大學(xué)檔案期限制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本檔案期限制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門(mén)以及附屬單位形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、學(xué)生檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.科學(xué)分類(lèi)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。二、檔案分類(lèi)及期限劃分（一）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃與大綱期限：長(zhǎng)期保存。教學(xué)計(jì)劃和大綱是學(xué)校教學(xué)工作的重要依據(jù)，對(duì)于保證教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格具有重要意義，需長(zhǎng)期留存以備后續(xù)教學(xué)參考和評(píng)估。2.課程教學(xué)資料教案：短期保存，一般保存期限為35年。教案是教師授課的具體設(shè)計(jì)，隨著教學(xué)的推進(jìn)和課程的更新，其時(shí)效性逐漸降低。課件：短期保存，一般保存期限為35年。課件會(huì)隨著教學(xué)內(nèi)容的調(diào)整和技術(shù)的發(fā)展而不斷更新?？荚囋嚲恚褐衅诒４妫话惚４嫫谙逓?10年。試卷是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成果的考核記錄，在一定時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值，用于教學(xué)質(zhì)量分析和學(xué)生成績(jī)復(fù)查等。3.實(shí)習(xí)與畢業(yè)設(shè)計(jì)資料實(shí)習(xí)計(jì)劃、報(bào)告：中期保存，一般保存期限為510年。實(shí)習(xí)是教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)的重要組成部分，相關(guān)資料對(duì)于了解學(xué)生實(shí)踐能力培養(yǎng)情況有一定作用。畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）資料：長(zhǎng)期保存。畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）是學(xué)生畢業(yè)成果的集中體現(xiàn)，代表著學(xué)校的人才培養(yǎng)質(zhì)量，具有重要的歷史和學(xué)術(shù)價(jià)值。（二）科研檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)材料申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)：長(zhǎng)期保存?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)材料是項(xiàng)目開(kāi)展的起點(diǎn)，對(duì)于研究項(xiàng)目的跟蹤管理和成果統(tǒng)計(jì)具有重要意義。2.科研過(guò)程資料實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究記錄：長(zhǎng)期保存。這些資料是科研成果的原始依據(jù)，真實(shí)性和準(zhǔn)確性至關(guān)重要，需長(zhǎng)期妥善保存。階段總結(jié)報(bào)告：中期保存，一般保存期限為510年。階段總結(jié)報(bào)告反映了科研項(xiàng)目的進(jìn)展情況，為項(xiàng)目管理和調(diào)整提供參考。3.科研成果材料學(xué)術(shù)論文、著作：長(zhǎng)期保存。學(xué)術(shù)論文和著作是科研成果的重要表現(xiàn)形式，具有學(xué)術(shù)價(jià)值和歷史意義。專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)證書(shū)：長(zhǎng)期保存。專(zhuān)利和獲獎(jiǎng)證書(shū)是科研成果的重要證明，體現(xiàn)了學(xué)校的科研實(shí)力和水平。（三）行政管理檔案1.學(xué)校規(guī)劃與決策文件學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃：長(zhǎng)期保存。這些文件是學(xué)校發(fā)展的指導(dǎo)性文件，對(duì)于把握學(xué)校發(fā)展方向和工作重點(diǎn)具有重要作用。2.會(huì)議文件學(xué)校黨委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)等重要會(huì)議記錄：長(zhǎng)期保存。會(huì)議記錄反映了學(xué)校重大決策的形成過(guò)程，是學(xué)校管理工作的重要依據(jù)。一般性會(huì)議文件：中期保存，一般保存期限為510年。一般性會(huì)議文件主要涉及學(xué)校日常工作的安排和部署，時(shí)效性相對(duì)較短。3.人事檔案教職工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲等材料：長(zhǎng)期保存。人事檔案是教職工個(gè)人職業(yè)生涯的重要記錄，對(duì)于學(xué)校人才隊(duì)伍建設(shè)和管理具有重要意義。4.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表：長(zhǎng)期保存。財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)于財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督和歷史財(cái)務(wù)狀況分析具有重要價(jià)值。（四）學(xué)生檔案1.學(xué)生入學(xué)檔案錄取通知書(shū)、高考成績(jī)等：長(zhǎng)期保存。學(xué)生入學(xué)檔案是學(xué)生進(jìn)入學(xué)校的原始記錄，對(duì)于學(xué)校了解學(xué)生基本情況和學(xué)籍管理具有重要作用。2.學(xué)生在校期間檔案成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)籍變動(dòng)材料等：長(zhǎng)期保存。這些檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)情況，是學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)和畢業(yè)資格審核的重要依據(jù)。3.學(xué)生畢業(yè)檔案畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予決定等：長(zhǎng)期保存。畢業(yè)生檔案是學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)的重要材料，對(duì)于學(xué)生就業(yè)、升學(xué)等具有重要參考價(jià)值。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各學(xué)院、各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和本制度規(guī)定的期限要求，及時(shí)收集本單位產(chǎn)生的各類(lèi)檔案。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于電子檔案，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件或打印件，并保證兩者內(nèi)容一致。3.涉及多個(gè)部門(mén)共同形成的檔案，由牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和編目。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保整齊、牢固；電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)。3.整理過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通核實(shí)，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序排列上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存放在不同地點(diǎn)，以防數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。3.對(duì)于重要的、易損的檔案，可采取復(fù)制、縮微等方式進(jìn)行保護(hù)，并妥善保存復(fù)制件和縮微件。（三）安全保護(hù)措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案庫(kù)房的安全。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱檔案，可按照規(guī)定的程序到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱涉及個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意。2.校外單位因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。查閱重要檔案需報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.學(xué)生查閱本人檔案，應(yīng)向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后，在規(guī)定地點(diǎn)查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，學(xué)生不得查閱他人檔案。（二）利用規(guī)定1.檔案查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守查閱時(shí)間限制。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，由管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，詳細(xì)記錄查閱利用的時(shí)間、人員、內(nèi)容、目的等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面評(píng)估。對(duì)于仍具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存意義的檔案，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.鑒定過(guò)程中應(yīng)充分征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果客觀(guān)、準(zhǔn)確。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在