資料檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料檔案室的管理，確保公司各類資料的安全、完整、有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在資料管理、查閱、借閱等方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。2.規(guī)范管理原則：按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程對(duì)資料進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率。3.有效利用原則：充分發(fā)揮資料的價(jià)值，為公司的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等提供有力支持。二、資料檔案室職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和保管工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.建立健全資料檔案的分類體系和索引目錄，便于資料的查找和利用。3.定期對(duì)資料檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。（二）安全保障職責(zé)1.制定并執(zhí)行資料檔案室的安全管理制度，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施。2.配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)進(jìn)入資料檔案室的人員進(jìn)行嚴(yán)格的登記和管理，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（三）查閱借閱服務(wù)職責(zé)1.為公司內(nèi)部人員提供資料查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.對(duì)查閱、借閱的資料進(jìn)行跟蹤和催還，確保資料按時(shí)歸還。3.解答查閱、借閱人員在資料使用過(guò)程中的疑問(wèn)，提供必要的協(xié)助。三、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、報(bào)告、通知、通報(bào)等。2.人事檔案類：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。5.技術(shù)資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料、廣告宣傳資料等。7.項(xiàng)目檔案類：公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、往來(lái)信函等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，對(duì)每一類資料賦予一個(gè)唯一的編號(hào)。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示資料類別，數(shù)字表示該類別下的順序號(hào)。3.例如：行政文件類編號(hào)為XZ001，人事檔案類編號(hào)為RS001等。4.編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和使用，同時(shí)要預(yù)留一定的擴(kuò)展性，以適應(yīng)未來(lái)資料增加的需要。四、資料收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外交往中收到的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、信函、合同等。3.員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的報(bào)告、總結(jié)、建議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一份資料進(jìn)行編號(hào)，并在資料上加蓋編號(hào)章或標(biāo)注編號(hào)。3.將資料按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，同一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。4.編制資料目錄，注明資料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便查閱。五、資料歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.資料整理完成后，由資料收集人填寫《資料歸檔申請(qǐng)表》，注明資料類別、編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。2.將《資料歸檔申請(qǐng)表》提交給資料檔案室管理人員，管理人員對(duì)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.資料檔案室管理人員將歸檔的資料按照分類順序存放在相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并更新資料目錄。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的資料，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，如光盤、磁帶等。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.資料檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于資料的查找和取用，同時(shí)要留出一定的通道，確保人員通行安全。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的類別、編號(hào)、名稱、查閱目的等信息。2.將《資料查閱申請(qǐng)表》提交給資料檔案室管理人員，管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，不得擅自將資料帶出資料檔案室。如需復(fù)印或摘抄資料，應(yīng)事先征得資料檔案室管理人員的同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的類別、編號(hào)、名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.將《資料借閱申請(qǐng)表》提交給資料檔案室管理人員，管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并將資料借給借閱人員。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向資料檔案室管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.資料檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱的資料進(jìn)行催還，確保資料按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)借閱人員未按時(shí)歸還資料，應(yīng)及時(shí)向借閱人員所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。（三）特殊資料查閱與借閱1.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.查閱和借閱涉及公司機(jī)密資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)查閱和借閱的資料嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。3.資料檔案室管理人員應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密資料的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱和借閱人員的姓名、部門、時(shí)間、資料內(nèi)容等信息，以備查詢。七、資料保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和借閱。2.在資料的存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止資料泄露。3.對(duì)進(jìn)入資料檔案室的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.資料檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)資料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。（二）安全管理1.資料檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.對(duì)資料檔案室的安全情況進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。八、資料銷毀與處置（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因不再需要的資料。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去使用價(jià)值的資料。（二）銷毀流程1.由資料檔案室管理人員提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將《資料銷毀申請(qǐng)表》提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無(wú)法恢復(fù)。4.資料銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的資料應(yīng)及時(shí)清理，不得留存任何痕跡。（三）處置記錄1.資料檔案室管理人員應(yīng)建立資料銷毀臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資料銷毀的情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員、銷毀資料的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.資料銷毀臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查詢，并作為公司資料管理工作的重要檔案資料。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)資料檔案室的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密、安全等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.資料檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向上級(jí)報(bào)告。（二）外部