檔案出入庫(kù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案出入庫(kù)流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的各類檔案的出入庫(kù)管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保證檔案出入庫(kù)過(guò)程的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.實(shí)行專人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，確保檔案管理有序進(jìn)行。二、檔案入庫(kù)管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種形式的資料。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，并進(jìn)行初步整理。（二）檔案整理1.收集后的檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行整理，確保分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物等；電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、命名規(guī)范，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.整理過(guò)程中，應(yīng)檢查檔案的完整性，對(duì)缺頁(yè)、破損等情況進(jìn)行記錄并及時(shí)處理。（三）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，區(qū)分永久、長(zhǎng)期、短期保管檔案。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）檔案編目1.按照檔案管理要求，為每一份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.建立紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，確保兩者信息一致，便于查詢和利用。（五）檔案入庫(kù)1.整理編目后的檔案應(yīng)及時(shí)入庫(kù)上架，按照類別、保管期限等順序排列存放。2.檔案管理人員應(yīng)在檔案入庫(kù)時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容與目錄一致，并填寫檔案入庫(kù)登記表。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。三、檔案出庫(kù)管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.審核通過(guò)后，檔案管理人員應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上簽字，并注明批準(zhǔn)意見和借閱期限。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的借閱申請(qǐng)表，進(jìn)行檔案出庫(kù)登記，記錄借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取所借檔案。（四）檔案借閱1.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限和用途使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。2.如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱過(guò)程中，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）檔案歸還1.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在借閱登記表上注明歸還日期。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有遺失、損壞或涂改等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理賠償。四、檔案調(diào)閱管理（一）調(diào)閱申請(qǐng)1.外單位因工作需要調(diào)閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交調(diào)閱申請(qǐng)函，說(shuō)明調(diào)閱目的文件名稱、內(nèi)容范圍等。2.申請(qǐng)函應(yīng)加蓋單位公章，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意。（二）審批流程1.公司收到調(diào)閱申請(qǐng)函后，由檔案管理部門進(jìn)行初審，提出審核意見。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）調(diào)閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的調(diào)閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄調(diào)閱單位名稱、調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱檔案名稱和數(shù)量等信息。2.調(diào)閱人應(yīng)在調(diào)閱登記表上簽字確認(rèn)。（四）檔案調(diào)閱1.檔案管理部門根據(jù)調(diào)閱申請(qǐng)，安排專人陪同調(diào)閱人查閱檔案，不得將檔案交給調(diào)閱人自行查閱。2.調(diào)閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格限制調(diào)閱范圍，不得擅自擴(kuò)大調(diào)閱內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進(jìn)行登記。（五）檔案歸還1.調(diào)閱結(jié)束后，調(diào)閱人應(yīng)及時(shí)歸還所調(diào)閱的檔案。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在調(diào)閱登記表上注明歸還日期。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有遺失、損壞或涂改等情況，調(diào)閱單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案移交管理（一）移交范圍1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等情況下，涉及的檔案移交。2.公司與其他單位合并、分立、轉(zhuǎn)讓等過(guò)程中，檔案的移交。（二）移交準(zhǔn)備1.移交部門應(yīng)提前對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理、編目，確保檔案資料齊全、完整。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。（三）移交手續(xù)1.移交部門與接收部門應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，雙方負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在移交清單上簽字確認(rèn)。2.移交清單一式三份，移交部門、接收部門和檔案管理部門各留存一份。（四）電子檔案移交1.涉及電子檔案移交的，應(yīng)確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.移交電子檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，并在移交清單上注明存儲(chǔ)介質(zhì)的編號(hào)和內(nèi)容。六、檔案安全管理（一）庫(kù)房安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。（二）檔案保護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案使用壽命。3.電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）人員安全1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。如需進(jìn)入，必須有檔案管理人員陪同。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案出入庫(kù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組成員包括公司紀(jì)檢部門人員、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表。（二）檢查內(nèi)容1.檔案出入庫(kù)流程的執(zhí)行情況，包括借閱、調(diào)閱、移交等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案的整理、編目、鑒定等工作是否符合要求。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況、環(huán)境衛(wèi)生等。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，