檔案封存制度規(guī)定一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織檔案封存管理工作，確保檔案信息的安全與保密，維護員工合法權益，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內涉及員工個人檔案、業(yè)務檔案、財務檔案等各類需要封存保管的檔案資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)相關標準，確保檔案封存工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.分類管理原則：根據檔案性質、來源、保管期限等因素進行分類，實施針對性管理。4.可追溯原則：對檔案封存、保管、查閱、解封等環(huán)節(jié)進行詳細記錄，以便追溯和查詢。二、檔案封存的范圍與條件（一）員工個人檔案1.員工離職后，其個人檔案中涉及薪資、獎懲、考勤等敏感信息，在規(guī)定的保管期限屆滿后，可進行封存。2.員工因特殊原因（如涉及法律糾紛、隱私保護等），經本人申請并批準后，可對部分或全部個人檔案進行封存。（二）業(yè)務檔案1.已完成的項目檔案，在項目驗收合格且相關款項結清后，按照規(guī)定的保管期限進行封存。2.涉及商業(yè)秘密、技術秘密等重要業(yè)務信息的檔案，在保密期限內，根據實際情況進行封存管理。（三）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務資料，按照國家財務法規(guī)規(guī)定的保管期限進行封存。2.涉及重大財務決策、審計報告等重要財務檔案，在特定情況下，可延長封存期限。三、檔案封存的流程（一）申請1.對于符合封存條件的檔案，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門或員工本人提出封存申請。2.申請應明確檔案名稱、編號、所屬部門、封存原因、封存期限等信息。（二）審核1.檔案管理部門收到申請后，對申請內容進行審核，核實檔案是否符合封存條件及相關規(guī)定。2.對于涉及重要信息或敏感問題的檔案封存申請，需征求相關部門意見，確保封存工作的必要性和安全性。（三）封存1.經審核通過的檔案，由檔案管理人員按照規(guī)定的封存方法進行處理。2.封存方式可采用紙質檔案密封、電子檔案加密存儲等方式，并在封面上注明封存日期、封存期限、封存人等信息。（四）登記1.建立檔案封存登記臺賬，詳細記錄檔案名稱、編號、封存日期、封存期限、解封日期等信息。2.登記臺賬應妥善保管，以便查詢和追溯檔案封存情況。四、檔案封存的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案封存保管場所，確保場所安全、保密、防潮、防火、防蟲等。2.保管場所應配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、消防器材等。（二）保管人員1.安排專人負責檔案封存保管工作，保管人員應具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務。2.保管人員應嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案秘密，不得擅自查閱、篡改或泄露檔案信息。（三）定期檢查1.定期對檔案封存保管情況進行檢查，確保檔案完好無損，封存標識清晰。2.檢查內容包括檔案數量、保管環(huán)境、安全設施等，發(fā)現問題及時處理并記錄。（四）異常情況處理1.如發(fā)現檔案封存保管過程中出現異常情況（如檔案損壞、丟失、信息泄露等），應立即采取措施進行處理，并及時報告上級領導。2.對異常情況進行調查分析，查明原因，采取相應的補救措施，防止損失擴大。五、檔案封存的查閱與解封（一）查閱1.因工作需要查閱封存檔案的，須填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息。2.查閱申請表經所在部門負責人審核，檔案管理部門負責人批準后方可查閱。3.查閱檔案應在指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案信息。4.查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，確保檔案安全和查閱行為規(guī)范。（二）解封1.檔案封存期限屆滿，如需繼續(xù)保存的，由檔案管理部門提出解封申請，經相關部門審核批準后進行解封。2.因特殊原因需要提前解封檔案的，須由申請解封部門或個人提供充分的理由和相關證明材料，經檔案管理部門審核，報公司/組織領導批準后方可解封。3.檔案解封后，應按照正常檔案管理流程進行管理和使用。六、檔案封存的期限（一）法律法規(guī)規(guī)定的期限1.員工個人檔案中涉及薪資、獎懲等信息的封存期限，按照國家勞動法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行。2.財務檔案的保管期限，依據國家財務法規(guī)相關規(guī)定確定，如會計憑證保管期限為30年，年度財務報告永久保存等。（二）公司/組織自行規(guī)定的期限1.對于業(yè)務檔案中涉及商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息的封存期限，由公司/組織根據實際情況自行確定，但不得低于法律法規(guī)規(guī)定的最低期限。2.公司/組織可根據行業(yè)特點、業(yè)務需求等因素，對部分檔案的封存期限進行適當延長，但應在制度中明確規(guī)定，并報相關部門備案。七、檔案封存的保密與安全責任（一）保密責任1.參與檔案封存管理工作的所有人員，包括檔案管理人員、查閱人員、審批人員等，均應承擔保密責任，嚴格遵守保密制度。2.不得向無關人員泄露檔案封存信息，不得在私人場合談論檔案內容，不得將檔案帶出規(guī)定的保管場所。（二）安全責任1.檔案管理部門負責檔案封存保管場所的安全管理工作，確保場所設施完好，安全措施到位。2.保管人員應定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現安全隱患及時報告并采取措施消除。3.如因保管人員失職導致檔案安全事故發(fā)生，將依法追究其責任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內部設立檔案封存管理監(jiān)督機構，定期對檔案封存制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內容包括檔案封存流程的規(guī)范性、保管措施的落實情況、查閱與解封手續(xù)的辦理情況等。（二）考核評價1.將檔案封存管理工作納入部門和個人績效考核體系，對工作表現優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反檔案封存制度規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，依法依規(guī)追究其責任。九、附則（一）解釋權本制度規(guī)定由公司/組織檔案管