建立生產(chǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)管理，規(guī)范生產(chǎn)檔案的建立、保管和使用，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，提高生產(chǎn)管理水平和產(chǎn)品質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)活動相關(guān)檔案的管理，包括但不限于原材料采購、生產(chǎn)計劃、工藝流程、設備運行、質(zhì)量檢驗、人員操作等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類文件、記錄和資料。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)檔案應如實記錄生產(chǎn)過程中的各項活動，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動的各個方面，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，避免虛假或誤導性記錄。4.及時性原則：各項生產(chǎn)記錄應在活動發(fā)生后及時填寫和整理，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、生產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.原材料檔案：包括原材料采購合同、供應商資質(zhì)證明、原材料檢驗報告、入庫單等。2.生產(chǎn)計劃檔案：生產(chǎn)任務單、排產(chǎn)計劃、生產(chǎn)進度跟蹤記錄等。3.工藝流程檔案：產(chǎn)品工藝流程圖、操作規(guī)程、工藝變更記錄等。4.設備檔案：設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄、設備維修記錄、設備運行參數(shù)記錄等。5.質(zhì)量檔案：質(zhì)量檢驗標準、檢驗記錄、不合格品處理記錄、質(zhì)量統(tǒng)計分析報告等。6.人員檔案：員工培訓記錄、操作資格證書、人員出勤記錄等。7.環(huán)境與安全檔案：環(huán)境監(jiān)測記錄、安全檢查記錄、事故報告與處理記錄等。（二）編號為便于生產(chǎn)檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用[具體編號規(guī)則]，例如：1.原材料檔案編號：YCL[年份][流水號]，其中“YCL”表示原材料檔案，“[年份]”為檔案形成年份，“[流水號]”為該年份內(nèi)的順序編號。2.生產(chǎn)計劃檔案編號：SCJH[年份][月份][流水號]，依次表示生產(chǎn)計劃檔案、年份、月份和流水號。3.其他各類檔案編號按照類似規(guī)則制定，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、生產(chǎn)檔案的建立與收集（一）責任部門與人員1.原材料采購部門：負責建立和收集原材料采購相關(guān)檔案，包括采購合同簽訂、供應商選擇與評估、原材料檢驗等環(huán)節(jié)的文件和記錄。2.生產(chǎn)計劃部門：負責制定和管理生產(chǎn)計劃檔案，記錄生產(chǎn)任務下達、進度跟蹤等信息。3.工藝技術(shù)部門：負責工藝流程檔案的建立與維護，包括工藝文件編制、變更管理等。4.設備管理部門：負責設備檔案的建立，記錄設備的基本信息、維護保養(yǎng)、維修等情況。5.質(zhì)量控制部門：負責質(zhì)量檔案的收集和整理，涵蓋質(zhì)量檢驗、不合格品處理等記錄。6.人力資源部門：負責人員檔案的管理，包括員工培訓、資格認證等相關(guān)資料。7.安全與環(huán)保部門：負責環(huán)境與安全檔案的建立，記錄環(huán)境監(jiān)測、安全檢查等信息。（二）建立要求1.各責任部門應根據(jù)生產(chǎn)活動的實際情況，按照相關(guān)標準和規(guī)范，及時、準確地建立各類生產(chǎn)檔案。檔案內(nèi)容應清晰、完整，能夠反映生產(chǎn)活動的全過程。2.對于紙質(zhì)檔案，應使用鋼筆、中性筆等不易褪色的書寫工具進行填寫，確保字跡清晰、工整。對于電子檔案，應采用規(guī)范的文件格式進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案中的簽字、蓋章等手續(xù)應齊全，確保檔案的法律效力。（三）收集流程1.各項生產(chǎn)活動完成后，相關(guān)操作人員或責任人員應及時將產(chǎn)生的文件和記錄整理好，提交給本部門的檔案管理人員。2.部門檔案管理人員對收集到的檔案進行初步審核，檢查檔案內(nèi)容的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應及時返回相關(guān)人員進行補充或修正。3.審核通過的檔案，由部門檔案管理人員按照檔案分類和編號規(guī)則進行分類整理，并填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份交公司檔案室。4.公司檔案室收到各部門移交的檔案后，進行統(tǒng)一登記和保管。