檔案歸檔制度要求一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本檔案歸檔制度要求。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則歸檔的文件材料必須是真實反映公司/組織各項工作活動的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則應歸檔的文件材料要齊全完整，保證能全面、系統(tǒng)地反映公司/組織的工作全貌。4.準確性原則文件材料的內(nèi)容和形式應準確無誤，符合實際情況，便于日后查閱和利用。5.系統(tǒng)性原則按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。6.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息不泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織文件包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司/組織發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結、重要會議紀要、領導講話、內(nèi)部規(guī)章制度等。2.行政事務文件如各類請示、報告、批復、通知、通報、函件等；行政辦公會議記錄、大事記、工作日志；公司/組織印章使用記錄、介紹信存根等。3.人事檔案員工個人基本信息表、勞動合同、工資表、考勤記錄、績效考核資料、培訓記錄、獎懲文件、員工調動及離職手續(xù)等相關材料。4.資質證照檔案公司/組織營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明、各類資質證書、許可證等。5.對外宣傳與交流檔案公司/組織宣傳資料、宣傳活動策劃與總結、對外合作協(xié)議、接待來訪記錄、參加展會活動資料等。（二）財務類檔案1.會計憑證原始憑證、記賬憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、付款憑證、轉賬憑證等。2.會計賬簿總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。3.財務報表月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務預算與決算資料年度財務預算編制與執(zhí)行情況報告、決算報告、財務審計報告等。5.稅務資料納稅申報表、稅務發(fā)票領用存記錄、稅務審計報告等。6.財務合同檔案借款合同、投資合同、采購合同、銷售合同等涉及財務收支的合同。（三）業(yè)務經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案市場調研報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶信息資料、市場推廣活動資料、廣告宣傳資料等。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調度記錄、產(chǎn)品質量檢驗報告、生產(chǎn)設備維護記錄、原材料采購合同、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等。3.研發(fā)技術檔案科研項目立項報告、研究開發(fā)計劃、實驗記錄、技術方案、技術總結、專利申請文件、產(chǎn)品設計圖紙及相關技術資料等。4.質量管理檔案質量體系文件、質量控制標準、質量檢驗記錄、質量事故處理報告等。5.物流與供應鏈檔案采購訂單、供應商評估資料、物流運輸記錄、倉儲管理記錄、庫存盤點報告等。（四）項目管理類檔案1.項目立項文件項目可行性研究報告、項目建議書、項目立項批復等。2.項目規(guī)劃與設計文件項目總體設計方案、項目實施方案、項目進度計劃、項目預算書等。3.項目實施過程文件項目會議紀要、項目變更記錄、項目質量控制文件、項目安全管理文件、項目文檔資料清單等。4.項目驗收文件項目驗收申請報告、驗收報告、驗收證書、項目成果總結等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應明確專人負責本部門文件材料的及時收集，確保文件材料的齊全完整。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時登記并移交檔案管理部門。3.在工作活動中形成的電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）文件材料的整理1.分類按照檔案歸檔范圍，對收集到的文件材料進行科學分類，可采用年度機構問題分類法或年度保管期限問題分類法等。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應遵循一定的規(guī)則，如按照檔案類別順序依次編號。3.裝訂對紙質文件材料進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀。裝訂應牢固、整齊，不影響文件的閱讀和日后的查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應清晰準確，便于查閱和檢索。（三）文件材料的歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊項目或臨時性工作形成的檔案，應在項目結束或工作完成后及時歸檔。（四）文件材料的質量要求1.歸檔的文件材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.電子文件應格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、背景信息完整，能夠長期有效讀取。3.對于破損或褪色的文件材料，應進行修復或復制，確保檔案的質量。四、檔案保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要人事任免文件等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。具體劃分如下：30年保管反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，如一般性會議紀要、年度工作計劃與總結等。10年保管在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，如一般性文件、臨時性工作文件等。（二）保管方式1.紙質檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜（架）、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保紙質檔案的安全保管。2.電子檔案保管采用專用的電子檔案管理系統(tǒng)進行存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質上，并異地存放。同時，要建立電子檔案的訪問權限控制機制，確保電子檔案的安全。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保設施設備的正常運行。3.檔案庫房應設置專人負責管理，嚴格限制無關人員進入庫房。庫房管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱公司/組織檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱情況進行記錄。3.特殊檔案查閱涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案的查閱，應嚴格按照公司/組織保密規(guī)定進行審批，查閱人員應簽署保密承諾書，確保檔案信息不泄露。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并提供相應的檔案查閱服務。3.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.復印對于一般性檔案，查閱人員可根據(jù)需要進行復印，但應經(jīng)檔案管理部門同意，并在復印件上加蓋檔案管理部門印章。2.借閱對于重要檔案或不宜復印的檔案，查閱人員可辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自帶出公司/組織。3.摘錄查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并對摘錄內(nèi)容的準確性負責。摘錄內(nèi)容應注明出處和日期。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案保管期限劃分和檔案的實際價值，對檔案進行鑒定。對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對于仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀理由等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