未說明具體調整方案，需立即聯系后勤部門確認。

（二）信息審核與確認

1.**審核責任人**：信息審核由綜合辦公室指定負責人（如辦公室主任或指定副主任）或信息內容相關的領域專家（如涉及財務信息時，可請財務人員確認）進行。

2.**審核內容**：

-**事實準確性**：信息內容是否與原始資料一致，有無歪曲或添加。

-**完整性**：是否包含所有必要信息（如時間、地點、負責人、聯系方式等）。

-**合規(guī)性**：信息內容是否符合學校相關規(guī)定，有無不當表述。

-**格式規(guī)范性**：文件格式、排版、語言是否符合要求。

3.**跨部門確認**：對于涉及多個部門利益或需要跨部門執(zhí)行的信息，需在發(fā)布前與相關部門進行溝通確認，確保信息口徑一致且無遺漏。例如，發(fā)布涉及多個學院合作的講座通知前，需與主辦學院和協(xié)辦學院確認細節(jié)。

4.**簽核流程**：重要信息（如涉及學校形象、重大決策等）在發(fā)布前，可能需要經過更高級別的領導簽核。按照學校規(guī)定的簽核流程執(zhí)行，保留簽核記錄。

5.**反饋與修改**：審核中發(fā)現問題的信息，應退回給信息發(fā)送者進行修改，修改后再提交審核，直至合格。整個過程需在辦公系統(tǒng)中有記錄。

（三）信息發(fā)布與傳遞

1.**選擇合適的傳遞渠道**：根據信息特性、緊急程度和接收范圍，選擇最有效的傳遞方式：

-**內部郵件**：適用于正式通知、文件共享、需要留存記錄的事項。重要郵件可設置“已讀回執(zhí)”。

-**即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）**：適用于緊急事項通知、快速問答、小范圍同步信息?？墒褂萌喊l(fā)功能，并注意避免信息過載。

-**公告欄**：適用于公開、長期展示的信息，如規(guī)章制度、辦事指南、活動海報等。確保公告欄位置顯眼，定期檢查是否整潔、信息是否完好。

-**會議口頭傳達**：在小型會議或部門例會上口頭傳達信息時，需確保信息清晰，會后可輔以書面材料（如會議紀要郵件）。

-**內部網站/系統(tǒng)**：如果學校有內部信息發(fā)布平臺或管理系統(tǒng)，優(yōu)先使用該平臺發(fā)布，便于分類、搜索和權限管理。

-**紙質文件**：對于需要簽字確認或存檔在特定部門的紙質文件，使用內部文件交換系統(tǒng)或派人送達。

2.**撰寫發(fā)布內容**：

-**標題明確**：標題應概括核心內容，如“關于2024年秋季學期教材選定的通知”。

-**結構清晰**：正文采用分點、分段方式，關鍵信息（如時間、地點、要求）加粗或單獨列出。

-**語言簡潔**：避免冗長句子和過多修飾，直奔主題。

-**附件規(guī)范**：如需附件，在正文末尾明確說明附件名稱和內容。發(fā)送郵件時，確保附件已添加且無損壞。

3.**目標群體定位**：精確確定信息的接收對象，確保信息只傳遞給需要知曉的人員或部門，避免信息泛濫。例如，僅將水電維修通知發(fā)送給相關樓層的師生。

4.**發(fā)送與確認**：

-按照確定的方式發(fā)送信息，記錄發(fā)送時間、發(fā)送人和渠道。

-對于重要或緊急信息，可采取以下確認措施：

-要求接收人在即時通訊工具或郵件中回復“收到”。

-派專人上門確認接收人已知曉（如現場張貼公告）。

-對于需要執(zhí)行的行動類信息，要求接收部門在規(guī)定時間內反饋處理情況。

5.**多級傳遞管理**：若信息需通過下級部門進一步傳達，應明確要求下級部門在傳遞時保持信息原意，并記錄傳遞時間。例如，“請各部門負責人在本部門晨會上傳達此通知精神，并確保員工知曉。”

（四）信息反饋與歸檔

1.**反饋機制建立**：

-**行動類信息反饋**：對于需要執(zhí)行步驟的信息（如報名通知、任務分配），設定明確的反饋要求（如“請在X月X日前回復是否參加”、“請在X月X日前完成XX任務并反饋”）。

-**知曉類信息反饋**：對于僅需知曉的信息，可通過簡單的確認回執(zhí)、口頭匯報或在系統(tǒng)中勾選等方式確認接收。

-**反饋收集**：指定專人負責收集信息反饋，整理后報備給信息發(fā)送者或審核負責人。

2.**歸檔要求**：

-**電子化歸檔**：所有已發(fā)布的重要信息（包括郵件、公告截圖、系統(tǒng)記錄等）應根據學校檔案管理規(guī)定進行電子化歸檔。歸檔時可按年、按部門或按信息類型分類，便于檢索。使用規(guī)范的文件命名規(guī)則，如“YYYYMMDD-部門名稱-信息標題-歸檔”。

-**紙質文件歸檔**：對于重要的紙質文件，按規(guī)定進行分類、編號、裝訂后存檔。

-**歸檔責任**：明確信息歸檔的責任人，確保信息在發(fā)布后的一定期限內（如1年、3年）完成歸檔。

-**定期清理**：根據保存期限規(guī)定，定期檢查歸檔信息，刪除過期或無用的文件。

3.**問題處理記錄**：對于在信息傳遞過程中出現的誤解、延誤等問題，應記錄發(fā)生情況、原因分析及改進措施，作為持續(xù)改進的依據。

四、信息傳遞工具與設備管理

（一）常用工具使用規(guī)范

1.**電子郵件**：

-主題明確：主題應包含核心信息、發(fā)送部門、日期等，如“【教務處】關于2024年春季學期選課安排的通知（20240110）”。

-收件人分組：建立常用聯系人組（如各部門負責人、行政人員），提高發(fā)送效率。

-附件管理：發(fā)送前檢查附件是否完整、是否需要密碼保護。提醒收件人查收附件。

-郵件抄送（CC）與密送（BCC）：合理使用CC告知相關方，使用BCC保護發(fā)件人隱私或避免批量發(fā)送導致對方反感。

2.**即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）**：

-群管理：及時清理無效群聊，規(guī)范群名稱。在群內發(fā)布信息時，注意避免刷屏，重要信息