檔案追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本檔案追究制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則：明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任清晰、追究有據(jù)。3.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀公正地認(rèn)定責(zé)任，實(shí)施追究。4.預(yù)防為主原則：通過制度建設(shè)和管理措施，預(yù)防檔案管理問題的發(fā)生，減少損失。二、檔案管理職責(zé)與分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效利用。5.參與檔案相關(guān)責(zé)任事故的調(diào)查和處理，提出處理建議。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門檔案移交至檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.對(duì)本部門因工作需要查閱、借閱檔案的行為進(jìn)行管理和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體操作，包括收集、整理、編目、上架、保管、檢索、利用等工作。3.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性負(fù)責(zé)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案管理中存在的問題。4.協(xié)助開展檔案信息化工作，確保檔案信息錄入準(zhǔn)確、及時(shí)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料全面、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整的原則，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集工作。3.對(duì)于重要業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案質(zhì)量。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.整理過程中要確保檔案資料的真實(shí)性、完整性，剔除重復(fù)、無效的文件。3.對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制目錄索引，便于查找和利用。（三）責(zé)任追究1.若因部門或個(gè)人原因未按要求及時(shí)、完整地收集檔案資料，導(dǎo)致檔案缺失或不完整，對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以警告，并責(zé)令限期補(bǔ)齊檔案。2.如在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)故意篡改、偽造檔案內(nèi)容，或因整理不當(dāng)造成檔案損壞、丟失的，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行編號(hào)、裝盒，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，確保檔案安全存儲(chǔ)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管責(zé)任1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案保管狀況良好。2.若因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失，檔案管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，根據(jù)情節(jié)給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分。3.如因不可抗力等特殊原因造成檔案損失，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。（二）借閱程序1.外單位人員因特殊原因需要借閱公司/組織檔案，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明借閱檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等信息。3.借閱期限一般不超過規(guī)定天數(shù)，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）責(zé)任追究1.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.若發(fā)現(xiàn)查閱、借閱人員違反規(guī)定，造成檔案損壞、丟失或泄露機(jī)密，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)賠償，并依法追究法律責(zé)任。3.檔案管理人員未按規(guī)定履行查閱、借閱手續(xù)，或?qū)Σ殚啞⒔栝嗊^程監(jiān)管不力，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的給予紀(jì)律處分。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。（四）責(zé)任追究1.因檔案管理人員操作失誤或管理不善，導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、丟失或泄露的，給予責(zé)任人警告、罰款等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的予以辭退。2.如因違反信息安全規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊或數(shù)據(jù)破壞，對(duì)相關(guān)責(zé)任人依法追究法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和公司/組織聲譽(yù)損失。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定應(yīng)遵循國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案流失。（三）責(zé)任追究1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀檔案，或在銷毀過程中未嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)銷程序，導(dǎo)致檔案未被徹底銷毀的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予紀(jì)律處分，造成嚴(yán)重后果的依法追究法律責(zé)任。2.若因檔案鑒定不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀，對(duì)檔案鑒定人員進(jìn)行批評(píng)教育，造成損失的要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期審計(jì)，重點(diǎn)檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量和安全等方面。（二）外部監(jiān)督檢查1.積極配合國家有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等對(duì)公司/組織檔案管理工作的監(jiān)督檢查。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問題，應(yīng)認(rèn)真整改，并及時(shí)反饋整改情況。（三）責(zé)任追究1.對(duì)在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，確定責(zé)任主體。2.根據(jù)問題的嚴(yán)重程度，對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人給予相應(yīng)的處罰，包括責(zé)令整改、警告、罰款、紀(jì)律處分等。