檔案制度匯編模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，并指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)將本部門的檔案定期移交至檔案管理部門。2.兼職檔案員應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，各部門負(fù)責(zé)對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并編制檔案目錄清單。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和檔案形成特點(diǎn)，檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、證照檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、研發(fā)等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、技術(shù)資料等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)和審計(jì)相關(guān)檔案。4.基本建設(shè)類：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件、圖紙、資料等。5.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文檔等以聲像或電子形式存在的檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.類別代碼：行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)管理類用“YW”表示，財(cái)務(wù)審計(jì)類用“CW”表示，基本建設(shè)類用“JS”表示，聲像電子類用“SX”表示。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始遞增。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“XZ2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，確保檔案的全面性。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制發(fā)的各類文件、報(bào)告、決議、決定、規(guī)章制度等。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間的來往文件、函件、會議紀(jì)要等。4.業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。5.財(cái)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.基本建設(shè)項(xiàng)目中的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件等。7.聲像材料，如公司/組織重大活動照片、錄像，重要會議錄音等。8.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取、撤換或損毀。3.對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。4.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意不要影響檔案的查閱和使用。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的檢索和管理。五、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案，是在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.對重要檔案應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱權(quán)限。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司/組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對已過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，以備查考。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人員需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理查閱證注銷手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、摘錄等資料。2.對于重要檔案的利用，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研討或提供咨詢服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的信息資源價(jià)值。3.鼓勵各部門利用檔案開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等活動，提高員工對檔案的認(rèn)識和利用能力。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的要求定期報(bào)送，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。3.通過檔案統(tǒng)計(jì)工作，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門整理好的檔案定期移交至檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的編號、題名、日期、數(shù)量等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與