檔案效果利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，提高公司的管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本檔案效果利用制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理與利用工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理與利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。3.高效利用原則：以服務(wù)公司發(fā)展為宗旨，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。4.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.建立檔案檢索工具，如目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。8.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至公司檔案管理部門。3.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和利用工作，并配合公司檔案管理部門開展相關(guān)工作。4.在工作中積極主動地利用檔案資料，為部門決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持，并及時反饋檔案利用效果。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于以下幾類：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司的科研項目、技術(shù)方案、實驗報告、產(chǎn)品資料等。公司的人事檔案、工資福利檔案、培訓(xùn)檔案等。公司的財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司的市場營銷檔案，如市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同等。公司的工程建設(shè)檔案，如項目規(guī)劃書、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。2.各部門應(yīng)明確本部門檔案收集的具體范圍和要求，并及時收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門兼職檔案管理人員應(yīng)及時收集本部門的檔案資料，確保檔案的形成與工作進(jìn)程同步。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和整理。4.收集的檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)的整理工作。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。將同一年度的文件按照保管期限分為永久、長期、短期三類，再按照機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行細(xì)分，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項目專業(yè)分類法進(jìn)行整理。將公司的科研項目、工程建設(shè)項目等按照項目進(jìn)行分類，再在每個項目下按照專業(yè)進(jìn)行細(xì)分，如設(shè)計圖紙、施工記錄、設(shè)備資料等，編制項目檔案目錄。3.人事檔案整理：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料，建立人事檔案索引。4.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理，分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等類別，按照年度保管期限進(jìn)行排列，編制會計檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如市場營銷檔案可按照客戶類別、項目名稱等進(jìn)行分類，編制業(yè)務(wù)檔案目錄。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，可采取復(fù)印件與原件分開保管的方式，原件妥善保存，復(fù)印件供日常查閱使用。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查檔案的保管狀況、字跡清晰度、紙張完好程度等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對檔案庫房溫濕度的監(jiān)測和控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，一般溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。4.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲藥品，對檔案進(jìn)行通風(fēng)晾曬，防止檔案生蟲、發(fā)霉。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房，確保檔案庫房的安全。五、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案查閱服務(wù)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保檔案安全和保密的前提下，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）檔案借閱服務(wù)1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大利用范圍，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）檔案利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤機(jī)制，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，定期分析檔案利用效果。2.對于重要檔案的利用情況，檔案管理部門應(yīng)主動與利用部門溝通，了解檔案在實際工作中的作用和效果，收集利用部門的反饋意見。3.根據(jù)檔案利用效果跟蹤情況，檔案管理部門應(yīng)及時調(diào)整檔案管理工作策略，優(yōu)化檔案資源配置，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足公司各部門的工作需求。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定的組織與程序1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案。3.檔案鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對公司已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀價值。4.對于擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀的方式與要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等