四、生產(chǎn)檔案的保管（一）保管場所公司設立專門的檔案室，用于存放生產(chǎn)檔案。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保存。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號順序進行排列上架存放，便于查找和管理。對于重要的紙質(zhì)檔案，可進行復印或掃描備份，以防止原件損壞或丟失。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照檔案分類進行存儲。對電子檔案應定期進行備份，備份介質(zhì)可采用光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點。同時，應制定電子檔案的訪問權(quán)限管理規(guī)定，確保電子檔案的安全性和保密性。（三）保管期限1.生產(chǎn)檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，一般分為短期、中期和長期。短期檔案保管期限為[X]年，主要包括一些時效性較強、對生產(chǎn)活動影響較小的文件和記錄，如近期的生產(chǎn)日報表等。中期檔案保管期限為[X]年，如生產(chǎn)計劃、質(zhì)量檢驗記錄等，這些檔案在一定時期內(nèi)對生產(chǎn)管理和質(zhì)量追溯具有重要作用。長期檔案保管期限為[X]年以上，甚至永久保存，如產(chǎn)品工藝文件、設備檔案等，是公司生產(chǎn)管理的重要歷史資料。2.具體保管期限如下：原材料檔案：長期保管。生產(chǎn)計劃檔案：中期保管[X]年。工藝流程檔案：長期保管。設備檔案：長期保管。質(zhì)量檔案：長期保管。人員檔案：長期保管。環(huán)境與安全檔案：長期保管。（四）檔案的借閱與歸還1.因工作需要借閱生產(chǎn)檔案的，應填寫《生產(chǎn)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交公司檔案室審核。2.檔案室管理人員根據(jù)申請表進行審核，對于符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人，并在《生產(chǎn)檔案借閱登記冊》上登記。3.借閱人應妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案內(nèi)容。如需復印檔案，應另行填寫《生產(chǎn)檔案復印申請表》，經(jīng)檔案室管理人員同意后，按照規(guī)定進行復印。4.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還所借檔案。檔案室管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。五、生產(chǎn)檔案的使用與更新（一）使用1.各部門在生產(chǎn)管理過程中，應根據(jù)實際需要查閱和使用相關(guān)生產(chǎn)檔案，以指導生產(chǎn)活動、解決問題、進行質(zhì)量追溯等。2.在使用生產(chǎn)檔案時，應注意保護檔案的完整性和保密性，不得隨意損壞或丟失檔案。如需在檔案上進行標記、批注等操作，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并采用適當?shù)姆绞竭M行，確保不影響檔案的原始內(nèi)容。（二）更新1.隨著生產(chǎn)活動的持續(xù)進行和公司管理要求的變化，生產(chǎn)檔案需要及時進行更新。當生產(chǎn)工藝、設備、人員等發(fā)生變更時，相關(guān)責任部門應及時對相應的檔案進行修訂和補充。2.檔案更新后，應按照檔案編號規(guī)則重新編號，并在檔案封面或顯著位置注明更新日期。同時，應將更新后的檔案及時提交給檔案室進行存檔，確保檔案室保存的檔案信息始終保持最新、最準確。六、生產(chǎn)檔案的銷毀（一）銷毀條件生產(chǎn)檔案保管期限屆滿或因其他原因不再需要保存的，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報公司領(lǐng)導批準后，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制《生產(chǎn)檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《生產(chǎn)檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應在指定的地點進行，采用適當?shù)姆绞酱_保檔案徹底銷毀，如焚燒、粉碎等。3.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并在《生產(chǎn)檔案銷毀記錄》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應與《生產(chǎn)檔案銷毀清單》一同保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門定期對各部門生產(chǎn)檔案的建立、保管和使用情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、及時性，檔案的保管條件，檔案的借閱與歸還情況等。（二）考核機制1.