質(zhì)量檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量管理，規(guī)范質(zhì)量檔案管理工作，確保質(zhì)量檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司質(zhì)量決策、質(zhì)量改進(jìn)以及產(chǎn)品質(zhì)量保證提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與質(zhì)量相關(guān)的文件、記錄、資料等質(zhì)量檔案的管理，包括但不限于原材料檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量管理體系文件等。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。制定質(zhì)量檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。審核、整理和歸檔各類質(zhì)量檔案。定期對(duì)質(zhì)量檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案的質(zhì)量和完整性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量檔案的收集、整理和初步審核，并按規(guī)定時(shí)間提交給質(zhì)量管理部門。確保本部門質(zhì)量檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。配合質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量檔案的查閱、借閱等工作。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案的統(tǒng)一存儲(chǔ)和保管，提供檔案存儲(chǔ)設(shè)施和環(huán)境保障。按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)質(zhì)量檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等操作。負(fù)責(zé)質(zhì)量檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的安全和保密。二、質(zhì)量檔案的分類與編號(hào)（一）分類原則質(zhì)量檔案按照其來(lái)源、性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于管理和查詢。具體分類如下：1.原材料質(zhì)量檔案：包括原材料供應(yīng)商資質(zhì)證明、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量檔案：涵蓋生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量控制點(diǎn)監(jiān)控記錄等。3.成品質(zhì)量檔案：包含成品檢驗(yàn)報(bào)告、成品質(zhì)量追溯記錄、客戶反饋質(zhì)量信息等。4.質(zhì)量體系文件檔案：如質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。5.質(zhì)量事故檔案：涉及質(zhì)量事故發(fā)生的原因分析、處理措施、處理結(jié)果等相關(guān)記錄。6.其他質(zhì)量檔案：如質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目資料、質(zhì)量培訓(xùn)記錄、質(zhì)量認(rèn)證文件等。（二）編號(hào)規(guī)則質(zhì)量檔案編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼體系，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式如下：[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號(hào)]1.年份：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。2.部門代碼：按照公司部門代碼表進(jìn)行填寫(xiě)，如“QA”表示質(zhì)量管理部門，“PD”表示生產(chǎn)部門等。3.檔案類別代碼：根據(jù)上述分類原則，對(duì)應(yīng)不同的檔案類別設(shè)定代碼，如“YCL”表示原材料質(zhì)量檔案，“SCGL”表示生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量檔案等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從0001開(kāi)始。例如，質(zhì)量管理部門2023年形成的第5份質(zhì)量體系文件檔案編號(hào)為：23QAQTL0005。三、質(zhì)量檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確質(zhì)量檔案的收集責(zé)任人，確保質(zhì)量檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集。2.質(zhì)量檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后及時(shí)收集，不得拖延。對(duì)于重要的質(zhì)量檔案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給質(zhì)量管理部門。3.收集的質(zhì)量檔案應(yīng)包括原始記錄、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保檔案內(nèi)容的完整性。（二）整理要求1.質(zhì)量管理部門收到各部門提交的質(zhì)量檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案內(nèi)容符合要求。2.對(duì)審核通過(guò)的質(zhì)量檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并填寫(xiě)檔案目錄。3.檔案整理應(yīng)做到內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全、格式規(guī)范。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、質(zhì)量檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.整理好的質(zhì)量檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)確保檔案的順序與目錄一致。2.歸檔的質(zhì)量檔案應(yīng)編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽，注明檔案名稱、編號(hào)、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于電子質(zhì)量檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄，便于查詢和管理。（二）存儲(chǔ)要求1.質(zhì)量檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火able、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對(duì)于長(zhǎng)期保存的重要質(zhì)量檔案，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止檔案丟失或損壞。五、質(zhì)量檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到質(zhì)量管理部門查閱。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱質(zhì)量檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱質(zhì)量檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并與借閱人簽訂《質(zhì)量檔案借閱協(xié)議》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管質(zhì)量檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、質(zhì)量檔案的保管期限（一）保管期限劃分質(zhì)量檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三類。具體劃分如下：1.永久保管：涉及公司重大質(zhì)量決策、質(zhì)量事故處理、質(zhì)量管理體系運(yùn)行等重要文件和記錄，如質(zhì)量管理手冊(cè)、管理評(píng)審報(bào)告、重大質(zhì)量事故處理報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)密切相關(guān)，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有一定影響的文件和記錄，保管期限一般為[X]年。如原材料質(zhì)量檔案、生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量檔案、成品質(zhì)量檔案等。3.短期保管：一般性的質(zhì)量文件和記錄，保管期限一般為[X]年。如質(zhì)量培訓(xùn)記錄、質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目資料等。（二）保管期限調(diào)整質(zhì)量檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定期評(píng)估和調(diào)整。如發(fā)現(xiàn)某些檔案已失去保存價(jià)值或保管期限已到，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。七、質(zhì)量檔案的銷毀（一）銷毀條件質(zhì)量檔案符合下列條件之一的，可予以銷毀：1.保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，已不再適用的。3.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的。（二）銷毀程序1.由質(zhì)量管理部門提出質(zhì)量檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《質(zhì)量檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上檔案清單。2.申請(qǐng)表經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀質(zhì)量檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，與銷毀申請(qǐng)表一并歸檔保存。八、質(zhì)量檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立質(zhì)量檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高質(zhì)量檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：支持多種格式的質(zhì)量檔案錄入，包括文檔、表格、圖片、電子文件等，并能自動(dòng)提取關(guān)鍵信息進(jìn)行索引。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索查詢方式，可根據(jù)檔案編號(hào)、名稱、日期、部門、類別等條件進(jìn)行快速檢索。3.統(tǒng)計(jì)分析：能夠?qū)|(zhì)量檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類質(zhì)量報(bào)表，如質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、質(zhì)量事故分析報(bào)表等，為質(zhì)量管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)質(zhì)量檔案信息，保證檔案信息的安全和保密。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)質(zhì)量檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)質(zhì)量檔案信