檔案人員責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案人員責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案管理人員及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門設(shè)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，形成分級管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。2.完整準(zhǔn)確原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映公司各項活動的歷史過程和實(shí)際情況。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密規(guī)定及公司保密制度，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查找、調(diào)閱和利用的原則，科學(xué)分類整理，建立完善的檢索工具，提高檔案利用效率。二、檔案人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司各類重要檔案，包括行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、財務(wù)審計等方面的檔案。組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。2.各部門兼職檔案員職責(zé)在本部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案資料的及時歸檔。按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的各類文件材料進(jìn)行分類、整理，定期移交至綜合管理部門。協(xié)助綜合管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計等工作，提供本部門檔案利用情況的相關(guān)信息。負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案主管全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案工作計劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程和工作規(guī)范，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司要求。指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理工作質(zhì)量，及時解決存在的問題。組織檔案鑒定、銷毀等工作，確保檔案的留存價值和安全性；負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃與實(shí)施，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)關(guān)系，參與公司重大活動的檔案管理工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。按照檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見，并負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。做好檔案的日常保管工作，維護(hù)檔案庫房的環(huán)境安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案實(shí)體安全。負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲和維護(hù)，建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的準(zhǔn)確、完整和可檢索。根據(jù)利用需求，及時提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作。參與檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司各項工作提供檔案信息支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。公司行政會議文件、決議、紀(jì)要等。公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。公司人事任免、獎懲、培訓(xùn)、考核等文件材料。公司行政事務(wù)往來文件，如函件、通知、報告等。2.黨群工作類檔案黨組織建設(shè)、黨員管理等方面的文件材料。工會工作文件，如工會章程、會員代表大會文件等。共青團(tuán)工作文件，如團(tuán)委工作規(guī)劃、活動記錄等。公司思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類檔案市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料等文件材料。合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、商務(wù)談判記錄等。財務(wù)管理文件，如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。人力資源管理文件，如招聘計劃、勞動合同、薪酬福利方案等。企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、預(yù)算決算等文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計圖紙、工藝文件等。生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令、生產(chǎn)記錄等。設(shè)備管理文件，如設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、操作規(guī)程等。質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報告、質(zhì)量事故處理記錄等。技術(shù)改造、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件材料。5.其他類檔案公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等。公司對外宣傳資料、新聞報道等。公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等。其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集過程中應(yīng)注意文件材料的形成時間、來源、保管期限等信息，便于后續(xù)整理和分類。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為一級類目、二級類目和三級類目。具體分類如下：行政管理類：分為公司文件、行政事務(wù)、人事管理、會議紀(jì)要等二級類目。黨群工作類：分為黨組織建設(shè)、工會工作、共青團(tuán)工作、企業(yè)文化等二級類目。經(jīng)營管理類：分為市場營銷、合同管理、財務(wù)管理、人力資源管理、企業(yè)規(guī)劃等二級類目。生產(chǎn)技術(shù)類：分為產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等二級類目。其他類：分為榮譽(yù)資質(zhì)、宣傳資料、合作協(xié)議等二級類目。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[檔案類別代碼][年度][流水號]。例如：XZGL2023001，表示行政管理類檔案，2023年度第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史研究價值，確保有保存價值的檔案得到妥善保管。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案主管、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其在內(nèi)容、形式、價值等方面的異同，確定其保管期限。3.效益評估法評估檔案對公司當(dāng)前及未來工作的利用效益，對于利用效益低、無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立、變更、注銷等重要文件，重大決策、重要會議記錄，重要合同協(xié)議等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要是反映公司一般工作活動，在一定時期內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案。如一般性會議文件、管理制度、人事檔案等。保管期限為10年的檔案：主要是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的檔案。如臨時性通知、一般性業(yè)務(wù)報表等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案主管審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告檔案主管。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格門禁制度，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案的防蟲、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲藥品，保持檔案庫房環(huán)境清潔。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)至上原則以服務(wù)公司各項工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，滿足利用需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案主管簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案，除按照上述查閱程序辦理審批手續(xù)外，還應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不超過[具體期限]，特殊情況需延長的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。（四）利用反饋1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的頻率、范圍、效果等信息，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.對于利用者提出的意見和建議，檔案管理人員應(yīng)及時反饋給檔案主管，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改進(jìn)和完善。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.確保檔案信息的安全保密，防止電子檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件。掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保圖像清晰可讀。將掃描后的電子圖像文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。對圖像處理后的電子圖像文件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.電子檔案存儲將數(shù)字化后的電子檔案存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能。對電子檔案進(jìn)行分類存儲，存儲方式應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類方式相對應(yīng)，便于查找和管理。3.電子檔案檢索在電子檔案管理系統(tǒng)中建立完善的檢索工具，包括全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等功能，方便利用者快速查找所需檔案信息。定期對電子檔案檢索工具進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性。4.電子檔案利用利用者可通過電子檔案管理系統(tǒng)在線查閱、借閱電子檔案。查閱、借閱流程與紙質(zhì)檔案相同，檔案管理人員應(yīng)做好利用登記和跟蹤反饋工作。對電子檔案進(jìn)行在線編研，如編寫電子檔案參考資料、大事記等，為公司各項工作提