檔案借用查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案的借用查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱、借用公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借用查閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，不得損害公司/組織利益和檔案的完整性。3.實行統(tǒng)一管理、分級負責(zé)的制度，明確檔案管理部門和相關(guān)人員的職責(zé)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，并對檔案借用查閱進行審核與監(jiān)督。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的分類準確、編號規(guī)范、存放有序。2.對檔案借用查閱申請進行初審，核實申請理由和查閱范圍，提出審核意見。3.按照規(guī)定辦理檔案借用查閱手續(xù)，登記借用查閱情況，跟蹤檔案歸還情況。4.定期對檔案借用查閱情況進行統(tǒng)計分析，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。5.負責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和泄密。三、檔案借用查閱的范圍（一）內(nèi)部人員借用查閱范圍1.因工作需要，查閱本人或本部門形成的檔案。2.涉及工作交接、項目合作、業(yè)務(wù)審批等事項，需查閱相關(guān)檔案資料。3.經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，查閱其他部門與本人工作相關(guān)的檔案。（二）外部單位借用查閱范圍1.因業(yè)務(wù)往來、合作項目等原因，需查閱公司/組織相關(guān)檔案資料的合作伙伴。2.政府部門、監(jiān)管機構(gòu)等依法履行職責(zé)，需要查閱公司/組織檔案的。3.其他經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，允許查閱檔案的外部單位。四、檔案借用查閱的申請與審批（一）內(nèi)部人員申請流程1.申請人填寫《檔案借用查閱申請表》，詳細說明借用查閱的目的、檔案名稱、查閱范圍、查閱時間等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，提交檔案管理部門。檔案管理人員對申請進行初審，重點審核查閱范圍是否合理、是否符合保密規(guī)定等。初審?fù)ㄟ^后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。4.檔案管理部門負責(zé)人審批同意后，申請人方可到檔案管理部門辦理借用查閱手續(xù)。（二）外部單位申請流程1.外部單位向公司/組織提交《檔案借用查閱申請表》，并附單位介紹信、查閱人員有效身份證件等相關(guān)材料。申請表應(yīng)詳細說明借用查閱的目的、檔案名稱、查閱范圍、查閱時間等內(nèi)容。2.公司/組織對口業(yè)務(wù)部門對外部單位的申請進行審核，核實申請理由和查閱范圍，簽署審核意見。3.對口業(yè)務(wù)部門審核通過后，將申請表及相關(guān)材料提交檔案管理部門。檔案管理人員進行初審，初審?fù)ㄟ^后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。4.檔案管理部門負責(zé)人審批同意后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，外部單位方可到檔案管理部門辦理借用查閱手續(xù)。五、檔案借用查閱的手續(xù)辦理（一）借用查閱登記1.申請人到檔案管理部門辦理借用查閱手續(xù)時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，對申請人身份進行核實，并登記申請人姓名、所在部門、借用查閱時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.對于借用檔案的情況，檔案管理人員應(yīng)詳細記錄檔案的編號、密級、借出時間、預(yù)計歸還時間等，并要求借用人簽字確認。（二）借閱期限1.內(nèi)部人員借用檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。2.外部單位借用檔案的期限根據(jù)實際工作需要確定，但最長不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理申請審批手續(xù)。（三）借閱方式1.檔案原則上不允許帶出檔案管理部門。如因特殊情況確需帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。帶出檔案的時間不得超過[X]小時，且必須保證檔案的安全與完整。2.對于機密級及以上檔案，嚴禁帶出檔案管理部門查閱。如因工作需要必須查閱的，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督。（四）歸還手續(xù)1.借用人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、完整性和保密性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借用人應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案查閱的方式與要求（一）查閱方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請人的查閱需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助申請人進行查閱。2.對于可以提供復(fù)印件的檔案資料，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，可為申請人提供復(fù)印件。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“與原件核對無誤”字樣。（二）查閱要求1.查閱檔案時，申請人應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在指定的范圍內(nèi)進行。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。3.查閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時向檔案管理人員提出，不得擅自處理。七、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案管理人員和借用人均負有保密責(zé)任，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等機密檔案，必須嚴格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保密措施，如設(shè)置專門的檔案庫房、配備防盜防火防潮設(shè)備、安裝監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案的安全與保密。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.借用人在借用查閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要向第三方提供檔案信息，必須事先征得檔案管理部門同意，并簽訂保密協(xié)議。八、檔案借用查閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門負責(zé)對檔案借用查閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案借用查閱申請與審批手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.檔案借用查閱登記是否準確、完整。3.檔案借閱期限是否符合規(guī)定，是否按時歸還。4.檔案查閱方式是否符合要求，是否存在違規(guī)查閱行為。5.檔案保密規(guī)定是否得到落實，是否存在泄密情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案借用查閱制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄密等后果的，將依