大學(xué)檔案制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度編。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門(mén)以及全體教職員工和學(xué)生在檔案形成、收集、整理、保管、利用等方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全校各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，手續(xù)完備。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找利用。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立檔案館，作為全校檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校檔案工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整和安全。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織檔案編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全校師生員工的檔案意識(shí)。7.對(duì)各學(xué)院、各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作考核評(píng)估。（三）各學(xué)院、各部門(mén)檔案工作小組各學(xué)院、各部門(mén)應(yīng)成立檔案工作小組，由一名負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、移交等工作，并接受學(xué)校檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（四）檔案工作小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本單位各類(lèi)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的及時(shí)收集和齊全完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交檔案館。3.配合學(xué)校檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提供相關(guān)檔案數(shù)據(jù)。4.負(fù)責(zé)本單位檔案的日常保管和利用工作，積極為師生員工提供檔案服務(wù)。三、檔案分類(lèi)及編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.黨群類(lèi)檔案主要包括學(xué)校黨組織在工作中形成的各類(lèi)文件材料，如黨委文件、紀(jì)委文件、組織工作文件、宣傳工作文件、統(tǒng)戰(zhàn)工作文件等。2.行政類(lèi)檔案包括學(xué)校行政工作中形成的各類(lèi)文件材料，如學(xué)校行政文件、校長(zhǎng)辦公會(huì)文件、行政會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.教學(xué)類(lèi)檔案涵蓋教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。4.科研類(lèi)檔案主要是學(xué)?？蒲许?xiàng)目研究過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、成果鑒定材料、專(zhuān)利證書(shū)等。5.基本建設(shè)類(lèi)檔案包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)到施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件材料，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程決算等。6.儀器設(shè)備類(lèi)檔案記錄學(xué)校儀器設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的文件材料，如設(shè)備申購(gòu)單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。7.財(cái)會(huì)類(lèi)檔案包含學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形成的各類(lèi)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.學(xué)生類(lèi)檔案主要是學(xué)生在校期間形成的個(gè)人檔案材料，如入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表等。（二）檔案編號(hào)1.采用年度類(lèi)別流水號(hào)的編號(hào)方式。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類(lèi)別：按照上述檔案分類(lèi)的順序，用兩位大寫(xiě)英文字母表示，如“DQ”表示黨群類(lèi)檔案，“XZ”表示行政類(lèi)檔案等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“0001”“0002”等。5.例如，一份2023年形成的黨群類(lèi)檔案中的第5份文件，其編號(hào)為“2023DQ0005”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.學(xué)校各專(zhuān)項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組、臨時(shí)機(jī)構(gòu)等在工作結(jié)束后，應(yīng)將形成的文件材料及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)主動(dòng)交所在部門(mén)檔案工作小組歸檔。4.學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的檔案材料，由學(xué)生所在學(xué)院負(fù)責(zé)收集整理，按照規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校檔案館。（二）檔案整理1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。4.對(duì)同一事由的文件材料進(jìn)行裝訂，拆除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。5.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.根據(jù)檔案類(lèi)別和保管期限，合理劃分庫(kù)房區(qū)域，設(shè)置不同的檔案架、柜，確保檔案存放有序。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、滅火器、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案編號(hào)順序，將檔案上架存放，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（五）檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案賬實(shí)相符。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。六、檔案利用（一）利用范圍1.本校師生員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校相關(guān)檔案。3.涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等特殊檔案，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用手續(xù)1.本校師生員工查閱、借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的檔案名稱(chēng)、編號(hào)、利用目的等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理手續(xù)。2.校外單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案內(nèi)容、利用目的等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、利用目的等信息。2.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理和服務(wù)工作提供參考依據(jù)。（四）檔案復(fù)制1.利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制的檔案名稱(chēng)、編號(hào)、內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行復(fù)制。2.檔案復(fù)制件應(yīng)加蓋學(xué)校檔案管理部門(mén)印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等為成員，負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等方面進(jìn)行綜合分析，確保鑒定準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單，提交檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐卷審查，形成鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。2.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息，確保銷(xiāo)毀檔案與《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一致。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)功能齊全、操作簡(jiǎn)便的檔案管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，與學(xué)校內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)錄入、審核、修改制度，確保電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪(fǎng)問(wèn)。九、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案工作的正常開(kāi)展。3.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.開(kāi)展檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。5.協(xié)助檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組做好檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查檔案保管情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）檔案形成部門(mén)工作人員職責(zé)1.了解檔案工作的重要性，積極配合檔