燃?xì)馕臅鴻n案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司燃?xì)馕臅鴻n案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，為公司各項工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在燃?xì)鈽I(yè)務(wù)活動中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司燃?xì)鈽I(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司文書檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在燃?xì)鈽I(yè)務(wù)活動中形成的各類文書材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在燃?xì)庖?guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營、管理等方面形成的各類文件、報告、合同、協(xié)議、圖紙、圖表等。2.上級主管部門下發(fā)的與燃?xì)鈽I(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司內(nèi)部會議記錄、紀(jì)要、決議等。4.對外交往中形成的信函、傳真、電子郵件等。5.員工個人在工作中形成的重要文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時移交綜合管理部門，不得擅自留存或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類按照燃?xì)鈽I(yè)務(wù)的不同類別，將檔案分為規(guī)劃建設(shè)類、運(yùn)營管理類、安全管理類、客戶服務(wù)類、財務(wù)管理類、人力資源類等若干大類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理歸檔后移交綜合管理部門。2.對于重大燃?xì)忭椖炕蛑匾獦I(yè)務(wù)活動形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號清晰、裝訂整齊、編目規(guī)范。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.確定檔案保管期限的原則根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合確定檔案的保管期限。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲和備份。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（五）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱和借閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值和現(xiàn)實(shí)利用價值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的燃?xì)馕臅鴻n案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，便于檔案的檢索和利用。3.檔案檢索與利用利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱、借閱等功能，提高檔案的利用效率。4.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技