檔案封村制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織對檔案的管理與保護(hù)，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本檔案封村制度。本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員，旨在規(guī)范檔案管理流程，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，為公司/組織的正常運(yùn)營和發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所有涉及檔案管理的部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生、使用、保管的各類檔案，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和歷史情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，對涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。5.便利性原則：在確保檔案安全和保密的前提下，合理設(shè)計(jì)檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案管理工作，指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理、歸檔和保管工作。3.負(fù)責(zé)集中管理公司/組織重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和檢索，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，按照規(guī)定做好檔案的移交、接收等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生檔案的收集、整理、分類和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。在檔案移交前，負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格遵守公司/組織的檔案管理制度，在檔案的使用過程中，妥善保管檔案，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借檔案。如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，及時(shí)提供所需的檔案信息和資料。5.負(fù)責(zé)對本部門員工進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)和教育，提高員工的檔案保護(hù)意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，保證檔案資料的整齊、美觀和便于查找。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對檔案的使用情況進(jìn)行登記和跟蹤，防止檔案丟失或損壞。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。對違反檔案管理制度的行為及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并向上級報(bào)告。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中各類檔案的及時(shí)收集。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、音像資料等。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行清理和收集，確保檔案資料不遺漏、不丟失。對于重要文件和緊急事項(xiàng)產(chǎn)生的檔案，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行特殊標(biāo)記。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意收集檔案的原始資料，避免使用復(fù)印件或二次加工后的資料。如因特殊原因無法收集原始資料，應(yīng)在復(fù)印件或二次加工資料上注明原因，并確保其與原始資料內(nèi)容一致。4.對于外部單位發(fā)送給公司/組織的文件、信函、資料等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和收集，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對收集到的檔案進(jìn)行整理。檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，便于檔案的管理和利用。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和識別。3.對每份檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄清單，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱和檢索。4.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁等處理，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞檔案。5.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。四、檔案歸檔與保管期限（一）檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期、來源等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.檔案歸檔應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放地點(diǎn)和編號，方便檔案管理人員和查閱人員快速定位檔案。（二）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程及歷年修改補(bǔ)充的文件、公司/組織設(shè)立、合并、分立、終止等文件、重要的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算報(bào)表等。長期保管：對公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。短期保管：對公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的文件、資料、報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自縮短或延長保管期限。在檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，查閱申請表需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱此類檔案。3.檔案管理部門應(yīng)建立查閱檔案登記制度，對查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。（二）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，借閱申請表需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得借閱此類檔案。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案。4.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱的檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并追究其責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。在檔案管理工作中，涉及機(jī)密和敏感信息的檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放和管理，并采取加密、限制訪問等措施。2.對接觸檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員或其他接觸檔案的人員有泄露檔案信息的行為，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案信息不被泄露。查閱、借閱人員不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得擅自記錄、復(fù)制檔案信息。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案的實(shí)體安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查檔案的保管狀況、庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保檔案的安全。3.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法獲取。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其可讀性和完整性。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。對于仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.檔案鑒定應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定的過程、結(jié)果及銷毀檔案的清單。鑒定報(bào)告應(yīng)由鑒定小組組長簽字確認(rèn)，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。嚴(yán)禁將檔案出售或轉(zhuǎn)讓給無關(guān)單位或個(gè)人。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案清單，確保銷毀的檔案