大學(xué)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、部門以及全體師生員工在檔案利用方面的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，切實(shí)保障檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案利用范圍（一）教學(xué)檔案利用1.教師利用教學(xué)檔案進(jìn)行教學(xué)研究、課程設(shè)計(jì)、教學(xué)方法改進(jìn)等工作。2.學(xué)生利用學(xué)籍檔案、成績檔案等了解自己的學(xué)習(xí)情況，辦理休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等手續(xù)。（二）科研檔案利用1.科研人員利用科研項(xiàng)目檔案、學(xué)術(shù)成果檔案等進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、成果鑒定、學(xué)術(shù)交流等活動。2.學(xué)校管理部門利用科研檔案對科研工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、評估和決策參考。（三）行政管理檔案利用1.學(xué)校各部門利用行政管理檔案進(jìn)行工作查考、政策制定、工作流程優(yōu)化等。2.對外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)行政管理檔案。（四）人事檔案利用1.教職工利用人事檔案了解個人人事信息，辦理職稱評定、工資調(diào)整、崗位變動等手續(xù)。2.學(xué)校人事管理部門利用人事檔案進(jìn)行人員考核、選拔任用、人才培養(yǎng)等工作。三、檔案利用流程（一）提出利用申請1.校內(nèi)利用者教師、學(xué)生、管理人員等因工作或?qū)W習(xí)需要利用檔案的，應(yīng)填寫《大學(xué)檔案利用申請表》，注明利用檔案的名稱、用途、利用時(shí)間等信息。將申請表提交至所在學(xué)院或部門審核，學(xué)院或部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)送學(xué)校檔案管理部門。2.校外利用者外單位因工作需要查閱本校檔案的，應(yīng)提前向?qū)W校檔案管理部門提交書面申請，說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等。申請單位需加蓋公章，并注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）審核與批準(zhǔn)1.學(xué)校檔案管理部門收到利用申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核申請利用檔案的必要性和合理性，確保符合檔案利用范圍。核實(shí)利用者身份及申請用途的真實(shí)性。2.對于校內(nèi)利用申請，經(jīng)審核符合要求的，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見；對于校外利用申請，需報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。（三）查閱與利用1.校內(nèi)利用者憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并協(xié)助利用者查找所需信息。利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.校外利用者經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱檔案。查閱過程中，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（四）歸還與注銷1.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。2.檔案管理部門在利用申請記錄中注明檔案歸還情況，并注銷利用申請。四、檔案利用的限制與保密規(guī)定（一）限制利用情況1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，按照國家有關(guān)保密規(guī)定限制利用。2.正在形成過程中的檔案，未經(jīng)檔案形成部門和檔案管理部門同意，不得提前查閱利用。3.對檔案的利用可能影響學(xué)校正常工作秩序或造成不良影響的，檔案管理部門有權(quán)限制利用。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用過程中的信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.利用者在查閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密承諾，不得擅自傳播檔案信息。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，利用者如需摘錄、引用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核同意。3.檔案管理部門應(yīng)采取必要的技術(shù)措施和管理措施，保障檔案信息的安全保密，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。五、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門定期對檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查利用申請的審批流程是否規(guī)范、檔案利用是否符合規(guī)定范圍和程序、檔案歸還是否及時(shí)完整等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。2.主動接受學(xué)校內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督，對檔案利用過程中的違規(guī)行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。六、檔案利用的信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的大學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.將各類檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便利用者通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用檔案信息。（二）信息化利用流程1.利用者可通過學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)提交檔案利用申請，填寫相關(guān)信息并上傳必要的證明材料。2.檔案管理部門在系統(tǒng)中對申請進(jìn)行審核，審核結(jié)果通過系統(tǒng)反饋給利用者。3.利用者在系統(tǒng)中預(yù)約查閱檔案的時(shí)間和地點(diǎn)，按照預(yù)約信息到檔案管理部門查閱數(shù)字化檔案。如需復(fù)制檔案，可在系統(tǒng)中提交申請，經(jīng)審核后在線支付復(fù)制費(fèi)用，檔案管理部門通過系統(tǒng)提供電子或紙質(zhì)復(fù)制件。（三）信息安全保障1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止檔案信息被非法入侵和篡改。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。3.對檔案信息系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，不同人員根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的操作權(quán)限，防止信息泄露。七、檔案利用的收費(fèi)管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.本校師生員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要利用檔案的，原則上不收取費(fèi)用。2.校外單位查閱本校檔案，按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況收取一定的查閱費(fèi)用，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：查閱一般檔案，每卷次[X]元。查閱特殊檔案（如涉及機(jī)密、珍貴檔案等），每卷次[X]元。復(fù)制檔案的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案復(fù)制，A4紙每頁[X]元；電子檔案復(fù)制，根據(jù)存儲介質(zhì)和復(fù)制量收取相應(yīng)費(fèi)用。（二）收費(fèi)方式1.校外利用者在辦理查閱手續(xù)時(shí)，按照收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向?qū)W校財(cái)務(wù)部門繳納查閱費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門出具收費(fèi)憑證。2.檔案管理部門憑收費(fèi)憑證為利用者提供檔案查閱服務(wù)。（三）費(fèi)用管理與用途1.檔案利用收費(fèi)納入學(xué)校財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理，專款專用。2.收費(fèi)主要用于檔案管理工作的日常開支，包括檔案整理、數(shù)字化加工、保管保護(hù)、設(shè)備購置等